Proje Risk Yönetimi
Giriş
Bir iş organizasyonunda projeleri üstlenirken risk kaçınılmazdır. Ancak, proje yöneticisinin risklerin asgari düzeyde tutulmasını sağlaması gerekir. Riskler temel olarak iki türe ayrılabilir: olumsuz etki riski ve olumlu etki riski.
Olumlu etki riskleri de olduğu için proje yöneticileri her zaman olumsuz etki riskleriyle karşı karşıya kalmaz. Risk belirlendikten sonra, proje yöneticilerinin riske karşı koymak için bir azaltma planı veya başka bir çözüm bulması gerekir.
Proje Risk Yönetimi
Yöneticiler, stratejilerini bir organizasyonda geçerli olan dört risk yönetimi adımına göre planlayabilirler. Bir organizasyonda riskleri etkin bir şekilde yönetmenin adımları şunlardır:
Risk tanımlaması
Risk Ölçümü
Risk tepkisi
Risk İzleme ve Kontrol
Proje risk yönetimindeki her bir adımı inceleyelim:
Risk tanımlaması
Yöneticiler, projeleri üstlenirken ortaya çıkan risklerin belirlenmesi ve isimlendirilmesi söz konusu olduğunda birçok zorlukla karşılaşmaktadır. Bu riskler, yapılandırılmış veya yapılandırılmamış beyin fırtınası veya stratejiler yoluyla çözülebilir. Projeyle ilgili risklerin yalnızca proje yöneticisi ve projenin diğer paydaşları tarafından ele alınabileceğini anlamak önemlidir.
Operasyonel veya ticari riskler gibi riskler, ilgili ekipler tarafından ele alınacaktır. Genellikle bir projeyi etkileyen riskler tedarikçi riski, kaynak riski ve bütçe riskidir. Tedarikçi riski, tedarikçinin gerekli kaynakları sağlamak için zaman çizelgesini karşılamaması durumunda ortaya çıkabilecek riskleri ifade eder.
Kaynak riski, projede kullanılan insan kaynağı yeterli olmadığında veya yeterince yetenekli olmadığında ortaya çıkar. Bütçe riski, maliyetlerin bütçelenenden fazla olması durumunda ortaya çıkabilecek riskleri ifade eder.
Risk Ölçümü
Miktar bazında riskler değerlendirilebilir. Proje yöneticilerinin, bir matris yardımıyla ortaya çıkan olası risk olasılıklarını analiz etmeleri gerekir.
Matrisi kullanarak proje yöneticisi riski Düşük, Orta, Yüksek ve Kritik olarak dört kategoriye ayırabilir. Meydana gelme olasılığı ve proje üzerindeki etki, riski matris kategorilerine yerleştirmek için kullanılan iki parametredir. Örnek olarak, bir risk oluşumu düşükse (olasılık = 2) ve en yüksek etkiye sahipse (etki = 4), risk 'Yüksek' olarak kategorize edilebilir.
Risk tepkisi
Risk yönetimi söz konusu olduğunda, riski en aza indirecek stratejileri seçmek proje yöneticisine bağlıdır. Proje yöneticileri, aşağıda ana hatları verilen dört risk yanıt stratejisi arasından seçim yapabilir.
Risklerden kaçınılabilir
Riski devret
Risklerin etkisini azaltmak için düzeltici önlemler alın
Riski kabul edin
Risk İzleme ve Kontrol
Herhangi bir değişikliğin yapılıp yapılmadığını kontrol etmek için riskler sürekli olarak izlenebilir. Sürekli izleme ve değerlendirme mekanizmaları aracılığıyla yeni riskler belirlenebilir.
Risk Yönetimi Süreci
Risk yönetimi süreci söz konusu olduğunda dikkat edilmesi gereken noktalar şunlardır:
Planlama sürecine dahil olan her kişinin projeyle ilgili riskleri belirlemesi ve anlaması gerekir.
Ekip üyeleri risk listelerini verdikten sonra, tekrarları kaldırmak için riskler tek bir listede birleştirilmelidir.
Bir matris yardımıyla ilgili risklerin olasılığını ve etkisini değerlendirmek.
Ekibi, her grubun proje risklerine yol açan tetikleyicileri belirleyeceği alt gruplara ayırın.
Ekiplerin, ilgili veya tanımlanan riskleri stratejik olarak ortadan kaldırmak için bir acil durum planı oluşturması gerekir.
Risk yönetimi sürecini planlayın. Projeye dahil olan her kişiye, herhangi bir tetikleyiciyi aradığı ve ardından bunun için uygun bir çözüm bulduğu bir risk atanır.
Risk Kaydı
Genellikle proje yöneticileri, ilgili riskleri ve yürürlükteki stratejileri özetleyen bir belge derler. Bu belge, büyük miktarda bilgi sağladığı için çok önemlidir.
Risk kaydı genellikle okuyucuya kuruluş tarafından ele alınan risk türleri ve alınan önlemlerin seyri konusunda yardımcı olacak diyagramlardan oluşur. Risk kaydı proje ekibinin tüm üyeleri için serbestçe erişilebilir olmalıdır.
Proje Riski; Bir Fırsat mı, Tehdit mi?
Yukarıda belirtildiği gibi, riskler iki tarafı içerir. Ya olumsuz bir unsur ya da olumlu bir unsur olarak görülebilir. Negatif riskler, bir proje için durumları tehlikeye atabilecek zararlı faktörler olabilir.
Bu nedenle, bunlar belirlendikten sonra engellenmelidir. Öte yandan, olumlu riskler hem müşteriden hem de yönetimden onaylar getirebilir. Tüm risklerin proje yöneticisi tarafından ele alınması gerekir.
Sonuç
Bir kuruluş, riskleri tamamen ortadan kaldıramaz veya ortadan kaldıramaz. Her proje sözleşmesinin ele alınması gereken kendi riskleri olacaktır. Bir projeyi üstlenirken belirli bir derecede risk söz konusu olacaktır.
Risk yönetimi sürecinden hiçbir noktada taviz verilmemelidir, eğer göz ardı edilirse zararlı etkilere yol açabilir. Kuruluşun tüm yönetim ekibi, proje risk yönetimi metodolojileri ve tekniklerinden haberdar olmalıdır.
Risklerden kaynaklanan zararı en aza indirmenin en iyi yolu gelişmiş eğitim ve sık risk değerlendirmeleri yapmaktır.