Süreç Bazlı Yönetim

Giriş

Süreç tabanlı yönetim, kurumsal stratejiyi oluştururken bir işletmenin vizyonunu, misyonunu ve temel değer sistemlerini hizalayan bir yönetim tekniğidir.

Söz konusu şirketin faaliyetlerini yöneten politikaların tanımlanmasına yardımcı olur; bir yandan şirketin yalnızca bir verimlilik platformunda değil, aynı zamanda bir etkinlik platformunda çalışmasını sağlar.

Süreç temelli yönetim stratejik alandan başladığında, bazı projelerin rotadan sapma eğiliminde olduğu taktik düzeyde formüle edilen hedeflerin aksine, üstlenilen projelerin yönü sarsılmadan kalır. Ortak bir hedef doğrultusunda çalışmak, farklı çalışma grupları ve departmanlar arasında uyum sağlanmasına yardımcı olur.

Ancak, süreç temelli yönetim felsefesini başarıya ulaştırmak için stratejik desteğin tek başına yetersiz olduğu tekrar tekrar gözden geçirilmelidir; ve orta düzey yönetimin ve çalışanların da süreçteki rollerinin farkına varması ve optimum sonuçlar için işin sahipliğini üstlenmesi gerekir.

Süreç Bazlı Yönetimde Altı Aşama

(1) Süreci tanımlama

Herhangi bir netlik sağlaması için sürecin açıkça tanımlanması ve belgelenmesi gerekir.

Departman dokümantasyonu, müşteri bazlı anlaşmalar, satın alma kılavuzları ve proses akış şemalarının tümü, yukarıda bahsedilen sürecin belgelenmesine yardımcı olacaktır.

Sürecin işlevsel olması için gerekli olan girdi, sürecin beklenen çıktısı ve sürecin her bir bileşeninden sorumlu kişi veya departmanlar, sahiplik ve hesap verebilirliğin tehlikeye atılmaması için belirlenmelidir.

(2) Süreci değerlendirmek için tedbirler oluşturmak

Etkinlik, kalite ve zaman çizelgeleri izlenecek ve iyileştirilecekse, süreç performansının ölçülmesi gerekir.

İdeal olarak, seçilen metrikler ölçülebilir olmalıdır, böylece netlik baştan sona korunur. Bununla birlikte, bu her zaman mümkün olmayabilir, ancak ilgili analiz için her zaman karşılaştırmalı veriler ve ilgili kıyaslamalar elde edilebilir.

(3) Süreç performansını analiz etmek

İşlem performansını kolaylıkla analiz etmek için çeşitli araçlar mevcuttur.

Grafik gösterimler, çubuk grafikler, pasta grafikler, varyans analizi, boşluk analizi ve neden-sonuç analizi en popüler olanlardan bazılarıdır.

(4) Proses istikrarını analiz etmek ve gerekirse yeni hedefler belirlemek

Süreç bazlı yönetimin bu aşamasında, uyumluluk denetimleri süreç istikrarının analiz edilmesine yardımcı olacaktır.

İstekli olduğu tespit edilirse, yeni hedefler belirlenmeli ve bunlar şirketin stratejik yönüyle uyumlu hale getirilmelidir.

(5) Planlama iyileştirmeleri

Süreç iyileştirmeleri kuruluşun vizyonu, misyon beyanı ve kültürü ile uyumlu olarak planlanmalıdır.

Önerilen değişikliklerin başarılı olması için yeterli kaynak tahsis edilmeli ve etkin bir ekip bulunmalıdır.

(6) İyileştirmelerin uygulanması

Bu, planlanan iyileştirmelerin her birinin eski kağıt tabanlı taslaktan hayata geçtiği yerdir. Gerektiğinde ve gerektiğinde eğitim yapılabilir ve mümkün olan her yerde personel desteği alınmalıdır.

Bundan sonra, organizasyon dünya standartlarında bir itibar olacaksa, düzenli izleme ve sürekli iyileştirmelerin kolaylaştırılması gerekir.

Süreç tabanlı bir organizasyonu tanımlama

Süreç tabanlı bir organizasyon, onu anında tanınabilir kılan birkaç içsel özelliğe sahip olacaktır.

Örneğin, böyle bir şirket, işi bir süreçler bütünü olarak görür, üst yönetimden bağlılıkla süreçleri aşağıya doğru yönlendiren stratejik planlara sahip olur ve bu tür süreçler, kuruluşun hedeflerine ve temel iş sonuçlarına göre hizalanır.

Süreçlerin standardizasyonu, veri doğruluğuna yüksek bağımlılık ve sürdürülebilir iyileştirmeler için sürekli arayış, süreç tabanlı bir organizasyonun diğer ayırt edici özellikleridir.

Süreç bazlı yönetimin avantajları

Süreç temelli yönetimi benimsemenin faydaları çoktur.

Mevcut süreçlerdeki iyileştirmeler, katma değerli faaliyetlerde artış, maliyetlerin azaltılması ve kuruluşun stratejik vizyonuna uyum en çok aranan faydalarıdır.

Ayrıca, faaliyet tabanlı maliyetlendirme gibi modern maliyet tahsisi tekniklerini de kolaylaştırır. Süreç tabanlı yönetim, sistemin belirli ulusal ve uluslararası standartlara ve tanınmış düzenleyici kurumların gereksinimlerine uymasına yardımcı olur.

Sonuç

Süreç bazlı yönetim, paydaş çıkarları ve memnuniyetini özünde barındıran kilit süreçleri belirlediği için müşteri memnuniyeti ve elde tutmada paha biçilmez bir araçtır.

Çoğu kişi gibi, üst kademelerdeki bilgili bir yönetici, bir şirketin vizyonunun, bu vizyona ulaşmak için kullanılan hedefler ve prosedürlerin aksine, zamanla daha az değiştiğini fark etti.

Bu nedenle süreç temelli yönetim, yöneticilerin mevcut süreçleri değerlendirmesini ve söz konusu organizasyonun yapısını ve işlevini uyarlamak için adımlar atmasını gerektirir, böylece maksimum verimlilik elde edilebilir.

Müşteri beklentilerindeki değişiklikler, genel ekonomideki dalgalanmalar ve daha iyi ürün hatları geliştirmenin gerekliliği gibi değişken faktörler, görevlerin sahipliğini üstlenen ve ilgili uzmanlık alanlarında daha iyi performans başlatan daha yenilikçi bir iş gücüne neden olacaktır.