Tedarik Belgeleri
Giriş
Tedarik belgelerini anlamak için, Tedarik Yönetimi terimini anlamak önemlidir .
Satın alma, bir alıcının talebini miktar, kalite, boyut ve yer açısından karşılamak için mümkün olan en iyi fiyata mal ve hizmet satın almaktır.
İşletmelerde satın alma döngüsü aşağıdaki adımları takip eder:
Information Gathering - Potansiyel bir müşteri önce ihtiyaç duyulan ürün için gereksinimleri karşılayan tedarikçileri araştırır.
Supplier Contact -Potansiyel bir tedarikçi belirlendiğinde, müşteri teklif, teklif, bilgi ve ihale talep eder. Bu, reklamlar aracılığıyla veya tedarikçi ile doğrudan temas yoluyla yapılabilir.
Background Review - Müşteri artık ilgili mallar / hizmetler için referansları inceler ve ayrıca malların / hizmetlerin örneklerini değerlendirebilir veya denemeler yapabilir.
Negotiation -Ardından fiyat, kullanılabilirlik ve özelleştirme seçenekleri ile ilgili görüşmeler yapılır. Mal veya hizmet alımına ilişkin sözleşme tamamlanır.
Fulfilment -İmzalanan sözleşmeye göre satın alınan mal veya hizmetler kargolanır ve teslim edilir. Ödeme de bu aşamada tamamlanır. Ürün için ek eğitim veya kurulum da sağlanabilir.
Renewal -Mal veya hizmetler tüketildiğinde veya elden çıkarıldığında ve sözleşmenin süresi dolduğunda, ürün veya hizmetin yeniden sipariş edilmesi gerekir. Müşteri şimdi aynı tedarikçiyle devam edip etmeyeceğine veya yeni bir tedarikçi arayacağına karar verir.
Tedarik döngüsüne dahil olan belgelere tedarik belgeleri denir. Satın alma belgeleri, proje başlatmanın erken aşamalarının ayrılmaz bir parçasıdır.
Tedarik belgelerinin amacı, proje sürecindeki organizasyonel öğenin önemli bir yönüne hizmet eder. Teklif verme ve proje teklifleri sunma sürecinde devreye alınan girdi ve çıktı mekanizmaları ve araçları ile bir projeyi oluşturan işin yönlerini ifade eder.
Özetle, tedarik belgeleri, müşteri ile mal veya hizmet tedarikçisi arasındaki sözleşmeye dayalı ilişkidir.
Tedarik Belgelerine Örnekler
İhale belgelerini nelerin oluşturduğuna dair bazı örnekler, alıcının ihaleye başlamasını ve mali açıdan sorumlu tarafın tavizler için yaptığı çağrıları içerir.
Ayrıca, iki taraf arasındaki bilgi talepleri ve teklif talepleri, teklifler ve satıcının yanıtı da tedarik belgelerinin bir parçasıdır.
Temel olarak satın alma belgeleri, ihaleye davet görevi gören, ihale tekliflerini talep eden ve bir sözleşmenin hüküm ve koşullarını belirleyen tüm belgelerden oluşur.
Tedarik Belgelerinin Türleri
Birkaç tür tedarik belgesi şunlardır:
RFP - Teklif talebi, tedarikçilere, genellikle bir teklif verme süreci aracılığıyla, belirli bir mal veya hizmet için bir teklif sunmaları için bir davet veren bir tedarik sürecinin erken bir aşamasıdır.
RFI - Bilgi talebi (RFI), potansiyel bir satıcıdan veya bir hizmet sağlayıcıdan, bir alıcının ihtiyaçlarını karşılamak ve bir satıcının teklifler ve güçlü yönler açısından kapasitesini bilmek için piyasada potansiyel olarak hangi ürün ve hizmetlerin mevcut olduğunu belirlemek için talep edilen bir tekliftir. satıcının.
RFQ - Teklif verenlerle görüşmeler gerekli olmadığında (esas olarak bir ürün veya hizmetin özellikleri zaten bilindiğinde) ve başarılı teklif verenin seçiminde ana veya tek faktör fiyat olduğunda bir teklif talebi (RFQ) kullanılır.
Solicitations:Bunlar teklif davetleri, teklif talepleri ve tekliflerdir. Bunlar bağlayıcı bir sözleşme görevi görebilir.
Offers - Bu tür tedarik belgeleri, potansiyel tedarikçiler tarafından potansiyel müşterilere yapılan teklifler, teklifler ve tekliflerdir.
Contracts - Sözleşmeler, müşteriler ve tedarikçiler arasında imzalanan nihai sözleşmeleri ifade eder.
Amendments/Modifications -Bu, talepler, teklifler ve sözleşmelerdeki herhangi bir değişikliği ifade eder. Değişiklikler / Değişiklikler yazılı bir belge şeklinde olmalıdır.
Bir Tedarik Belgesinin Yapısı
Çoğu tedarik belgesi, belirli bir yapıya sahiptir. Bunun nedeni, dokümantasyon sürecini basitleştirmesi ve ayrıca bilgisayara geçirilmesine izin vermesidir.
Bilgisayarlaştırma, satın alma sürecinde verimlilik ve etkinlik sağlar. Genel olarak, tedarik belgeleri aşağıdaki özelliklere sahiptir:
İşverenin teklif vereni değerlendirmesi için potansiyel teklif sahiplerinin tüm ayrıntıları sunmasını gerektirir.
Kısa liste kriterinin net olmasını sağlamak için tüm başvurular açık ve dürüst bir şekilde düzenlenmelidir.
Sözleşmede her iki tarafın sorumluluklarının, haklarının ve taahhütlerinin net tanımı.
Sağlanacak mal veya hizmetlerin niteliği ve kalitesinin net tanımı.
Taraflardan herhangi birinin çıkarlarına halel getirmeyen hükümler.
Açık ve anlaşılması kolay bir dil.
Sık Karşılaşılan Tedarik Belgeleri
- Engineering and Construction Work
Küçük / Düşük Riskli Sözleşmeler: Bu tür bir sözleşmede, hizmetler bir kuruluş tarafından kısa bir süre için talep edilir ve iş genellikle tekrarlanır. Bu nedenle, bu tür bir sözleşme üst düzey yönetim teknikleri gerektirmez.
Büyük / Yüksek Risk Sözleşmeleri: Burada, gerekli iş türü daha zor bir yapıya sahiptir ve burada karmaşık yönetim tekniklerinin uygulanması gereklidir.
- Services
Profesyonel - Bu, daha fazla bilgiye dayalı uzmanlık gerektirir ve bu, müşterinin kriterlerini karşılamak için araştırma aramaya daha fazla zaman ve çaba harcamaya istekli yöneticiler gerektirir.
Tesisler - Çoğu zaman, bu tür hizmetlerde dış kaynaklı iş, mevcut bir yapının veya sistemin bakımı veya işletilmesidir.
- Supplies
Yerel / Basit Satın Alımlar - Mallar daha kolay bulunur ve bu nedenle satın alma ve teslimat sürecinin yönetimini gerektirmez.
Uluslararası / Karmaşık Alımlar: Bu durumda malların başka ülkelerden alınması gerekir. Bir yöneticinin görevi daha zahmetlidir ve satın alma ve teslimat için bir yönetim süreci gerekir. Ek olarak, yöneticinin sınır ötesi formaliteleri araştırması gerekir.
Sonuç
Çoğu kuruluşta, satın alma departmanı en yoğun olanlardan biridir. Yöneticilerin, organizasyonlarının sorunsuz çalışması için gerekli mal veya hizmetleri satın almaları gerekir.
Örneğin, bir hastanede, bir satın alma müdürünün diğerleri arasında ilaç ve cerrahi aletler satın alması gerekir. Bu mal ve hizmetlerin kalite açığı olmadan mümkün olan en düşük maliyetle satın alınması gerekir.
Bir kuruluşun satın alma yöneticisi ile bir tedarikçi arasında geçen belgeler, satın alma belgeleridir.