Courriel : comment gérer votre boîte de réception

Nov 27 2022

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Chaque.leader.est.un.lecteur.

Je me demande si la personne qui a trouvé cette phrase savait que cela ferait un jour référence à la quantité insensée d'e-mails que l'on doit lire à l'ère moderne. Lorsque j'ai commencé mon voyage par e-mail, j'ai fait ce que je pense que beaucoup de gens ont fait ; créé des dossiers et chaque e-mail est entré dans un seul, l'e-mail étant lu ou signalé comme nécessitant encore une action. Mais il est arrivé un moment où j'ai juste reçu trop d'e-mails pour suivre. Peu importe combien de fois j'ai vérifié mes e-mails et travaillé dans ma boîte de réception, les e-mails s'accumulaient, par centaines. Savoir que j'avais encore autant d'e-mails à lire et à répondre a perturbé ma capacité de concentration et ma sensation de fluidité tout en faisant autre chose que les e-mails.

Ma boîte de réception avant de changer mes habitudes de messagerie

Cela a changé lorsque je suis tombé sur la méthodologie Zero Inbox de Merlin Mann . Sa façon de regarder les e-mails et de les gérer m'a tout simplement plu. Et j'utilise toujours ses principes pour avoir (presque toujours) 0 emails dans ma boîte de réception.

Alors, comment puis-je faire cela?

Étape 1 : Définissez des heures désignées pour les e-mails

Cela semble simple et c'est vraiment simple. Lorsque j'ai commencé à pratiquer le respect de ce principe, je bloquais du temps dans mon agenda pour les e-mails. Pour travailler sur mon backlog mais aussi pour me communiquer : « ne t'occupe pas de ton mail en ce moment même, tu as du temps dédié à cette jolie corvée dans ton agenda ». Au fur et à mesure que j'ai pris le contrôle de ma boîte de réception, j'ai cessé de bloquer le temps dans mon agenda et je me suis mis à parcourir mes e-mails tôt le matin et à la fin de ma journée de travail.

Je fais cela depuis 5 ans et tant que j'adhère à cette première étape 80% du temps, je garde ma boîte de réception à distance.

Il y a quelques exceptions, d'où les 80 %. Je peux avoir une réunion en fin de journée, une crise le matin ou l'après-midi, ou parfois je suis trop fatigué à la fin de la journée pour parcourir efficacement ma boîte de réception, et ces jours-là, je saute l'heure désignée pour les e-mails. Sachant que je prendrai le relais le lendemain.

De plus, si j'attends un e-mail très important, qui nécessitera une action ce jour-là, je vérifierai mon e-mail plusieurs fois pour cet e-mail. Tout en essayant d'ignorer tout ce qui entre dans ma boîte de réception. Ce sont des exceptions à la règle, la règle de l'étape 1.

Étape 2 : Prendre une décision pour chaque e-mail dans la boîte de réception

J'avais l'habitude d'utiliser ma boîte de réception, y compris ses dossiers, comme une liste de tâches désordonnée. Voir ma boîte de réception comme un moyen de communiquer au lieu d'une autre liste de tâches a vraiment amélioré mon flux de travail. J'aurais maintenant toutes mes tâches dans une liste (anciennement Google Docs, maintenant j'utilise Todoist) et je ne ressentirais plus la pression de travailler sur toutes les actions à trouver dans les e-mails.

J'ai également archivé tous mes dossiers et décidé d'archiver tous mes e-mails. Ne perdez plus de temps à décider où chaque e-mail doit être archivé. À l'époque, l'entreprise avec laquelle je travaillais utilisait Gmail et il était très facile de trouver des e-mails archivés à l'aide de la barre de recherche. Aujourd'hui, j'utilise à nouveau Outlook, cela fonctionne, mais pas aussi bien.

Ainsi, à chaque e-mail, je décide :

Lire dans les 2 min + archiver OU répondre OU transférer
Créez une todo pour la lire plus tard (si la lecture prend plus de 2 minutes, envoyez généralement un e-mail avec des pièces jointes)

Créez une tâche pour toute action nécessaire

Étape 3 : Familiarisez-vous avec les raccourcis de messagerie

Au lieu d'utiliser ma souris (pavé) pour déplacer mes e-mails et les envoyer, j'ai passé du temps à pratiquer les raccourcis de messagerie. Ceux que j'utilise le plus :