Proje Portföy Yönetimi
Giriş
Bir kuruluş tarafından yürütülen birçok proje olduğunda, kuruluşun proje portföyünü yönetmesi hayati önem taşır. Bu, organizasyonun projeleri kategorize etmesine ve projeleri organizasyonel hedefleriyle uyumlu hale getirmesine yardımcı olur.
Proje Portföy Yönetimi (PPM), kuruluşun bilgi edinmesine ve projeleri bir dizi kritere göre düzenlemesine yardımcı olmayı amaçlayan yöntemlerin yardımıyla bir yönetim sürecidir.
Proje Portföy Yönetiminin Amaçları
Mali portföy yönetiminde olduğu gibi, proje portföy yönetiminin de kendi hedefleri vardır. Bu hedefler, tutarlı takım oyuncuları aracılığıyla beklenen sonuçları elde etmek için tasarlanmıştır.
Hedefler söz konusu olduğunda, aşağıdaki faktörlerin ana hatlarıyla belirtilmesi gerekir.
Proje adı, tahmini zaman aralığı, maliyet ve iş hedefleri gibi hayati bilgileri içeren açıklayıcı bir belge oluşturma ihtiyacı.
Projenin hedefine ulaştığından ve yolunda kaldığından emin olmak için projenin düzenli olarak değerlendirilmesi gerekir.
Projenin hedeflerine ulaşmak için çalışacak takım oyuncularının seçimi.
Proje Portföy Yönetiminin Faydaları
Proje portföy yönetimi, projelerin bir dizi hedefe sahip olmasını sağlar ve takip edildiğinde beklenen sonuçları getirir. Ayrıca, PPM, organizasyonda proje yürütme açısından esnek bir yapı oluşturacak değişiklikleri ortaya çıkarmak için kullanılabilir. Bu şekilde, değişiklik organizasyon için bir tehdit oluşturmayacaktır.
Etkin proje portföy yönetimi ile aşağıdaki faydalar elde edilebilir:
Değişime daha iyi uyum.
Sürekli inceleme ve yakından izleme, daha yüksek bir getiri sağlar.
Yönetimin proje portföy yönetimi ile ilgili bakış açıları, 'daha yüksek getiri için bir girişim' olarak görülüyor. Bu nedenle, bu çalışmak için zararlı bir faktör olarak görülmeyecektir.
Bağımlılıkların tanımlanması daha kolaydır. Bu, bazı verimsizlikleri ortadan kaldıracaktır.
Diğer rakiplere göre avantaj (rekabet avantajı).
Projenin kendisine odaklanmak yerine hedeflere ulaşılmasına yardımcı olacak stratejilere odaklanmaya yardımcı olur.
BT'nin sorumlulukları, birkaç kişiye dağılmak yerine işin bir kısmına odaklanmıştır.
Hem BT hem de iş projelerinin karışımı, organizasyonel hedeflere ulaşmada katkıda bulunanlar olarak görülmektedir.
Proje Portföy Yönetim Araçları
Proje portföy yönetimi için kullanılabilecek birçok araç vardır. Bu araçların temel özellikleri şunlardır:
Projelerin sistematik bir değerlendirme yöntemi.
Kaynakların planlanması gerekiyor.
Maliyetler ve faydalar takip edilmelidir.
Maliyet-fayda analizi yapmak.
Zaman zaman ilerleme raporları.
Bilgiye gerektiği zaman ve gerektiği zaman erişim.
Gerekli bilgileri alacak iletişim mekanizması.
PPM'yi Ölçmek İçin Kullanılan Teknikler
Zaman zaman PPM sürecini ölçmek veya desteklemek için kullanılan çeşitli teknikler vardır. Bununla birlikte, yaygın olarak kullanılan üç tür teknik vardır:
Sezgisel model.
Puanlama tekniği.
Görsel veya Haritalama teknikleri.
Bu tür tekniklerin kullanımı proje ve organizasyonel hedefler, kaynak becerileri ve proje yönetimi altyapısı dikkate alınarak yapılmalıdır.
Proje Yöneticileri Neden PPM'ye Odaklanmalı?
PPM, bir projenin başarılı olması ve gerçekleşmesi durumunda herhangi bir geri gecikmenin belirlenmesi için çok önemlidir. Proje Yöneticileri genellikle planlama eksikliğinden kaynaklanan zor bir durumla karşı karşıya kalır ve bazen bu bir projenin geri çekilmesine neden olabilir.
Bir organizasyonun üstlendiği projeler için yeterli kullanılabilir kaynak bulunduğundan emin olmak proje yöneticilerinin birincil sorumluluğudur. Uygun kaynaklar, projenin belirlenen zaman çizelgesi içinde tamamlanmasını ve kaliteden ödün vermeden teslim edilmesini sağlayacaktır.
Proje yöneticileri ayrıca bir kuruluşa en yüksek önceliği ve değeri verilen projeler üzerinde çalışmak isteyebilirler. Bu, proje yöneticilerinin üstlendikleri kaliteli projeleri teslim etmelerini ve almalarını sağlayacaktır. PPM, proje yönetiminin bu hedeflerinin karşılanmasını sağlar.
Beş Soru Modeli
Proje portföy yönetiminin beş soruluk modeli, proje yöneticisinin başlangıçtan önce ve projenin yürütülmesi sırasında beş temel soruyu yanıtlaması gerektiğini göstermektedir.
Bu soruların cevapları projenin uygulanmasındaki başarıyı belirleyecektir.
Sonuç
Proje portföy yönetimi, bir projeyi üstlenirken ortaya çıkan verimsizlikleri azaltmayı ve mevcut bilgi veya sistem eksikliği nedeniyle ortaya çıkabilecek olası riskleri ortadan kaldırmayı amaçlamaktadır.
Kuruluşun, kaynaklarını maksimumda kullanırken projeleri karşılamak için proje çalışmalarını uyumlu hale getirmesine yardımcı olur.
Bu nedenle, ilgili projeleri yürütürken organizasyonel hedeflere katkıda bulunmak için organizasyonun tüm proje yöneticilerinin organizasyonel proje portföy yönetimi konusunda bir farkındalığa sahip olması gerekir.