Gantt Grafiği Aracı
Giriş
Gantt şeması, proje programlarını göstermek için kullanılan bir çubuk grafik türüdür. Gantt çizelgeleri, çaba, kaynaklar, kilometre taşları ve teslimatları içeren herhangi bir projede kullanılabilir.
Şu anda, Gantt şemaları her alanda proje yöneticilerinin popüler tercihi haline geldi.
Gantt şemaları, proje yöneticilerinin tüm projenin ilerlemesini izlemesine olanak tanır. Gantt çizelgeleri aracılığıyla, proje yöneticisi bireysel görevlerin yanı sıra genel proje ilerlemesini de takip edebilir.
Görevlerin ilerlemesini izlemeye ek olarak, Gantt çizelgeleri projedeki kaynakların kullanımını izlemek için de kullanılabilir. Bu kaynaklar insan kaynakları olabileceği gibi kullanılan malzemeler de olabilir.
Gantt şeması 1910'da Henry Gantt adlı bir makine mühendisi tarafından icat edildi. Buluştan bu yana, Gantt şeması uzun bir yol kat etti. Günümüzde, basit kağıt tabanlı çizelgelerden karmaşık yazılım paketlerine kadar farklı biçimler almaktadır.
Kullanım
Daha önce tartıştığımız gibi, Gantt şemaları proje yönetimi amaçları için kullanılır. Bir projede Gantt şemalarını kullanmak için, proje tarafından yerine getirilen birkaç başlangıç gereksinimi vardır.
Öncelikle, proje yeterince detaylı bir İş Kırılım Yapısına (WBS) sahip olmalıdır.
İkinci olarak, proje kilometre taşlarını ve teslimatlarını belirlemeliydi.
Bazı durumlarda, proje yöneticileri Gantt şeması oluştururken iş kırılım yapısını tanımlamaya çalışır. Bu, Gantt çizelgelerini kullanırken sıkça uygulanan hatalardan biridir. Gantt grafikleri, WBS sürecine yardımcı olmak için tasarlanmamıştır; bunun yerine Gantt çizelgeleri görev ilerlemesini izlemek içindir.
Gantt şemaları her ölçekte projede başarıyla kullanılabilir. Büyük projeler için Gantt grafiklerini kullanırken, görevleri izlerken karmaşıklık artabilir.
Bu karmaşıklık sorunu, Gantt şeması işlevlerini sunmak için tasarlanmış bilgisayar yazılım paketleri kullanılarak başarıyla aşılabilir.
Mevcut Araçlar
Başarılı proje takibi için kullanılabilecek düzinelerce Gantt grafik aracı vardır. Bu araçlar genellikle sunulan özelliğe göre değişir.
En basit Gantt grafiği türü, Microsoft Excel gibi bir yazılım aracı kullanılarak oluşturulabilir. Bu bağlamda, herhangi bir elektronik tablo aracı bir Gantt şeması şablonu tasarlamak için kullanılabilir.
Proje küçük ölçekliyse ve çok sayıda paralel görev içermiyorsa, elektronik tablo tabanlı bir Gantt grafiği en etkili tür olabilir.
Microsoft Project, günümüzde kullanılan temel Gantt grafiği araçlarından biridir. Özellikle yazılım geliştirme projeleri için, MS Project tabanlı Gantt şemaları, yazılım geliştirme yaşam döngüsünde yer alan yüzlerce paralel görevi izlemek için gereklidir.
Ücretsiz ve ücretli olarak kullanılabilen birçok başka Gantt grafik aracı vardır. Bu araçların sunduğu özellikler, Excel tabanlı Gantt çizelgelerinin sunduğu özelliklerden MS Project Gantt çizelgelerine kadar uzanmaktadır. Bu araçlar, farklı fiyat etiketleri ve özellik seviyeleriyle birlikte gelir, böylece eldeki amaç için uygun Gantt grafik aracı seçilebilir.
Kendin Yaratmak
Bazen, mevcut olanı satın almadan kendi Gantt grafiği araçlarını oluşturmaya karar verilebilir. Bu durumda, her şeyden önce, ücretsiz Gantt şeması şablonları için İnternet'te arama yapılmalıdır.
Bu şekilde, amaç için gerekli olan tam Gantt şeması şablonunu (muhtemelen Excel'de) bulabilirsiniz. Bir eşleşme bulunamazsa, o zaman kişinin kendi yaratması mantıklıdır.
Excel, özel Gantt grafikleri oluşturmak için en popüler araçtır. Elbette, Excel'de sıfırdan bir Gantt grafiği oluşturulabilir, ancak Gantt çizelgeleri oluşturmak için Excel'de bir Proje Yönetimi eklentisi kullanmanız her zaman önerilir.
Bu proje yönetimi eklentileri Microsoft ve diğer üçüncü taraf şirketler tarafından yayınlanır.
Avantajlar dezavantajlar
Bir projenin genel durumunu ve görevlerini aynı anda kavrayabilme yeteneği, Gantt grafik aracı kullanmanın en önemli avantajıdır. Bu nedenle, üst yönetim veya projenin sponsorları yalnızca Gantt grafik aracına bakarak bilinçli kararlar verebilir.
Yazılım tabanlı Gantt çizelgeleri, bir proje çizelgesinde görev bağımlılıklarını gösterebilir. Bu, bir proje programının kritik yolunu belirlemeye ve sürdürmeye yardımcı olur.
Gantt grafiği araçları, küçük projeleri yönetmek için tek bir varlık olarak kullanılabilir. Küçük projeler için başka dokümantasyon gerekli olmayabilir; ancak büyük projeler için, Gantt grafiği aracı diğer dokümantasyon araçlarıyla desteklenmelidir.
Büyük projeler için, Gantt şemalarında görüntülenen bilgiler karar vermek için yeterli olmayabilir.
Gantt çizelgeleri bir projenin maliyet, zaman ve kapsam yönlerini doğru bir şekilde temsil etse de, proje boyutu veya çalışma öğelerinin boyutu hakkında ayrıntılı bilgi vermez. Bu nedenle, kısıtlamaların ve sorunların büyüklüğü kolayca yanlış anlaşılabilir.
Sonuç
Gantt şeması araçları proje yöneticisinin hayatını kolaylaştırır. Bu nedenle, başarılı proje yürütme için Gantt grafik araçları önemlidir.
Proje programında gerekli olan ayrıntı düzeyini belirlemek, proje için uygun bir Gantt grafiği aracı seçerken anahtardır.
En basit görevleri yönetmek için Gantt çizelgelerini kullanarak proje zamanlamalarını aşırı derecede karmaşıklaştırmamak gerekir.