İletişim kanalları
Giriş
Bir organizasyonda bilgi ileri, geri ve yanlara doğru akar. Bu bilgi akışına iletişim adı verilir. İletişim kanalları, bu bilginin organizasyon içinde ve diğer organizasyonlarla akış şeklini ifade eder.
İletişim olarak bilinen bu web'de, yönetici bir bağlantı haline gelir. Yöneticinin iletişim ağındaki konumuna bağlı olarak kararlar ve yönlendirmeler yukarı veya aşağı veya yanlara doğru akar.
Örneğin, alt düzey yöneticiden gelen raporlar yukarı doğru akacaktır. İyi bir yönetici çalışanlarına etkili bir şekilde ilham vermeli, yönlendirmeli ve organize etmelidir ve tüm bunlar için sahip olduğu araçlar sözlü ve yazılıdır.
Bilgi akışı ve bir yöneticinin çalışanlarını idare etmesi için, etkili bir iletişim kanalının olması önemlidir.
Bir İletişim Kanalının Çalışması
Yüz yüze görüşmeler veya departmanlar arası bir not gibi bir iletişim modemi aracılığıyla bilgi bir yöneticiden bir asta veya tam tersi şekilde iletilir.
İletişim sürecinin önemli bir unsuru, yönetim ve çalışanlar arasındaki geri bildirim mekanizmasıdır.
Bu mekanizmada çalışanlar, yöneticilerine elindeki görevi anladıklarını bildirirken, yöneticiler çalışanlara çalışanın işi hakkında yorum ve talimatlar sağlar.
İletişim Kanalının Önemi
İletişim kanalındaki bir arıza, verimsiz bir bilgi akışına yol açar. Çalışanlar, şirketin kendilerinden ne beklediğinin farkında değildir. Şirkette neler olup bittiğinden habersizler.
Bu, onların nedenlerden ve şirketteki herhangi bir değişiklikten şüphelenmelerine neden olacaktır. Ayrıca etkili iletişim olmadan çalışanlar şirket odaklı olmaktan çok departman odaklı hale gelir ve bu onların işyerinde karar vermelerini ve üretkenliklerini etkiler.
Sonuç olarak, bu genel kurumsal hedeflere de zarar verir. Bu nedenle, bir organizasyonun etkin bir şekilde çalışabilmesi için, iyi bir yöneticinin çalışanlarına kendilerinden ne beklendiğini iletebilmesi, şirket politikaları ve gelecekteki değişikliklerden tamamen haberdar olduklarından emin olmaları gerekir.
Bu nedenle, organizasyonun sorunsuz çalışmasını sağlamak için çalışan verimliliğini optimize etmek için yöneticiler tarafından etkili bir iletişim kanalı uygulanmalıdır.
İletişim Kanallarının Türleri
Bir yöneticinin kullanabileceği iletişim kanallarının sayısı son 20 küsur yılda artmıştır. Video konferans, mobil teknoloji, elektronik ilan tahtaları ve faks makineleri yeni olanaklardan bazılarıdır.
Kuruluşlar büyüdükçe, yöneticiler mesajlarını iletmek için tek başına yüz yüze iletişime güvenemezler.
Yöneticilerin bugün karşı karşıya olduğu bir zorluk, etkili bir iletişim gerçekleştirmek için ne tür bir iletişim kanalı seçmeleri gerektiğini belirlemektir.
Bir yöneticinin görevini kolaylaştırmak için, iletişim kanalları türleri üç ana grupta toplanır: resmi, gayri resmi ve resmi olmayan.
Resmi İletişim Kanalları
Resmi bir iletişim kanalı, bir kuruluşun hedefleri, politikaları ve prosedürleri gibi bilgileri iletir. Bu tür iletişim kanalındaki mesajlar bir komut zincirini takip eder. Bu, bilginin bir yöneticiden astlarına aktığı ve sırayla bilgileri bir sonraki kadro kademesine ilettikleri anlamına gelir.
Resmi bir iletişim kanalı örneği, çalışanların yanı sıra müşterilere bir şirketin hedefleri ve vizyonu hakkında net bir fikir veren bir şirketin haber bültenidir. Ayrıca emir komuta zincirinde muhtıra, raporlar, talimatlar ve planlanmış toplantılara ilişkin bilgi aktarımını da içerir.
Bir iş planı, müşteri memnuniyeti anketi, yıllık raporlar, işveren kılavuzu, gözden geçirme toplantılarının tümü resmi iletişim kanallarıdır.
Gayri Resmi İletişim Kanalları
Resmi bir çalışma ortamında, her zaman gayri resmi bir iletişim ağı vardır. Katı hiyerarşik iletişim ağı kendi başına verimli bir şekilde çalışamaz ve bu nedenle bu ağın dışında bir iletişim kanalı vardır. Bu tür bir iletişim kanalı komuta zincirini bozabilirken, iyi bir yöneticinin resmi ve gayri resmi iletişim kanalı arasındaki ince dengeyi bulması gerekir.
Gayri resmi iletişim kanalına bir örnek, kuruluşun kafeteryasında / kantininde öğle yemeği vaktidir. Burada rahat bir ortamda çalışanlar arasında tartışmalar teşvik ediliyor. Ayrıca, çalışan sorgularını ele almak için uygulamalı bir yaklaşım benimseyen yöneticiler de gayri resmi iletişim kanalına bir örnektir.
Kalite çemberleri, ekip çalışması, farklı eğitim programları emir komuta zincirinin dışındadır ve bu nedenle gayri resmi iletişim kanalları kategorisine girer.
Resmi Olmayan İletişim Kanalları
İyi yöneticiler, bazen bir organizasyon içinde gerçekleşen iletişimin kişilerarası olduğunu fark edeceklerdir. Toplantı tutanakları çalışanlar arasında tartışma konusu olabilirken, spor, siyaset ve TV programları da sözü paylaşıyor.
Bir organizasyondaki resmi olmayan iletişim kanalı, örgütün "asmasıdır". Söylentiler dedikodudan yayılıyor. Ayrıca, 'asma' tartışmalarına dahil olanlar, genellikle kuruluşun dışındaki arkadaşlıklara dönüşen gruplar oluştururlar. Dedikoduların olumlu etkileri olsa da, dedikodularda dolaşan bilgiler çoğunlukla abartılır ve çalışanlar için gereksiz alarmlara neden olabilir. İyi bir yönetici, bu gayri resmi iletişim kanalında dolaşan bilgileri bilmeli ve yanlış bilgi akışını önlemek için olumlu önlemler almalıdır.
Resmi olmayan iletişim kanalına bir örnek, çalışanlar arasındaki sosyal toplantılardır.
Sonuç
Herhangi bir kuruluşta üç tür iletişim kanalı vardır: resmi, gayri resmi ve resmi olmayan.
İdeal iletişim ağı, resmi olmayan iletişimin gerçekleşebileceği resmi bir yapı olsa da, bir organizasyonda resmi olmayan iletişim kanalları da mevcuttur.
Bu çeşitli kanallar aracılığıyla, bir yöneticinin fikirlerini yayması ve ardından dinlemesi, özümsemesi, toplaması ve çalışanlarla daha fazla iletişim kurması önemlidir.