RACI Grafik Aracı
Giriş
RACI, karar vermede kullanılan bir matriste kullanılan dört parametre olan Sorumlu, Sorumlu, Danışılan ve Bilgilendirilmiş anlamına gelir. RACI çizelge aracı, bir organizasyon içinde üstlenilen faaliyetleri kişilerin veya rollerinkiyle özetler.
Bir organizasyonda, kişiler sorumlu oldukları, hesap verebilecekleri, danışıldıkları veya bilgilendirildikleri belirli rollere atanabilir veya atanabilir.
RACI grafik aracı, bir organizasyondaki çalışan rollerini belirleme konusunda harika bir araçtır. Bu araç, şirket içinde rol karmaşası olduğunda başarıyla kullanılabilir. Rol karmaşası, verimsiz çalışma kültürüne yol açabilir.
RACI Grafik Aracındaki Parametreler
RACI grafik aracı, Giriş bölümünde daha önce belirttiğimiz gibi dört parametreyi temsil eder. Bu parametrelerin her birinin anlamları aşağıda verilmiştir:
Responsible: Bu, bir görevi veya işi yapan ve işten sorumlu olan kişidir.
Accountable: Öncelikle görev veya işten sorumlu kişi.
Consulted: Geri bildirim veren kişi, gerektiğinde katkıda bulunur.
Informed: Alınan eylem veya kararı bilmesi gereken sorumlu kişi.
Örnek bir RACI aracı
RACI Grafik Aracının Faydaları
Bu aracın ticari kuruluşlar için iyi bilinen faydaları şunlardır:
Belirli çalışanlara veya departmanlara atanan iş yükünü tanımlama
Süreçlerin göz ardı edilmediğinden emin olmak
Yeni işe alınanların rollerinin ve sorumluluklarının açıklanmasını sağlamak
Hat ve proje sorumlulukları arasında doğru dengeyi bulmak
İşin daha hızlı yapılması için işin gruplar arasında yeniden dağıtılması
Çatışmaları ve tartışmaları çözmeye açık
Kişilerin organizasyon içindeki rollerini ve sorumluluklarını belgelemek
RACI Grafik Aracı Nasıl Kullanılır?
Bir kuruluş içindeki temel işlevleri ve süreçleri tanımlamak, RACI grafik aracını kullanmaya yönelik ilk adımdır. Daha sonra, kuruluşun gerçekleşen faaliyetlerin ana hatlarını çizmesi ve çeşitli faaliyetlerden kaçınması gerekir.
Aşağıda, RACI grafik aracını kullanmak için ayrıntılı adımlar verilmiştir:
Gerçekleşen her faaliyeti açıklayın.
Verilen kararın sonucunu belirtmek için ifadeler oluşturun.
Kişiyi hedeflemek yerine kararlar ve faaliyetler role uygulanmalıdır.
Rolleri ve etkinlikleri temsil eden bir matris oluşturun ve oluşturulan RACI Kodunu girin.
Tüm ilgili veriler toplandıktan ve RACI grafik aracına girildikten sonra, tüm tutarsızlıkların çözülmesi gerekir.
Yönetim Sorunlarını Değiştirme
Bir RACI grafiği aracı oluşturmanın birincil nedeni, kurumsal sorunları çözmektir. Üç ana faktöre bakar:
Rol anlayışı: İnsanların iş rollerine yönelik tutumları veya düşünceleri
Rol beklentisi: Bir kişinin başka bir kişinin iş rolüne ilişkin beklentisi.
Rol davranışı: İnsanların iş işlevlerindeki etkinlikleri.
Bu üç kavram, yönetime, insanların iş rollerine yönelik sahip oldukları yanlış anlamaları belirlemede yardımcı olur.
Rol Karmaşasının Nedenleri
Rol karmaşası RACI grafik aracı kullanılarak çözülebilmesine rağmen, bu tür kafa karışıklığının arkasındaki nedenleri belirlemek her zaman iyi bir fikirdir. Bu, kuruluşun gelecekte meydana gelen bu tür durumlardan kaçınmasına yardımcı olur.
Aşağıda, rol karmaşasının bazı nedenleri verilmiştir:
Uygunsuz iş dengesi
Boşta kalma süresi
Topa pas vermek, sorumsuz olmak
Kararları kimin vereceği konusunda kafası karışmış
Etkisiz iletişim
De-motivation
Gereksiz zaman yaratarak ve buna katılarak boşta kalma süresini doldurmak
Kimsenin tavrı rahatsız olmadığı için umursama
RACI Grafik Aracı Ne Zaman Kullanılır?
RACI grafik aracı aşağıdaki koşullar altında başarıyla kullanılabilir.
Çalışanların iş süreci etrafındaki rol ve sorumlulukları net bir şekilde anlaması için.
Departmanlar arasındaki işlev anlayışını ve departman içindeki sorumlulukları geliştirmek.
Bir proje üzerinde çalışan ekip üyelerinin rollerini ve sorumluluklarını açıkça tanımlamak.
RACI Grafik Aracı Tasarlanırken Atılan Adımlar
RACI grafik aracını tasarlamaya yönelik ilk adım, yönetimin sorunlarla karşılaşan süreci veya işlevi tanımlaması gerektiğidir. Süreç veya özelliğin, gereksinimleri ve hedefleri açısından kapsamlı bir şekilde araştırılması gerekir.
Rollerin veya iş fonksiyonlarının, hangilerinin etkileneceği ve değişiklikleri kimin uygulayacağı açısından tanımlanması gerekir.
Oluşturulacak rollerin sahibi olacaktır. Yönetimin her bireye bir rol ataması gerekir.
Kimin R rolüne sahip olduğunu (sorumlu) belirleyin ve ardından A, C ve I açısından listelenmesi gerekir. RACI çizelge araçları, aynı şeyden iki kişinin sorumlu tutulacağı (R) şekilde çalışmaz.
Süreçte yineleme olmaması için gözden geçirme yapılması gerekir.
Sonuç
RACI grafik aracı, rolleri ve sorumlulukları tanımlamaya yardımcı olan kullanışlı ve etkili bir karar verme aracıdır. Bu, organizasyonel rollerin verimsizliklerini belirlemek için kullanılır.
Bölümler içinde veya bireyler arasında ortaya çıkan işlevsel sorunların çözülmesine yardımcı olur.
RACI grafik aracının temel amacı, rol karışıklıklarını ortadan kaldırmak ve ürünü veya hizmeti müşteriye başarılı bir şekilde sunabilmek ve uzun vadeli kurumsal hedeflere katkıda bulunmaktır.