Proje Yönetim Ofisi (PMO)
Giriş
Kuruluşlar büyüdüklerinde, ilgili uygulamaları yönetmek için farklı varlıklar kurarlar.
Proje Yönetim Ofisi (PMO), bir organizasyonda proje yönetimi ile ilgili süreçleri, uygulamaları, araçları ve diğer faaliyetleri yönetmek için oluşturulan bir varlıktır.
Bu ofis (ekip), organizasyondaki proje yönetimi standartlarını tanımlar ve sürdürür.
Genellikle kuruluşun yönetimi, proje yönetim ofisini çalıştırmak için proje yönetimi alanında uzman bir ekip görevlendirir.
Kuruluş, PMI sertifikaları gibi nitelikler arar ve kapsamlı deneyim, proje yönetim ofisi için kişileri seçerken büyük projeleri yönetmektir.
Proje Yönetim Ofisi kurmak
Mevcut projelerin karmaşıklığından dolayı, proje yönetimi işlevi olgunlaşmış ve modernize edilmiş bir uygulama olmalıdır.
Bu nedenle, kuruluşlar kar marjlarını en üst düzeye çıkarmak için projeleri yönetmenin daha iyi yollarını ararlar. Bunun için kuruluşlar, süreç optimizasyonu, üretkenliği artırma ve alt satırlarını oluşturmaya bakıyor.
Proje yönetimi fonksiyonunda yer alan birçok parametre (insan, teknoloji, iletişim ve kaynaklar gibi) olduğundan, proje yönetimi fonksiyonunun üst yönetim tarafından yönetilmesi riskli olabilir.
Bu nedenle, bir proje yönetim ofisi, kuruluşun yetenekli bir işlevi olarak proje yönetimi uygulamasını oluşturmak ve sürdürmek için ideal bir çözümdür.
Bir proje yönetim ofisinin uygulanması, diğer organizasyonel değişim projeleri ile aynıdır. Bu nedenle, çok fazla deneyime sahip güçlü ve katı bir metodoloji ile yaklaşılır.
Bir proje yönetim ofisi inşa etmede bir dizi önemli adım vardır ve PMBOK (Proje Yönetimi Bilgi Kütüğü) bu amaç için harika bir referans olabilir.
Tepegöz mü?
Bazı geleneksel kuruluşlar, proje yönetim ofisini bir ek yük olarak görür. Bunun temel nedeni, bir proje yönetim ofisine açıkça ihtiyaç duyulmayan organizasyonun yeterince küçük olmasıdır.
Bu tür organizasyonlarda, genel yönetim proje yönetimi uygulamasını yönetebilir. Büyük projelerin olduğu diğer kuruluşlar için, bir proje yönetim ofisi bir ek yükten çok daha fazlasıdır.
Şu anda dünya ekonomisi durgunluk içindedir. Bu nedenle, birçok şirket, kurumsal ortamda kalmak için maliyetleri düşürmeyi düşünmektedir.
Bunu yapmanın yolları arasında, personeli azaltmak ve departmanları kapatmak iki popüler seçenek haline geldi. Bu gibi durumlarda proje yönetim ofisi, şirketin kar hanesine herhangi bir rakam eklemediği için kolay bir kurban haline geldi.
Bu nedenle, proje yönetim ofislerinin çalışmalarını üst yönetime gerekçelendirmeleri bir zorluk haline geldi.
Bir PMO'nun Avantajları
Proje yönetimi, bir organizasyonun temel işlevlerinden biridir. Bu nedenle, proje yönetimiyle ilgili süreçleri iyileştirmek, kuruluşun alt satırına çok fazla değer katabilir.
Başarılı bir proje yönetim ofisinin yaptığı tam olarak budur.
PMO Neden Başarısız Olur?
Tarihsel istatistiklere göre, proje yönetim ofislerinin sadece üçte biri çalışıyor ve geri kalanı beklendiği gibi çalışmıyor.
Bu, bir kuruluş için bir proje yönetim ofisi kurmaya karar verirken üst yönetimin karşılaştığı ana endişelerden biridir. Yönetim, proje yönetim ofisinin başından beri başarısı konusunda şüpheli.
Proje yönetim ofisinin başarısız olmasının ana nedenlerinden biri, üst yönetim desteğinin olmamasıdır. Çoğu durumda, üst yönetim, bir proje yönetim ofisinin nasıl destekleneceği ve yönlendirileceği konusunda yeterli bilgiye sahip değildir.
İkincisi, proje yönetim ofisinin yetersizliği başarısızlıklara neden olur. Bu, esas olarak proje yönetim ofisine atanan kişi ve kaynaklardan kaynaklanmaktadır.
Sonuç
Proje yönetim ofisi, uzun vadede büyük kuruluşlara değer katacak kurumlardan biridir. Bir proje yönetim ofisi, daha küçük ölçekli kuruluşlar için ek yük olabilir ve bu tür bir kuruluş başarısızlıkla sonuçlanabilir.
Başarılı bir proje yönetim ofisi, proje ekiplerinin üretkenliğini artırabilir ve çok fazla maliyet tasarrufu sağlayabilir. Buna ek olarak, organizasyonu daha olgun ve yetenekli bir varlık haline getirebilir.