İletişim Yönetimi
Giriş
Genellikle iyi iletişim yönetiminin önemini vurgulayan organizasyonlarla karşılaşırsınız. Bir kuruluşun düzgün bir iletişim yönetimine sahip olması deneyseldir.
Bu başarıldığında, organizasyon genel iş hedeflerine ulaşmaya bir adım daha yaklaşır. İletişim yönetimi, iletişim kanallarını ve içeriğini uygulayan ve izleyen sistematik bir planı ifade eder.
İyi bir yönetici olmak için, çalışanlarla iletişim söz konusu olduğunda bir acil durum yaklaşımı olmalıdır.
Etkili bir iletişim yönetimi, bir kuruluşun üstlendiği birçok proje ve kuruluşun herhangi bir bölümü için bir yaşam çizgisi olarak kabul edilir.
İletişim Yönetiminin Beş W'si
İletişimdeki beş W çok önemlidir ve bir projenin veya organizasyonel işlevin etkili bir iletişim yönetimi aracılığıyla başarılı olması için ele alınması gerekir.
Aşağıda, iletişim yönetiminin beş W'si yer almaktadır:
Proje için hangi bilgiler gereklidir?
Kim bilgiye ihtiyaç duyar ve ne tür bilgilere ihtiyaç vardır?
Bilgi için gerekli süre nedir?
Ne tür veya formatta bilgi gereklidir?
Harmanlanan bilgilerin iletilmesinden sorumlu olacak kişi / kişiler kimlerdir?
İletişim yönetimindeki beş W sadece kılavuzdur. Bu nedenle, maliyet ve bilgiye erişim gibi diğer hususları hesaba katmanız gerekir.
İletişim Süreci
İletişim yönetiminin temel amacı, iki kişi veya bir grup arasında sorunsuz bilgi akışını sağlamaktır.
İletişim sürecini bir şema kullanarak inceleyelim.
İletişim süreci üç ana bölümden oluşur; gönderici, alıcıya bir kanal aracılığıyla bir mesaj iletir. Yukarıdaki diyagrama göre, gönderen önce bir fikir geliştirir ve bu daha sonra bir mesaj olarak işlenebilir.
Bu mesaj alıcıya iletilir. Alıcının anlamını anlamak için mesajı yorumlaması gerekir.
Yorum söz konusu olduğunda, anlamın türetilmesi için mesajın bağlamı kullanılmalıdır. Ayrıca, bu iletişim süreci modeli için kodlama ve kod çözme de kullanacaksınız.
Kodlama, bir mesaj geliştirmeyi, kod çözme ise mesajı yorumlamayı veya anlamayı ifade eder. Gönderen ve alıcının içerdiği geri bildirim faktörünü de fark edeceksiniz.
Herhangi bir iletişim sürecinin başarılı olması için geri bildirim çok önemlidir. Geri bildirim, acil yöneticilerin veya amirlerin, astların sağlanan bilgileri ne kadar iyi anladığını analiz etmelerine ve işin performansını bilmelerine olanak tanır.
İletişim Yöntemleri
İletişim sürecini tek başına anlamak, yöneticiler veya bir kuruluş için başarıyı garanti etmez. Yöneticilerin iletişim sürecinde kullanılan yöntemlerin farkında olması gerekir.
Tüm dünyada yöneticiler ve kuruluşlar tarafından yaygın olarak kullanılan standart iletişim yöntemleri, yazılı veya sözlü yöntemlerdir.
Bu iki mekanizmanın dışında, sözlü olmayan iletişim, organizasyon içindeki iletişimi değerlendirmek için kullanılan bir diğer önemli yöntemdir.
Sözlü olmayan iletişim, vücut dilinin bir iletişim yöntemi olarak kullanılmasını ifade eder. Bu yöntem, jestleri, eylemleri, fiziksel görünümü ve ayrıca yüz görünümü ve tutumu içerecektir.
Bu yöntemlerin çoğu kuruluşun daha büyük bir bölümünde hala kullanılıyor olsa da, e-posta ve diğer elektronik ortamların bir iletişim yöntemi olarak kullanılması yüz yüze iletişim ihtiyacını azaltmıştır.
Bu bazen, ilgili her iki tarafın da birbirine güvenmediği veya rahat hissetmediği durumlara yol açar ve ayrıca mesajlar kolayca yanlış yorumlanabilir.
Sözlü İletişim Becerileri
Sözlü iletişimin büyük bir kısmı doğrudan iletişim yönetimiyle ilgilidir. Örneğin, bir yönetici bir satış ekibiyle konuşmazsa veya bunu netleştirmezse, bu, hedeflerde ve başarılarda farklılıklara yol açabilir.
Sözlü iletişimin iki yönü vardır, aktif dinleme ve yapıcı geribildirim.
Aktif dinleme
Mesajı alan kişinin bilgileri dikkate aldığı, yorumladığı ve hatırladığı yerdir.
Farkında olacağınız gibi, dinlemek, dikkatinizi vermenize yardımcı olur ve takip etme, aktif dinlemeyi gösteren bazı noktalardır.
İlgili tarafla göz teması kurmak
Net değilse soruları netleştirdiğinizden emin olmak
Dikkat dağıtıcı veya rahatsız edici jestleri kullanmaktan kaçınma
Yapıcı Geribildirim
Bu, yöneticilerin çoğu zaman başarısız olduğu yerdir. Geri bildirimin yapıcı olması gerekir ve bu durumda çalışanların salt eleştiri yerine performanslarını şekillendirmelerine yardımcı olur.
Sonuç
İletişim yönetimi, büyüklüğü ne olursa olsun her kuruluş için hayati önem taşır. Olumlu ve dostça bir ortam yaratmanın yanı sıra şirketin genel hedeflerine ulaşılmasına katkıda bulunur.
Organizasyon içinde etkili bir iletişim süreci, kâr artışına, yüksek çalışan memnuniyetine ve marka bilinirliğine yol açacaktır.