Proje Maliyet Kontrolü
Giriş
Projenin sonunda gerekli ve beklenen çıktıyı alabilmek için neredeyse tüm projelerin baştan sona doğru yönlendirilmesi gerekir. Projeden sorumlu ekip ve en önemlisi maliyetlerin etkin kontrolünü gerçekleştirebilmesi gereken proje yöneticisidir. Bununla birlikte, bu amaç için kullanılabilecek birkaç teknik vardır.
Proje yöneticisinin gözetmesi gereken proje hedeflerine ek olarak, çeşitli maliyetlerin kontrolü de herhangi bir proje için çok önemli bir görevdir. Bir proje yöneticisi bu açıdan başarısız olursa, proje yönetimi hiç etkili olmayacaktır, çünkü bu, kuruluşunuzun kar veya zarar yapıp yapmayacağını esas olarak belirleyecektir.
Maliyet Kontrol Teknikleri
Etkin proje maliyet kontrolü için kullanılan değerli ve temel tekniklerden bazıları şunlardır:
1 - Proje Bütçesinin Planlanması
Elinizdeki proje ile ilgili olarak planlama oturumunun başında ideal olarak bir bütçe oluşturmanız gerekir. Proje yaşam döngüsü boyunca yapılması gereken tüm ödemeler ve katlanacağınız maliyetler için size yardımcı olmanız gereken bu bütçedir. Bu bütçenin oluşturulması bu nedenle çok fazla araştırma ve eleştirel düşünme gerektirir.
Diğer herhangi bir bütçede olduğu gibi, maliyetler proje süresince aynı kalmayabileceğinden her zaman ayarlamalar için yer bırakmanız gerekir. Her zaman proje bütçesine bağlı kalmak, projeden elde edilen kârın anahtarıdır.
2 - Maliyetleri Takip Etmek
Tüm gerçek maliyetleri takip etmek de diğer teknikler kadar önemlidir. Burada, zamana dayalı bir bütçe hazırlamak en iyisidir. Bu, her aşamada bir projenin bütçesini takip etmenize yardımcı olacaktır. Fiili maliyetlerin, bütçede belirlenen periyodik hedeflere göre izlenmesi gerekecektir. Bu hedefler, proje uzun süre devam edecekse aylık veya haftalık, hatta yıllık bazda olabilir.
Bu, tüm proje dönemi için tek bir tam bütçeye sahip olmaktan ziyade çalışmak çok daha kolaydır. Herhangi bir yeni çalışmanın yapılması gerekiyorsa, bunun için tahminler yapmanız ve bütçedeki nihai tutarla karşılanıp karşılanamayacağını görmeniz gerekir. Değilse, müşterinin yeni iş veya değişiklikler için ödeme yapacağı 'Değişiklik Talepleri' için gerekli düzenlemeler üzerinde çalışmanız gerekebilir.
3 - Etkili Zaman Yönetimi
Bir başka etkili teknik, etkili zaman yönetimi olacaktır. Bu teknik, çeşitli yönetim alanlarına uygulanmasına rağmen, proje maliyet kontrolü açısından çok önemlidir.
Bunun nedeni, proje teslim tarihlerini karşılayamazsanız, projenizin maliyetinin artmaya devam edebileceğidir; proje ne kadar uzun süre sürüklenirse, ortaya çıkan maliyetler o kadar yüksek olur, bu da bütçenin aşılacağı anlamına gelir.
Proje yöneticisinin, işin zamanında tamamlanmasını sağlamak için ekibine projenin önemli son tarihlerini sürekli olarak hatırlatması gerekir.
4 - Proje Değişiklik Kontrolü
Proje değişikliği kontrolü de bir başka hayati tekniktir. Proje süresince meydana gelebilecek olası değişiklikleri hesaba katmak için değişim kontrol sistemleri gereklidir.
Bunun nedeni, proje kapsamındaki her değişikliğin, teslim edileceklerin son teslim tarihlerini etkileyecek olmasıdır, bu nedenle değişiklikler proje için gereken çabayı artırarak proje maliyetini artırabilir.
5 - Kazanılan Değerin Kullanımı
Benzer şekilde, şimdiye kadar yapılan işin değerini belirlemek için, genellikle 'Kazanılan Değer' olarak bilinen muhasebe tekniğini kullanmak çok yararlıdır.
Bu özellikle büyük projeler için faydalıdır ve projenin başarısı için kesinlikle gerekli olan hızlı değişiklikleri yapmanıza yardımcı olacaktır.
Proje Maliyet Kontrolü İçin Ek Adımlar
Bütçeyi, eğilimleri ve diğer mali bilgileri sürekli olarak gözden geçirmeniz tavsiye edilir. Düzenli aralıklarla proje finansalları hakkında raporlar sağlamak, projenin ilerlemesini takip etmeye de yardımcı olacaktır.
Bu, ne zaman çok geç olduğunu öğrenmek istemeyeceğiniz için fazla harcama yapılmamasını sağlayacaktır. Sorun ne kadar erken bulunursa, o kadar kolay ve hızlı bir şekilde çözülebilir.
Ayrıca tüm belgeler, size olası maliyet risklerini de gösterebilecek olan denetçilere düzenli aralıklarla verilmelidir.
Sonuç
Proje planlama seanslarınız sırasında sadece bir proje bütçesi bulmak yeterli değildir. Siz ve ekibiniz, maliyetlerin başlangıç bütçesindeki rakamlara yakın olup olmadığına dikkat etmeniz gerekir.
Maliyet artışıyla birlikte gelen riskleri her zaman aklınızda bulundurmanız ve bunu olabildiğince iyi önlemeniz gerekir. Bunun için yukarıda açıklanan teknikleri kullanın ve proje maliyetlerini sürekli izleyin.