Gereksinim Toplama
Giriş
Herhangi bir proje türü söz konusu olduğunda, gereksinim toplama önemli bir rol oynar. Gereksinimlerin toplanması yalnızca proje için değil, aynı zamanda proje yönetimi işlevi için de önemlidir.
Proje için, projenin sonunda ne sunacağını anlamak, başarısı için çok önemlidir. Gereksinimler yoluyla proje yönetimi, projenin son teslimatlarını ve nihai teslimatların müşterinin özel gereksinimlerini nasıl karşılaması gerektiğini belirleyebilir.
Gereksinim toplama oldukça basit görünse de; Şaşırtıcı bir şekilde, bu, projelerin çoğunun yanlış ayakla başladığı proje aşamalarından biridir. Genel olarak, başarısız olan projelerin çoğu, yanlış veya yetersiz gereksinimlerin toplanması nedeniyle başarısız olmuştur. Bunu aşağıdaki bölümde tartışacağız.
Aşağıda, ihtiyaçlar toplamasının bir projede nereden geldiğini gösteren bir örnek verilmiştir:
Gereksinimlerin Önemi
Örnek olarak bir yazılım geliştirme projesini ele alalım. Proje başlangıcı sona erdiğinde, iş analisti ekibi gereksinimleri toplamak için acele eder. BA (iş analistleri) ekibi, proje gereksinimlerini yakalamak için çeşitli yöntemler kullanır ve ardından gereksinimleri proje ekibine iletir. İş gereksinimleri teknik gereksinimlere dönüştürüldüğünde, uygulama başlar.
Yukarıdaki döngü oldukça normal ve sorunsuz görünse de, gerçek biraz farklıdır. Çoğu durumda, BA ekibi projeyle ilgili tüm gereksinimleri karşılayamaz. Her zaman gereksinimlerin bir kısmını gözden kaçırırlar. Projenin inşası sırasında, genellikle müşteri projenin ihtiyaç boşluklarını tanır.
Proje ekibi, bu eksik gereksinimleri, herhangi bir ek müşteri ödemesi olmadan veya müşteri tarafından onaylanmış değişiklik talepleri ile uygulamak zorunda kalacaktır. BA ekibinin hatası olması durumunda, hizmet sağlayıcının eksik gereksinimleri yerine getirme maliyetini karşılaması gerekebilir. Bu tür durumlarda, eksik ihtiyaçlar için gösterilen çabanın projenin maliyeti üzerinde önemli bir etkisi varsa, proje hizmet sağlayıcı için mali bir kayıp olabilir.
Bu nedenle, ihtiyaç toplama süreci herhangi bir projenin en önemli aşamasıdır.
Gereksinim Toplama Süreci
İhtiyaç toplama amacıyla, iş analistleri tarafından kullanılan birkaç yöntem vardır. Bu yöntemler genellikle bir projeden diğerine ve bir müşteri kuruluşundan diğerine farklılık gösterir.
Genellikle yeni bir sistem için gereksinimler, sistemin potansiyel son kullanıcılarından toplanır. Bu potansiyel son kullanıcılardan gereksinimleri toplamak için kullanılan yöntemler, son kullanıcıların doğasına bağlı olarak değişir. Örnek olarak, çok sayıda son kullanıcı varsa, ihtiyaçların toplanması için atölye yöntemi kullanılabilir.
Bu yöntemde, tüm potansiyel son kullanıcılardan bir çalıştaya katılmaları istenir. Bu atölye çalışmasında, iş analistleri kullanıcılarla ilişki kurar ve yeni sistem için gereksinimleri toplar. Bazen, herhangi bir kullanıcı geri bildirimini gözden geçirmek ve yakalamak için atölye oturumu video olarak kaydedilir.
Kullanıcı tabanı sayıca oldukça azsa, iş analistleri yüz yüze görüşmeler yapabilirler. Bu, gerekli tüm gereksinimleri bulmanın en etkili yoludur, çünkü iş analisti tüm sorularını sorabilir ve sorgulatabilir.
Sorgulayıcılar, ihtiyaç toplama süreci için etkili bir şekilde kullanılabilir, ancak bu, son kullanıcılarla etkileşimde bulunmanın tek yöntemi olmamalıdır. Soru soranlar, mülakatlar veya atölye çalışmaları için destekleyici bir özellik olarak kullanılmalıdır.
Yukarıdaki yöntemlere ek olarak, belirli koşullar için kullanılabilecek birçok başka özel yöntem vardır.
Başarılı Gereksinimlerin Toplanması İçin İpuçları
Aşağıda, gereksinim toplama sürecini başarılı kılmak için bazı ipuçları verilmiştir:
Asla müşterinin gereksinimlerini bildiğinizi varsaymayın. Genelde düşündüğünüz şey, müşterinin istediğinden oldukça farklı olabilir. Bu nedenle, bir varsayımınız veya şüpheniz olduğunda daima müşteriyle doğrulayın.
Başlangıçtan itibaren son kullanıcıları dahil edin. Yaptıklarınız için onların desteğini alın.
Başlangıç seviyelerinde kapsamı tanımlayın ve müşterinin onayını alın. Bu, özelliklerin kapsamına başarıyla odaklanmanıza yardımcı olur.
Gereksinimleri toplama sürecindeyken, gereksinimlerin gerçekçi, spesifik ve ölçülebilir olduğundan emin olun.
Gereksinimler belgesini kristal netliğinde yapmaya odaklanın. İhtiyaç belgesi, müşteri ile hizmet sağlayıcı arasında bir anlaşmaya varmanın tek yoludur. Bu nedenle bu belgede herhangi bir gri alan olmamalıdır. Gri alanlar varsa, bunun potansiyel iş sorunlarına yol açacağını düşünün.
Tüm gereksinimler toplanana kadar müşteriye çözüm veya teknoloji hakkında konuşmayın. Gereksinimler konusunda net olana kadar müşteriye herhangi bir söz verebilecek veya belirtebilecek durumda değilsiniz.
Diğer herhangi bir proje aşamasına geçmeden önce, müşteri tarafından gereksinimler belgesini imzalatın.
Gerekirse, gereksinimleri görsel olarak göstermek için bir prototip oluşturun.
Sonuç
İhtiyaç toplama, bir projenin en önemli adımıdır. Proje ekibi bir çözüm için gerekli tüm gereksinimleri karşılayamazsa, proje bir riskle çalışacaktır. Bu, gelecekte birçok anlaşmazlığa ve anlaşmazlığa yol açabilir ve sonuç olarak iş ilişkisi ciddi şekilde zarar görebilir.
Bu nedenle, ihtiyaç toplamayı proje ekibinin kilit bir sorumluluğu olarak alın. Gereksinimler imzalanana kadar çözümün niteliği hakkında söz vermeyin veya yorum yapmayın.