Bret Bonnet, co-fondateur de la société Quality Logo Products, Inc., basée dans l'Illinois , n'était pas très heureux lorsqu'il a découvert qu'un de ses employés avait déménagé dans un autre État pour travailler à distance sans en informer l'entreprise.
"L'État dans lequel il a déménagé nous a poursuivis pour une semaine d'impôt sur le revenu de l'État que nous n'avons pas payé en conséquence", se souvient Bonnet par courrier électronique, notant que même si le montant ne totalisait que 87 $, avec des frais de retard, des amendes et des pénalités, le la somme finale était de 1 700 $. "Après plus de 40 heures et d'innombrables appels téléphoniques / e-mails, nous avons finalement réglé cela, mais cela montre à quel point les employés de l'extérieur de l'État peuvent être un casse-tête à moins que vous ne soyez une grande entreprise nationale."
Le travail à domicile était autrefois un événement rare pour la plupart des gens, mais la pandémie de COVID-19 a vu de nombreuses entreprises intensifier vraiment l'option à distance pour que les choses continuent de fonctionner pendant des périodes sans précédent. En effet, cela a été en grande partie un succès, les employeurs bénéficiant d' une productivité accrue et des employés plus heureux qui n'ont pas à se déplacer autant. De grandes entreprises comme Twitter, Amazon, Zillow et Spotify ont annoncé différents niveaux de travail à partir des attentes à domicile, allant d'un face-à-face occasionnel au bureau à aucun.
Certains États (et même certains pays étrangers ) incitent les travailleurs à distance à les essayer avec toutes sortes d'incitations. D'autres travailleurs voudront peut-être simplement déménager dans un endroit plus invitant pour le « travail à domicile ». Après tout, travailler près de la plage ou dans un chalet de montagne sonne mieux que dans un petit appartement en ville ou dans une banlieue à l'emporte-pièce.
Mais avant de bouger, sachez ceci : ce n'est pas parce qu'un travail peut être effectué à distance 100 % du temps que vous pouvez le faire depuis n'importe où. Alors pourquoi pas?
La question fiscale
"Les exigences de chaque État sur le revenu et les retenues à la source diffèrent pour les personnes hors de l'État, tout comme les lois sur l'enregistrement des entreprises, qui dépendent de plusieurs facteurs, y compris la nature de l'entreprise" , a écrit l' avocat David Aylor , basé à Charleston, Caroline du Sud. « Les États ont des seuils différents pour le moment où les employés travaillant à distance déclenchent des changements fiscaux, de sorte que chaque situation individuelle doit être évaluée en examinant les lois fédérales, étatiques et locales à la fois dans l'emplacement d'un employé à distance potentiel et dans celui de l'entreprise. »
Il n'y a pas que les impôts. Les employeurs peuvent également être responsables de l' assurance contre les accidents du travail et de l'assurance- chômage dans l'état où l'employé travaille. Donc, s'il s'agit d'une seule personne dans l'entreprise travaillant dans cet État, cela ne vaut probablement pas la peine de s'occuper de toutes les implications juridiques et comptables.
"Pour permettre à l'administration d'être effectuée correctement, cela signifie que les services des ressources humaines et de la paie auraient besoin de connaître toutes les différentes règles dans les domaines dans lesquels les employés résidaient", a déclaré James Crawford, co-fondateur, PDG et responsable du recrutement de la plate-forme de commerce électronique DealDrop. . "Les dépenses et le temps consacrés à l'application de toutes ces règles différentes peuvent s'avérer trop compliqués pour permettre à l'employeur d'autoriser le travail dans différentes régions."
Fuseaux horaires et réunions
Même si vous travaillez pour une grande entreprise implantée dans les 50 États et dans plusieurs pays étrangers, un employeur peut toujours ne pas accepter votre demande de travail à distance depuis un autre État dans lequel vous avez été embauché à l'origine. Bien que de nombreux employeurs acceptent de ne pas surveiller leurs employés tous les jours, ils peuvent néanmoins vouloir organiser des réunions régulières en personne. Si votre bureau est en Géorgie, mais que vous décidez de déménager en Californie ou au Canada, cela pourrait être un problème.
« Bien que les réunions puissent se faire par conférence Web, certains employeurs s'attendent toujours à ce que le personnel appelle, au moins occasionnellement, au bureau pour des réunions en face à face ou des événements de consolidation d'équipe », explique Crawford. "Si l'équipe est répartie dans différents états, voire différents pays, cela peut être très problématique."
La plupart des entreprises ont défini des « heures de base » pendant lesquelles elles s'attendent à ce que les employés soient actifs. Cela devient délicat si trop de fuseaux horaires sont croisés. "Par exemple, il peut être difficile pour les télétravailleurs de Los Angeles de travailler pour une entreprise à New York en raison du décalage horaire de trois heures", explique Bowen Khong, fondateur et responsable de la recherche chez ForexToStocks , une société d'examen de courtage en ligne, qui emploie de nombreux télétravailleurs pour son entreprise. « Pointer à 5 h 00 HNP pour un quart de travail à 8 h 00 HNE n'est pas souhaitable et rend les travailleurs moins productifs. »
Que se passe-t-il si vous déménagez sous le radar ?
Vous pourriez être tenté de faire le déplacement même si votre entreprise l'interdit. Après tout, comment sauraient-ils que vous avez quitté la ville ? Tu serais surpris.
"Les employeurs découvrent ce genre de choses via les médias sociaux, où les gens oublient que leurs collègues et employeurs ont souvent accès à leurs messages. Si cet employé essaie de déclarer ses impôts dans son état actuel, l'employeur peut être informé du déménagement via un agent fiscal lorsque le dépôt signale leur système d'alerte », explique l'avocat Aylor, notant que cette tromperie pourrait être un motif de résiliation.
« Mentir sur votre emplacement pourrait également amener l'entreprise à déclarer ses impôts de manière incorrecte, auquel cas elle pourrait être tenue responsable de fraude fiscale, un dilemme juridique très grave qui peut rapidement mettre une entreprise en faillite », ajoute-t-il. « En règle générale, les agents fiscaux n'engageront pas de poursuites judiciaires si des mesures sont prises pour réparer le tort après l'avoir découvert. En ce qui concerne les questions juridiques, vous ne voulez pas mentir et espérez que vous vous en tirerez - soyez honnête et honnête. front avec votre employeur.
Pour éviter de tels incidents, les employeurs doivent communiquer clairement les règles de base lorsqu'ils proposent un poste à distance et les employés doivent se demander à quel point ils peuvent être « éloignés » s'ils envisagent de déménager.
"Avant de décider de déménager parce que vous travaillez à distance, assurez-vous que les conditions de votre emploi vous le permettent, et sinon, restez sur place ou trouvez un nouvel emploi", explique Khong.
Maintenant c'est important
Ne soyez pas trop à l'aise dans ce bureau à domicile. Avant la pandémie, certaines entreprises, telles qu'IBM, ont mis en œuvre des politiques de travail à domicile, seulement pour constater que les employés n'étaient pas assez dignes de confiance pour continuer à faire leur travail. Cue a annulé les options à distance pour des milliers de personnes.
