Proje Başlangıç Toplantısı
Giriş
Bir proje başlangıç toplantısı, bir proje yöneticisinin ekibine enerji vermesi için en iyi fırsattır. Bu toplantı sırasında, proje yönetimi ortak bir hedef duygusu oluşturabilir ve her bireyi anlamaya başlayabilir.
Bir proje başlangıç toplantısı, projenin tüm paydaşlarıyla basit bir toplantı gibi görünse de, başarılı bir proje başlangıç toplantısı uygun planlama gerektirir.
Aşağıdaki adımlar, başarılı bir proje başlangıç toplantısı için önemli hazırlık noktalarından bazılarıdır. Bu adımlar odaklanmanıza, liderlik kurmanıza ve göstermenize ve bireysel üyeleri proje ekibine entegre etmenize yardımcı olur.
Gündem
Güçlü ve net bir gündem, bir proje başlangıç toplantısı için bir zorunluluktur. Gündemin ne olması gerektiğine dair hiçbir fikriniz yoksa, deneyimli astlarınıza sorun veya başkaları tarafından daha önceki başlangıç toplantıları için kullanılan gündemlerin bazılarını öğrenin.
Gündem genellikle projenin amacını, çıktıları ve hedefleri, projenin temel başarı faktörlerini, iletişim planını ve proje planını içerir.
Proje başlangıç toplantısından önce, toplantı gündemini tüm katılımcılara dağıttığınızdan emin olun.
Bu şekilde, tüm katılımcılar yapının ve toplantının sonunda neyi başaracağının farkındadır.
Başlangıç
Toplantı başladığında proje yöneticisi toplantının sorumluluğunu üstlenmelidir. Daha sonra, tüm katılımcılar memnuniyetle karşılanmalı ve bir tur kendini tanıtma yapılmalıdır.
Toplantı gündemini katılımcılarla zaten paylaşmış olsanız da, gündemdeki her bir maddeye kısa bir giriş yaparken onları kısaca gündemden geçirin.
Proje rollerini tanıtmaya daha fazla dikkat edin ve dönem üyelerinin neden ilgili rollere atandığını vurgulayın.
Uzatılmış roller oynayan insanlar varsa, bunu kabul edin. Tüm bunları yaptığınızda ayrıntılara girmeyin. Bu toplantının amacı herkesi aynı platforma taşımaktır.
Proje sunumu
Üslup belirlendikten sonra gündemi planlı bir şekilde sunun. Öncelikle proje varsayımlarından ve proje planını nasıl geliştirdiğinizden bahsedin.
Gerekçenizi planın arkasında sunun ve proje ilerledikçe önerilere açık olduğunuz mesajını iletin. Proje planındaki her bir görevi gözden geçirin ve yeterince detaylandırın.
Proje planının ve programın hala başlangıç aşamasında olduğunu ve tamamlanması için herkesin yardımını beklediğinizi vurgulayın.
Proje programındaki potansiyel darboğazları veya zorlu görevleri tanımlayın ve kabul edin.
Beklentileri Belirlemek
Projenin ilerleyişi hakkında konuşmak için düzenli toplantılar yapmak için uygun bir zaman belirleyin. Düzenli toplantılara herkesin katılımının gerekliliğini vurgulayın.
Takım çalışması, konulması gereken en önemli beklentilerden biridir. Proje başlangıcından hemen sonra ekip çalışması hakkında daha fazla ayrıntıya girmeniz ve bazı ekip çalışması etkinlikleri planlamanız gerekir.
Projenin zamana duyarlı doğasından ve proje süresince izinlerin nasıl verildiğinden bahsedin.
Proje uzun saatler çalışmayı gerektiriyorsa, onlara önceden haber vermek ve iş-yaşam dengesini korumalarına nasıl yardımcı olabileceğinizi göstermek iyi bir stratejidir.
Toplantı sırasında ekip üyelerini belirli görevleri yerine getirmeleri için yetkilendirin ve onları sorumlu kılın.
İletişim planı
İletişim, bir projenin ana yönlerinden biridir. Bu nedenle, proje başlangıç toplantısı proje için iletişim planı üzerinde daha fazla vurgu yapmalıdır.
Bu genellikle toplantıları ve sorun iletme yollarını içerir. Proje yaşam döngüsü boyunca gerçekleşen toplantılardan bazıları şunlardır:
Haftalık durum toplantısı
Proje planı güncellemeleri
Görev ve etkinlik planlama oturumları
Yönetim güncellemeleri
Ayrıca e-posta iletişimleri, forumlar vb. Diğer iletişim kanallarını da vurgulayabilirsiniz.
Geribildirim ve Kapanış
Başlangıç toplantısının sonunda, ekip üyelerinin kendilerini özgürce ifade etmelerine olanak tanıyan bir Soru-Cevap oturumu açın.
Tüm ekip üyelerini kolaylaştırmak için zaman yeterli değilse, sorularını ve geri bildirimlerini e-posta yoluyla göndermelerini isteyin. Bu e-postalara bir kez baktıktan sonra, bunları ele almak için başka bir tartışma düzenleyebilirsiniz.
Kötü bir örnek olabileceğinden, planlanmış bir toplantıyı asla çok fazla sürüklemeyin. Herkes ayrılmadan önce toplantıyı özetleyin ve işlem öğelerini ve sonraki adımları belirtin.
Sonuç
Sonuç olarak, proje başlangıç toplantılarının düzenlenmesi konusunda vurgulanması gereken dört ana alan vardır.
Başlangıç toplantısı için hazırlıklı olun. Organize etme ve liderlik etme yeteneğinizi gösterin.
Ekip üyelerinizi güçlendirin. Onlara sorumluluklar verin.
Ekip çalışmasını geliştirin ve besleyin.
Liderlik niteliklerinizi gösterin.