Proje Kapsamı Tanımı

Giriş

Proje planlaması söz konusu olduğunda, proje kapsamını tanımlamak en kritik adımdır. Projenin sonunda müşteriye neyi teslim edeceğinizi ve projenin sınırlarının ne olduğunu bilmeden başlarsanız, başarıya ulaşmanız için küçük bir şans vardır. Çoğu durumda, aslında bu organize olmayan yaklaşımla başarıya ulaşma şansınız yok.

Proje kapsam tanımlamasında iyi bir iş yapmazsanız, proje yürütme sırasında proje kapsam yönetimi neredeyse imkansızdır.

Kapsam tanımının temel amacı, projenizin sınırlarını net bir şekilde tanımlamaktır. Konu proje olduğunda sınırları net bir şekilde tanımlamak yeterli değildir. Müşterinin sözleşmesini de almanız gerekir.

Bu nedenle, projenin tanımlanmış kapsamı genellikle müşteri ile hizmet sağlayıcı arasındaki sözleşmeye dayalı anlaşmalara dahil edilir. SOW veya başka bir deyişle Çalışma Beyanı böyle bir belgedir.

Proje kapsam tanımında, proje kontrolü altındaki alanın ne olacağını net bir şekilde anlamak için kapsam ve kapsam dışı unsurlar iyi tanımlanmıştır. Bu nedenle, daha fazla unsuru ayrıntılı bir şekilde tanımlamalı ve bunları kapsam ve kapsam dışı olarak bölmelisiniz.

Proje Kapsamı Nasıl Tanımlanır

Proje finanse edilmek üzereyken, proje için bir dizi tanımlanmış teslimatlar ve hedefler olmalıdır. Bu seviyede hazırlanmış yüksek kapsamlı bir açıklama olabilir.

Bu üst düzey kapsam ifadesi, SOW gibi ilk belgelerden alınabilir. SOW'ye ek olarak, bu seviyede proje kapsamını daha fazla tanımlamak için başka herhangi bir belge veya bilgiyi kullanmanız gerekir.

Eğer üst düzey bir kapsam beyanı bulmak için yeterli bilgiye sahip olmadığınızı düşünüyorsanız, gerekli bilgileri toplamak için müşteri ile yakın bir şekilde çalışmalısınız.

Proje kapsamını tanımlamak için proje hedefleri kullanılabilir. Nitekim, projedeki her bir proje hedefine hitap eden bir veya daha fazla teslimat olmalıdır. Çıktılara bakarak, proje kapsamını gerçekten ölçebilirsiniz.

Projenin ana çıktılarını öğrendikten sonra, diğer süreçler ve projenin farklı yönleri hakkında sorular sormaya başlayın.

Öncelikle kapsam dışını belirlemek ve net bir şekilde tanımlamak, bir projenin kapsamını anlamanıza da yardımcı olur. Kapsam dışını tanımlamaya devam ettiğinizde, otomatik olarak gerçek proje kapsamı hakkında bir fikir edineceksiniz. Bu yöntemi takip etmek için belli bir seviyeye kadar tanımlı bir kapsamınızın olması gerekir.

Kapsam veya kapsam dışı için bir öğe belirlediğinizde, onu orada ve orada belgelediğinizden emin olun. Daha sonra bu öğeleri tekrar ziyaret edebilir ve bunlar hakkında daha fazla ayrıntıya girebilirsiniz.

Projenin kapsamını başarıyla tanımladıktan sonra, ilgili ve ilgili taraflardan imzayı almanız gerekir. Kapsam için uygun bir onay olmadan, projenin sonraki aşamaları, yani gereksinimlerin toplanması, yürütmede sorunlar yaşayabilir.

Kapsam Sürünme

Kapsam sürünmesi her projede ortak bir şeydir. Bu, proje kapsamının kademeli olarak genişletilmesi anlamına gelir. Çoğu zaman, müşteri proje yürütme sırasında servis sağlayıcıya geri dönebilir ve daha fazla gereksinim ekleyebilir.

Bu tür gereksinimlerin çoğu ilk gereksinimlerde yer almadı. Sonuç olarak, hizmet sağlayıcının artan maliyetlerini karşılamak için değişiklik taleplerinin artırılması gerekmektedir.

İş başa çıkma sürünmesi nedeniyle, teknolojik kapsam da sürünebilir. Proje ekibi, kapsamdaki bazı yeni gereksinimleri ele almak için yeni teknolojilere ihtiyaç duyabilir.

Bu tür durumlarda, hizmet sağlayıcı, müşteri ile yakın çalışmak ve gerekli lojistik ve mali düzenlemeleri yapmak isteyebilir.

Sonuç

Proje kapsam tanımı, proje gereksinimleri söz konusu olduğunda en önemli faktördür. Hizmet sağlayıcıların, müşteri ile başarılı bir şekilde anlaşmaya varmak için projenin kapsamını tanımlaması çok önemlidir.

Buna ek olarak, projenin kapsamı hizmet sağlayıcıya projenin tahmini maliyeti hakkında fikir verir. Bu nedenle, hizmet sağlayıcının kar marjları tamamen proje kapsam tanımının doğruluğuna bağlıdır.