Proje Yönetim Süreçleri
Giriş
Proje yönetimi, herhangi bir projenin kritik süreçlerinden biridir. Bunun nedeni, proje yönetiminin diğer tüm proje faaliyetlerini ve süreçlerini birbirine bağlayan temel süreç olmasıdır.
Proje yönetimi faaliyetlerine gelince, çok şey var. Bununla birlikte, bu çok sayıda proje yönetimi faaliyeti, beş ana sürece ayrılabilir.
Beş ana proje yönetimi sürecine ayrıntılı olarak bakalım.
1 - Proje Başlatma
Proje başlatma, herhangi bir projenin başlangıç noktasıdır. Bu süreçte proje kazanmayla ilgili tüm faaliyetler gerçekleşir. Genellikle bu aşamanın ana faaliyeti ön satıştır.
Satış öncesi dönemde, hizmet sağlayıcı, müşteriye projeyi tamamlamanın uygunluğunu ve yeteneğini kanıtlar ve sonunda işi kazanır. Daha sonra, bir sonraki adımda ayrıntılı ihtiyaçlar toplanır.
Gereksinim toplama faaliyeti sırasında, tüm müşteri gereksinimleri toplanır ve uygulama için analiz edilir. Bu aktivitede, belirli gereksinimleri değiştirmek veya belirli gereksinimleri tamamen kaldırmak için görüşmeler yapılabilir.
Genellikle proje başlatma süreci, gereksinimlerin onaylanmasıyla sona erer.
2 - Proje Planlama
Proje planlama, ana proje yönetimi süreçlerinden biridir. Proje yönetim ekibi bu adımı yanlış anlarsa, projenin sonraki aşamalarında ağır olumsuz sonuçlar olabilir.
Bu nedenle, proje yönetim ekibinin projenin bu sürecine detaylı bir şekilde dikkat etmesi gerekecektir.
Bu süreçte, ihtiyaç kapsamı, bütçe ve zaman çizelgeleri gibi proje gereksinimlerini ele almak için proje planı çıkarılır. Proje planı oluşturulduktan sonra proje programı geliştirilir.
Bütçeye ve takvime bağlı olarak kaynaklar daha sonra projeye tahsis edilir. Proje maliyeti ve çabası söz konusu olduğunda bu aşama en önemli aşamadır.
3 - Proje Yürütme
Tüm evrak işleri tamamlandıktan sonra, bu aşamada proje yönetimi proje hedeflerine ulaşmak için projeyi yürütür.
Yürütme söz konusu olduğunda, ekibin her bir üyesi, her faaliyet için verilen süre içinde kendi görevlerini yerine getirir. Ayrıntılı proje programı, projenin ilerlemesini izlemek için kullanılacaktır.
Projenin yürütülmesi sırasında yapılması gereken birçok raporlama faaliyeti vardır. Şirketin üst yönetimi, projenin ilerleyişi hakkında günlük veya haftalık durum güncellemelerine ihtiyaç duyacaktır.
Buna ek olarak, müşteri projenin ilerleyişini de izlemek isteyebilir. Projenin yürütülmesi sırasında projenin doğru yönde ilerleyip ilerlemediğini belirlemek için projenin çaba ve maliyetinin takip edilmesi şarttır.
Raporlamaya ek olarak, proje yürütme sırasında yapılacak birden fazla teslimat vardır. Genellikle proje teslimatları proje sonunda yapılan tek seferlik teslimat değildir. Bunun yerine, teslimatlar proje uygulama dönemine dağıtılır ve kararlaştırılan zaman çizelgelerine göre teslim edilir.
4 - Kontrol ve Doğrulama
Proje yaşam döngüsü boyunca, proje faaliyetleri kapsamlı bir şekilde kontrol edilmeli ve doğrulanmalıdır. Kontrol, esas olarak proje planı, kalite güvence test planı ve proje için iletişim planı gibi ilk protokollere bağlı kalarak yapılabilir.
Bazen, bu tür protokoller tarafından kapsanmayan durumlar olabilir. Bu tür durumlarda, proje yöneticisi bu tür durumları kontrol etmek için yeterli ve gerekli ölçümleri kullanmalıdır.
Doğrulama, bir projenin ilk gününden son gününe kadar süren destekleyici bir faaliyettir. Başarılı sonucu veya başarıyla tamamlamayı doğrulamak için her faaliyet ve teslimatın kendi doğrulama kriterleri olmalıdır.
Proje teslimatları ve gereksinimleri söz konusu olduğunda, 'kalite güvence ekibi' adı verilen ayrı bir ekip, doğrulama ve doğrulama işlevleri için proje ekibine yardımcı olacaktır.
5 - Kapanış ve Değerlendirme
Tüm proje gereksinimleri karşılandıktan sonra, uygulanan sistemi devretme ve projeyi kapatma zamanı gelmiştir. Proje teslimatları, müşteri tarafından tanımlanan kabul kriterlerine uygunsa, proje müşteri tarafından usulüne uygun olarak kabul edilecek ve ödenecektir.
Proje kapanışı gerçekleştiğinde, tüm projeyi değerlendirme zamanıdır. Bu değerlendirmede proje ekibinin yaptığı hatalar tespit edilecek ve ilerideki projelerde bunlardan kaçınmak için gerekli adımları atacaktır.
Proje değerlendirme sürecinde, hizmet sağlayıcı proje için beklenen marjları elde etmediklerini ve başlangıçta planlanan zaman çizelgelerini aşmış olabileceklerini fark edebilir.
Bu gibi durumlarda proje hizmet sağlayıcı için% 100 başarı sağlamaz. Bu nedenle, bu tür durumlar dikkatle incelenmeli ve gelecekte kaçınmak için gerekli önlemleri almalıdır.
Sonuç
Proje yönetimi sorumlu bir süreçtir. Proje yönetimi süreci, diğer tüm proje faaliyetlerini birbirine bağlar ve projedeki uyumu yaratır.
Bu nedenle, proje yönetim ekibinin tüm proje yönetimi süreçleri ve her bir proje yönetimi süreci için kullanabilecekleri araçlar hakkında ayrıntılı bir anlayışa sahip olması gerekir.