Proje Yönetim Araçları

Giriş

Proje yönetimi, modern organizasyonlardaki yüksek sorumluluk görevlerinden biridir. Yazılım geliştirmeden yeni nesil savaş uçaklarının geliştirilmesine kadar pek çok projede proje yönetimi kullanılmaktadır.

Bir projeyi başarılı bir şekilde yürütmek için, proje yöneticisi veya proje yönetimi ekibi bir dizi araçla desteklenmelidir.

Bu araçlar, proje yönetimi çalışması için benimsenebilecek özel olarak tasarlanmış araçlar veya düzenli üretkenlik araçları olabilir.

Bu tür araçların kullanımı genellikle proje yöneticilerinin çalışmasını kolaylaştırdığı gibi, bir proje yöneticisinin işini ve rutinini de standartlaştırır.

Aşağıda, tüm etki alanlarında proje yöneticileri tarafından kullanılan araçlardan bazıları verilmiştir:

Proje planı

Bir proje yöneticisi tarafından yönetilmesi gereken tüm projelerin bir proje planı olmalıdır. Proje planı, yürütülecek projenin birçok yönünü detaylandırır.

Öncelikle proje kapsamını detaylandırır. Ardından, proje kapsamını ve proje hedeflerini ele almak için kullanılan yaklaşımı veya stratejiyi açıklar.

Strateji, proje planının özüdür. Strateji, proje amacına ve özel proje gereksinimlerine bağlı olarak değişebilir.

Kaynak tahsisi ve teslimat programı, proje planının diğer iki ana bileşenidir. Bunlar, projede yer alan her bir etkinliği ve bunları kimin ne zaman yürüttüğü gibi bilgileri detaylandırır.

Bu, proje yöneticisi ve projenin diğer tüm paydaşları için önemli bilgilerdir.

Dönüm Noktası Kontrol Listesi

Bu, proje yöneticisinin proje ilerlemesi açısından doğru yolda olup olmadığını belirlemek için kullanabileceği en iyi araçlardan biridir.

Proje yöneticisinin bunu takip etmek için pahalı yazılımlar kullanması gerekmez. Proje yöneticisi bu işi yapmak için basit bir Excel şablonu kullanabilir.

Kilometre taşı kontrol listesi, haftada bir veya iki kez güncellenmesi gereken canlı bir belge olmalıdır.

Gantt şeması

Gantt şeması proje programını gösterir ve proje yöneticisine her bir faaliyetin karşılıklı bağımlılığını gösterir. Gantt şemaları, inşaattan yazılım geliştirmeye kadar her tür proje için evrensel olarak kullanılır.

Bir Gantt şeması türetmek oldukça kolay görünse de, proje yüzlerce aktivitede yer aldığında en karmaşık görevlerden biridir.

Gantt grafiği oluşturmanın birçok yolu vardır. Proje doğası gereği küçük ve basitse, Excel'de kendi Gantt grafiğinizi oluşturabilir veya İnternet'ten bir Excel şablonu indirebilirsiniz.

Projenin yüksek bir finansal değeri veya yüksek risk riski varsa, proje yöneticisi MS Project gibi yazılım araçlarını kullanabilir.

Proje Yönetim Yazılımları

Bilgisayar teknolojisinin gelişiyle birlikte, proje yönetimi amacıyla özel olarak geliştirilmiş bir takım yazılım araçları ortaya çıkmıştır. MS Project, tüm dünyadaki proje yöneticilerinin kalbini kazanan böyle bir araçtır.

MS Project, proje ilerlemesini izlemek için bağımsız bir araç olarak kullanılabilir veya birçok coğrafi alanda dağıtılan ve bir dizi proje yöneticisi tarafından yönetilen karmaşık projeleri izlemek için kullanılabilir.

MS Project'e ek olarak proje yönetimi için birçok başka yazılım paketi vardır. Bu yeni eklemelerin çoğu, proje üyelerinin proje ayrıntılarına ve ilerlemeye her yerden erişebildiği, proje yönetimi etkinlikleri için çevrimiçi portallardır.

Proje İncelemeleri

Kapsamlı bir proje inceleme mekanizması, proje yönetimi için harika bir araçtır. Daha olgun şirketler, daha küçük kuruluşlar tarafından yapılan temel incelemelerin aksine daha katı ve kapsamlı proje incelemelerine sahip olma eğilimindedir.

Proje incelemelerinde, projenin ilerlemesi ve süreç standartlarına bağlılık esas olarak dikkate alınır. Genellikle, proje incelemelerine 3. bir tarafın (dahili veya harici) proje denetimleri eşlik eder.

Uygunsuzluklar ve eylem öğeleri daha sonra bunları tamamlamak için izlenir.

Teslimat İncelemeleri

Teslimat incelemeleri, proje ekibi tarafından yapılan teslimatların müşteri gereksinimlerini karşıladığından ve genel kalite yönergelerine uyduğundan emin olur.

Genellikle, teslimat incelemesini 3. taraf bir ekip veya denetçiler (dahili) yürütür ve proje sunumunun ana paydaşları bu etkinliğe katılır.

Teslimat incelemesi, kalite standartları ve uygunsuzluklar nedeniyle teslimatı reddetmeye karar verebilir.

Puan Kartları

Proje ekibinin performansı söz konusu olduğunda, onu takip etmenin yolu bir puan kartıdır. Her proje yöneticisi, ekip üyelerinin performansına erişmek ve bunu üst yönetime ve İK'ya bildirmekten sorumludur.

Bu bilgiler daha sonra tanıtım amaçlı ve insan kaynaklarının geliştirilmesi için kullanılır. Kapsamlı bir puan kartı ve performans değerlendirmesi, ekip üyesini doğru pozisyona yerleştirebilir.

Sonuç

Bir proje yöneticisi, işini uygun araçlar olmadan gerçekleştiremez. Bu araçların ünlü bir yazılım veya başka bir şey olması gerekmez, ancak proje çalışmasını yönetmek için oldukça basit ve kanıtlanmış teknikler olabilir.

Sağlam bir proje yönetimi araçları setine sahip olmak, proje yöneticilerinin işlerini her zaman zevkli ve üretken kılar.