Kıyaslama Süreci

Giriş

Bir şirketin başarılı olması için performansını tutarlı bir şekilde değerlendirmesi gerekir.

Bunu yapmak için, işletmelerin kendileri için standartlar belirlemesi ve süreçlerini ve performanslarını tanınmış endüstri liderlerine veya benzer bir ortamda faaliyet gösteren diğer endüstrilerin en iyi uygulamalarına göre ölçmeleri gerekir.

Bu genellikle şu şekilde anılır: benchmarking yönetim dilinde.

Kıyaslama süreci nispeten karmaşık değildir. Böyle bir süreci başarılı kılmak için gereken tek şey biraz bilgi ve pratik bir oyundur.

Bu nedenle, kurumsal yöneticiler, öğrenciler ve ilgili genel nüfus yararına, kıyaslama sürecindeki temel adımlar aşağıda vurgulanmıştır.

Kıyaslamaya Adım Adım Yaklaşım

Kıyaslama sürecine dahil olan adımlar şunlardır:

(1) Planlama

Kıyaslamaya başlamadan önce, kurumsal paydaşların kıyaslanması gereken faaliyetleri belirlemesi zorunludur.

Örneğin, bu tür bir değerlendirmeyi hak eden süreçler genellikle söz konusu işletmeye rekabet avantajı sağlama potansiyeline sahip temel faaliyetler olacaktır.

Bu tür süreçler genellikle yüksek bir maliyet, hacim veya değer gerektirir. Kıyaslamanın optimal sonuçlarının elde edilebilmesi için girdilerin ve çıktıların yeniden tanımlanması gerekir; seçilen faaliyetler ölçülebilir ve dolayısıyla kolaylıkla karşılaştırılabilir olmalıdır ve bu nedenle kıyaslama ölçütlerine ulaşılması gerekir.

Kıyaslama sürecine girmeden önce, toplam süreç akışına gereken önem verilmelidir. Örneğin, bir temel yetkinliği diğerine zarar verecek şekilde geliştirmek pek işe yaramaz.

Bu nedenle, çoğu kişi bu tür süreçleri ayrıntılı olarak belgelemeyi seçer (bir süreç akış şeması bu amaç için ideal kabul edilir), böylece eksiklikler ve hatalar en aza indirilir; böylece şirketin stratejik hedefleri, birincil iş süreçleri, müşteri beklentileri ve kritik başarı faktörleri hakkında daha net bir fikir edinmesini sağlar.

Şirketin güçlü yönlerinin, zayıf yönlerinin ve sorunlu alanlarının dürüst bir şekilde değerlendirilmesi, böyle bir sürece ince ayar yapılırken çok faydalı olacaktır.

Planlama sürecindeki bir sonraki adım, şirketin performanslarının ölçülebileceği uygun bir kıyaslama seçmesi olacaktır.

Kıyaslama, optimum verimlilikle çalışan tek bir varlık veya kolektif bir şirketler grubu olabilir.

Daha önce belirtildiği gibi, böyle bir şirket benzer bir ortamda faaliyet gösteriyorsa veya hedeflerine ulaşmak için karşılaştırılabilir bir stratejik yaklaşım benimserse, alaka düzeyi gerçekten daha büyük olacaktır.

İş süreci alternatiflerinin incelenebilmesi için bu tür şirketlerde kullanılan önlem ve uygulamalar belirlenmelidir.

Ayrıca, kıyaslama sürecinin başlamasından önce bir şirketin hedeflerini tespit etmesi her zaman ihtiyatlıdır.

Benimsenen metodoloji ve çıktının belgelenme şekli de dikkate alınmalıdır. Bu tür durumlarda, projenin sorunsuz ve zamanında uygulanmasını sağlamak için, bir lider veya liderlerin usulüne uygun olarak atandığı kıyaslama sürecini yürütmek için yetenekli bir ekip bulunmalıdır.

(2) Bilgi Toplama

Bilgi, genel olarak birincil verilerin ve ikincil verilerin alt metinleri altında sınıflandırılabilir.

Daha fazla açıklığa kavuşturmak için, burada birincil veriler doğrudan karşılaştırmalı şirket / şirketlerin kendisinden veri toplanması anlamına gelirken, ikincil veriler basından, yayınlardan veya web sitelerinden toplanan bilgileri ifade eder.

Keşif araştırması, pazar araştırması, nicel araştırma, gayri resmi görüşmeler, görüşmeler ve anketler, bilgi toplamanın en popüler yöntemlerinden bazılarıdır.

Birincil araştırmaya girerken, kıyaslama sürecini üstlenmesi gereken şirketin veri toplama metodolojisini yeniden tanımlaması gerekir.

Bir anket veya standart bir görüşme formatı hazırlamak, telefonla, e-posta yoluyla veya yüz yüze görüşmelerle birincil araştırma yapmak, yerinde gözlem yapmak ve bu tür verileri sistematik bir şekilde belgelemek, kıyaslama süreci ise hayati önem taşıyor başarılı olmaktır.

(3) Verilerin Analizi

Yeterli veri toplandıktan sonra, bu tür bilgilerin uygun şekilde analiz edilmesi çok önemlidir.

Veri analizi, veri sunumu (tercihen grafik formatında, kolay referans için), sonuç projeksiyonu, süreçlerdeki performans açıklarını sınıflandırmak ve bu tür boşlukların oluşmasına yol açan temel nedeni belirlemek (genellikle etkinleştiriciler olarak adlandırılır ), daha sonra gerçekleştirildi.

(4) Uygulama

Bu, kıyaslama sürecinde konuşmayı yürütmenin zorunlu hale geldiği aşamadır . Bu genellikle, ideal ve gerçek arasındaki performans farkının mümkün olduğu kadar daraltılması ve ortadan kaldırılması için geniş kapsamlı değişikliklerin yapılması gerektiği anlamına gelir.

Değişikliği destekleyen resmi bir eylem planı ideal olarak kuruluşun kültürü akılda tutularak formüle edilmelidir, böylece genellikle değişime eşlik eden direnç en aza indirilir.

Yönetimin ve personelin sürece tamamen bağlı olmasını ve gerekli iyileştirmeleri kolaylaştırmak için yeterli kaynakların mevcut olmasını sağlamak, kıyaslama sürecini başarılı kılmak için kritik olacaktır.

(5) İzleme

Çoğu projede olduğu gibi, kıyaslama sürecinin maksimum faydalarından yararlanmak için, düzenli olarak sistematik bir değerlendirme yapılmalıdır.

Gerekli bilgileri özümsemek, yapılan ilerlemeyi değerlendirmek, değişikliklerin etkisini tekrarlamak ve gerekli ayarlamaları yapmak, izleme sürecinin bir parçasıdır.

Sonuç

Açıkça görüldüğü gibi, kıyaslama, iyileştirme ve düzeltme alanlarını belirleyerek kuruluşun iş akışına ve yapısına değer katabilir.

Bir organizasyonun sürekli iyileştirme arayışında gerçekten çok değerlidir.