Proje Şartı
Giriş
Proje Şartı, bir projedeki hedeflerin beyanını ifade eder. Bu açıklama aynı zamanda ayrıntılı proje hedeflerini, rollerini ve sorumluluklarını belirler, ana paydaşları ve bir proje yöneticisinin yetki düzeyini belirler.
Kuruluşun bilgi yönetim sisteminde önemli bir materyal olmasının yanı sıra gelecekteki projeler için bir kılavuz görevi görür.
Proje tüzüğü, yeni teklif talebinden veya teklif talebinden oluşan kısa bir belgedir. Bu belge, Politika Diyaloğu Girişimi (IPD) ve Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM) için gerekli olan proje yönetimi sürecinin bir parçasıdır.
Proje Şartının Rolü
Bir Proje Tüzüğünün rolleri şunlardır:
Projeyi üstlenme nedenlerini belgeler.
Projenin karşılaştığı hedefleri ve kısıtlamaları ana hatlarıyla belirtir.
Elindeki soruna çözüm sağlar.
Projenin ana paydaşlarını belirler.
Proje Şartının Faydaları
Proje Şartı'nın bir proje için öne çıkan faydaları şunlardır:
İyileştirir ve iyi müşteri ilişkilerinin yolunu açar.
Proje Şartı aynı zamanda proje yönetimi süreçlerini iyileştiren bir araç olarak da çalışır.
Bölgesel ve genel merkez iletişimi de büyük ölçüde geliştirilebilir.
Proje tüzüğüne sahip olunması ile proje sponsorluğu da kazanılabilir.
Proje Sözleşmesi, üst düzey yönetim rollerini tanır.
Sektörün en iyi uygulamalarına ulaşmayı amaçlayan ilerlemeye izin verir.
Proje Tüzüğündeki Unsurlar
Proje tüzüğü, bir sorunu veya fırsatı çözmeyi amaçlayan bir proje planlama aracı olduğundan, aşağıdaki unsurlar iyi bir kiralama projesi için gereklidir.
Etkili bir kiralama projesi için, aşağıdaki temel unsurları ele alması gerekir:
Projenin kimliği.
Zaman: proje için başlangıç tarihi ve son tarih.
Projeye dahil olan kişiler.
Ana hatlarıyla hedefler ve belirlenen hedefler.
Bir proje sözleşmesinin yürütülmesinin nedeni, genellikle 'iş vakası' olarak anılır.
Bir problemin veya fırsatın ayrıntılı açıklaması.
Projeden beklenen geri dönüş.
Performans açısından beklenebilecek sonuçlar.
Hedeflere ulaşılması için beklenen tarih.
Katılan katılımcıların açıkça tanımlanmış rolleri ve sorumlulukları.
Hedeflere ulaşmak için ihtiyaç duyulacak kaynakların gerekliliği.
Projeyle ilgili engeller ve riskler.
Bilgili ve etkili iletişim planı.
Yukarıdaki tüm unsurların dışında, daha fazla detaylandırılması gereken en önemli ve temel unsurlar vardır.
İş durumu
Bu, bir proje tüzüğünün yer alması ihtiyacını ana hatlarıyla belirtir. Bir iş vakası, bir proje sözleşmesinin uygulanmasından elde edilen faydaları ortaya koymalıdır. Faydaların sadece gelir, maliyet azaltma vb. Finansman açısından değil, aynı zamanda müşterinin aldığı fayda da olması gerekir.
İyi bir iş vakasının özellikleri şunlardır:
Projeyi üstlenme nedenleri.
Projeyi şimdi üstlenmenin sağladığı faydalar.
Projeyi yapmamanın sonuçları.
İş hedeflerine uygun olduğu sonucuna varacak faktörler.
Proje kapsamı
İsminden de anlaşılacağı gibi, projeyi üstlenirlerse projenin işletmeye vereceği kapsamı ifade eder.
Bir proje yapmadan önce aşağıdaki endişelerin ele alınması gerekir:
Kapsam dahilinde ve kapsam dışında göz önünde bulundurulmalıdır.
Her ekibin odaklanacağı süreç.
Bir sürecin başlangıç ve bitiş noktaları.
Kaynakların mevcudiyeti.
Takımın çalışacağı kısıtlamalar.
Zaman sınırlamaları.
Proje üstlenilecekse normal iş yükü üzerindeki etki.
İyi Bir İletişim Planına Duyulan İhtiyaç
Konu bir proje planlamaya geldiğinde, iyi bir iletişim planına duyulan ihtiyaç en üst düzeyde ihtiyaçtır. Proje yöneticilerinin, bir Proje Tüzüğünün genel hedeflerini karşılamaya yardımcı olacak iyi bir iletişim planı oluşturmak için çalışması gerekir.
Bir iletişim planı oluştururken, proje yöneticisinin aşağıdakileri dikkate alması gerekir:
Who - projeye katılan her bireyin sorumluluğu.
What - iletişim planının nedeni ve nedeni.
Where - alıcının bilgileri bulabileceği konum.
When - iletişim planının süresi ve sıklığı.
How - iletişimi kolaylaştırmak için kullanılan mekanizma.
Whom - İletişimin alıcıları.
Sonuç
Proje tüzüğü sadece projeleri planlamak için kullanılan bir araç değil, aynı zamanda referans görevi gören bir iletişim mekanizmasıdır. Etkili bir iletişim planına sahip iyi planlanmış bir proje, üstlenilen proje için kesinlikle başarı getirecektir.
Bu nedenle, Proje Beyannamesi bir projede sıkça atıfta bulunulan belgelerden biri olmalıdır ve tüm proje ekibinin Proje Şartı'nın içeriğinden haberdar olması gerekir. Bu, başarılı bir proje için kilit unsurdur.