Kaynak Seviyelendirme

Giriş

Kaynak seviyelendirme, proje yönetiminde kaynak tahsisini gözden kaçıran ve aşırı tahsisden kaynaklanan olası çatışmaları çözen bir tekniktir. Proje yöneticileri bir projeyi üstlendiklerinde, kaynaklarını buna göre planlamaları gerekir.

Bu, çatışmalarla yüzleşmek zorunda kalmadan ve zamanında teslimat yapamadan kuruluşa fayda sağlayacaktır. Kaynak seviyelendirme, organizasyondaki kaynak yönetiminin temel unsurlarından biri olarak kabul edilir.

Bir kuruluş, kaynaklar uygun şekilde tahsis edilmezse sorunlarla karşılaşmaya başlar, yani bazı kaynaklar fazla tahsis edilirken diğerleri yetersiz tahsis edilir. Her ikisi de kuruluş için finansal bir risk oluşturacaktır.

Kaynak Seviyelendirmenin İki Temel Unsuru

Kaynak seviyelendirmenin temel amacı, kaynağı verimli bir şekilde tahsis etmek olduğundan, projenin verilen süre içinde tamamlanabilmesi için. Dolayısıyla, kaynak seviyelendirme iki ana alana ayrılabilir; mevcut tüm kaynaklar kullanılarak tamamlanabilen projeler ve sınırlı kaynaklarla tamamlanabilen projeler.

Sınırlı kaynakları kullanan projeler, gerekli kaynaklar mevcut olana kadar belirli bir süre uzatılabilir. Bir kuruluşun üstlendiği proje sayısı mevcut kaynakları aşarsa, projeyi daha sonraki bir tarihe ertelemek daha akıllıca olacaktır.

Kaynak seviyelendirmesinin yapısı

Birçok kuruluşun yapılandırılmış bir kaynak seviyelendirme hiyerarşisi vardır. İş temelli bir yapı aşağıdaki gibidir:

Stage
Phase
Task/Deliverable

Yukarıda belirtilen tüm katmanlar, projenin kapsamını belirleyecek ve ekip genelinde görevleri organize etmenin yollarını bulacaktır. Bu, proje ekibinin görevleri tamamlamasını kolaylaştıracaktır.

Ek olarak, yukarıdaki üç parametreye bağlı olarak, gerekli kaynakların seviyesi (kıdem, deneyim, beceriler vb.) Farklı olabilir. Bu nedenle, bir proje için kaynak gereksinimi her zaman yukarıdaki yapıya karşılık gelen bir değişkendir.

Bağımlılıkları Kurmak

Bir proje yöneticisinin bağımlılıklar kurmasının ana nedeni, görevlerin düzgün bir şekilde yürütülmesini sağlamaktır. Yanlış bağımlılıklardan doğru bağımlılıkları tanımlayarak, projenin belirlenen zaman çerçevesinde tamamlanmasına izin verir.

İşte bir proje yöneticisinin proje yürütme döngüsü sırasında karşılaşacağı bazı kısıtlamalar. Bir proje yöneticisinin karşılaşacağı kısıtlamalar üç kategoriye ayrılabilir.

Mandatory - Bu kısıtlamalar, deneyler gibi fiziksel kısıtlamalar nedeniyle ortaya çıkar.
Discretionary - Bunlar, takımlar tarafından alınan tercihlere veya kararlara dayalı kısıtlamalardır.
External - Genellikle üçüncü bir tarafın dahil olduğu ihtiyaçlara veya isteklere dayanır.

Kaynak Tahsis Süreci

Kaynak seviyelendirmesinin gerçekleşmesi için kaynaklar, yürütülmesi gereken görevlerle (teslim edilebilirler) delege edilir. Bir projenin başlangıç aşamasında idealist olarak roller kaynaklara (insan kaynakları) atanır ve bu noktada kaynaklar tanımlanmaz.

Daha sonra bu roller, uzmanlık gerektiren belirli görevlere atanır.

Kaynakların Düzleştirilmesi

Kaynak seviyelendirme, bir kuruluşun mevcut kaynakları maksimum düzeyde kullanmasına yardımcı olur. Kaynak seviyelendirmesinin arkasındaki fikir, kaynak israfını azaltmak, yani aşırı kaynak tahsisini durdurmaktır.

Proje yöneticisi, bir kaynak tarafından kullanılmayan zamanı belirleyecek ve onu önlemek veya ondan bir avantaj sağlamak için önlemler alacaktır.

Kaynak çatışmalarında, kuruluşun maruz kaldığı çok sayıda dezavantaj vardır, örneğin:

Tamamlanan belirli görevlerde gecikme
Farklı bir kaynak atamada zorluk
Görev bağımlılıkları değiştirilemiyor
Belirli görevleri kaldırmak için
Daha fazla görev eklemek için
Projelerin genel gecikmeleri ve bütçe aşımları

Kaynak seviyelendirme Teknikleri

Kritik yol, kaynak seviyelendirme söz konusu olduğunda proje yöneticileri tarafından kullanılan yaygın bir teknik türüdür. Kritik yol, projeyi tamamlamak için ağ diyagramındaki hem en uzun hem de en kısa zaman süresi yollarını temsil eder.

Bununla birlikte, yaygın olarak kullanılan kritik yol konseptinin yanı sıra, proje yöneticileri işler kontrolden çıkarsa hızlı izleme ve çökmeyi kullanır.

Fast tracking -Bu, kritik yol görevlerini gerçekleştirir. Bu zaman kazandırır. Bu tekniğin öne çıkan özelliği, işin şu an için tamamlanmasına rağmen yeniden çalışma olasılığının daha yüksek olmasıdır.
Crashing - Bu, iş gücü, ekipman vb. Gibi ek maliyetlerle ilişkili olarak işleri daha hızlı yapmak için mevcut kaynaklara ek olarak kaynakların atanması anlamına gelir

Sonuç

Kaynak seviyelendirme, eldeki kaynakları kullanarak projeleri üstlenirken verimliliği artırmayı amaçlamaktadır. Uygun kaynak seviyelendirme, ağır harcamalara neden olmaz.

Proje yöneticisinin, proje teslimatlarının son dakika gecikmelerinden kaçınmak için çeşitli faktörleri hesaba katması ve kritik olmayan bağımlılıklar için kritik olanları tanımlaması gerekir.