25 ปีใน Corporate America: แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดแปดประการสำหรับการประชุม/การประชุมทางโทรศัพท์

ฉันมีเวลา 25 ปีในการศึกษา ทดลอง วิเคราะห์ และปรับแต่งแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเมื่อต้องจัดการกับตัวคุณเองในระหว่างการประชุมแบบตัวต่อตัว การประชุมทางโทรศัพท์ หรือการประชุมทางเว็บ นี่เป็นวิธีพิสูจน์ว่าจะได้รับการเลื่อนตำแหน่ง ได้รับความเคารพจากผู้ที่อยู่ในระดับที่สูงกว่า หรือวิธีที่จะผ่านวันที่ยากลำบากเหล่านั้นไปได้

โดยไม่ต้องกังวลใจอีกต่อไป รายการ:

วิธีที่ง่ายที่สุดในการระบุบุคคลที่ฉลาดที่สุดในห้อง (หรือในการประชุมทางโทรศัพท์) คือการนับรวมว่าใครใช้คำว่า "ถูกต้อง" บ่อยที่สุด

“ผมหมายความว่า เป้าหมายที่ทราบกันดีของเรา คือการแยกตัวออกจากคู่แข่งด้วยนวัตกรรมและการบริการลูกค้าระดับโลก ใช่ไหม? เรารู้เส้นทางข้างหน้าแล้วใช่ไหม? ถ้าฉันพูดคำว่า 'ถูก' ต่อไป แสดงว่าฉันมีคำตอบทั้งหมดแล้ว ถูกต้อง และบ่งบอกว่าทุกคนที่ฉันพูดด้วยนั้นไม่ได้อยู่ในระดับเดียวกับฉันเลยใช่ไหม”

จัดตัวเองให้ตรงกับพวกเขาทันที

ผู้เข้าร่วมการประชุมทางโทรศัพท์ทุกคนไม่ชอบอะไรมากไปกว่าการได้ยินว่าพวกเขา “ได้เวลากลับมา 3 นาที” เมื่อการโทรสิ้นสุดที่เวลา 10:57 น. เมื่อเป็นเจ้าภาพ อย่าพลาดโอกาสที่จะมอบของขวัญชิ้นนี้ เพื่อนของคุณจะจำสิ่งนี้ได้เมื่อถึงเวลาทบทวนสิ้นปี

อย่าเข้าร่วมการประชุมทางโทรศัพท์ก่อนเวลาหรือตรงเวลา มันมีกลิ่นของความสิ้นหวัง ให้เข้าร่วมการประชุมสายอย่างน้อยหกนาที ถอนหายใจเมื่อเข้ามาและพูดอย่างไม่เป็นทางการว่าคุณได้รับสายกับคนที่สำคัญอย่างยิ่ง

“เฮ้ แฟรงก์เข้าร่วมด้วย ขอโทษที่มาสาย สายไปเสียกับซินเทีย … ซินเทีย บิ๊กวิก … ซินเทีย บิ๊กวิก หัวหน้าฝ่ายการเงิน”

มันสร้างความประทับใจให้กับเพื่อนร่วมงานของคุณและคุณจะได้รับการปฏิบัติด้วยความเคารพมากขึ้นในอนาคต

โอบกอดมันเมื่อเจ้าภาพเริ่มการประชุมด้วยการแนะนำตัวเจ็ดวินาทีแล้วส่งมอบให้คุณโดยไม่ต้องเตือนล่วงหน้า สนุกสนานไปกับความตื่นตระหนกและสนุกสนานกับการดูหมิ่นเหยียดหยามเมื่อผู้เข้าร่วมจ้องมองคุณด้วยความไม่เชื่อหรือดำเนินต่อไปอย่างเงียบๆ เมื่อเห็นว่าคุณขาดการเตรียมตัว อย่างน้อยก็ไม่ใช่ การประชุม ที่น่าเบื่ออีกต่อไป

หากคุณถูกจับได้ว่าทำงานหลายอย่างพร้อมกันหรือหลับใน จงอย่ายอมรับความจริง ตอบกลับเสมอว่า “ขออภัย ฉันปิดเสียงสองครั้ง” มันมีเหตุผลมากกว่าการปิดเสียงเพียงครั้งเดียว

แม้ว่าคุณจะไม่เข้าใจแนวคิดของ "การปิดเสียงสองครั้ง" ก็ไม่เป็นไร คุณจะยังคงได้รับการขอโทษและคำถามจะถูกทำซ้ำเพื่อประโยชน์ของคุณ

หากคุณมีหน้าที่จัดทำรายงานการประชุม ผมขอแนะนำให้ใส่วลีและประโยคแบบสุ่มในเอกสารเพื่อความบันเทิง ตัวอย่างบางส่วน:

• เราจะนำผลิตภัณฑ์ออกสู่ตลาดในวันที่ 1/1/2023 หรือเมื่อใดก็ตามที่ไคล์โกนหนวดฮิปสเตอร์โง่ๆ ของเขา
• ทีมการตลาดจะส่งแบบร่างฉบับแรกภายในสิ้นเดือนนี้ และเราทุกคนจะหัวเราะเยาะความพยายามอันอ่อนแอของพวกเขา

หากเป็นเจ้าภาพจัดการประชุมหรือการประชุมทางโทรศัพท์ ให้ลองใช้ภาษาละตินแบบ Pig แล้วสังเกตว่าผู้เข้าร่วมการประชุมฟังด้วยความทึ่งในความสามารถของคุณในการสลับไปมาระหว่างสองภาษาที่แตกต่างกันอย่างคล่องแคล่ว พวกเขาอาจขอให้คุณเป็นดารารับเชิญในสายที่กำลังจะมาถึง

“ผมอยากจะเริ่มต้นด้วยการทบทวนรายงานการประชุมจาก eekwa ครั้งล่าสุดร่วมกัน ฉันจะอัปเดตเอกสารไปพร้อมกัน แล้วจะแชร์ให้ทราบเมื่อเราเป็นโอเนดะ”

การซ้อมรบนี้ต้องใช้ความชำนาญ ดังนั้นฉันขอแนะนำให้ทดสอบกับเพื่อนร่วมงานก่อนที่จะปล่อยให้ผู้ชมจำนวนมากขึ้น และจะใช้ได้เฉพาะเมื่อคุณคาดว่าจะแชร์หน้าจอระหว่างการประชุมทางโทรศัพท์

ดึงอีเมลที่ได้รับเมื่อเร็วๆ นี้ ซึ่งคุณได้รับการยกย่องจากบุคคลระดับสูงหรือลูกค้า หรือเป็นทางเลือกสุดท้าย เพื่อนร่วมงาน เมื่อดำเนินการแชร์หน้าจอต่อ ให้แชร์อีเมลโดยไม่ตั้งใจก่อน แล้วถามตามปกติว่า “ทุกคนเห็นหน้าจอของฉันไหม” ยึดมั่นจนกว่าจะได้รับ "ใช่" คนแรก รออีกสองวินาที จากนั้นดำเนินการรายการจริงที่จะแบ่งปัน

อย่าล่าช้าเกินสองวินาทีและไม่เคยยอมรับความผิดพลาดของคุณ กลยุทธ์นี้จะมีประสิทธิภาพมากกว่าหากจัดการประชุมตั้งแต่ 20 คนขึ้นไป

ฉันรับรองกับคุณ 100% ของผู้เข้าร่วมจะไม่มองคุณเหมือนเดิมอีกต่อไป … ในทางที่ดี