Bilgi Yönetimi

Giriş

Bilgi yönetimi, tüm dünyada işletmeler tarafından uygulanan bir faaliyettir. Bilgi yönetimi sürecinde, bu işletmeler birçok yöntem ve araç kullanarak kapsamlı bir şekilde bilgi toplar.

Ardından, toplanan bilgiler tanımlanmış teknikler kullanılarak organize edilir, depolanır, paylaşılır ve analiz edilir.

Bu tür bilgilerin analizi kaynaklara, belgelere, kişilere ve onların becerilerine dayalı olacaktır.

Düzgün bir şekilde analiz edilen bilgiler daha sonra işletmenin 'bilgisi' olarak saklanacaktır. Bu bilgi daha sonra organizasyonel karar verme ve yeni personel yetiştirme gibi faaliyetler için kullanılır.

İlk günlerden beri bilgi yönetimine birçok yaklaşım olmuştur. İlk yaklaşımların çoğu, bilgilerin manuel olarak depolanması ve analizi olmuştur. Bilgisayarların piyasaya sürülmesiyle, organizasyonel bilgi ve yönetim süreçlerinin çoğu otomatikleştirildi.

Bu nedenle, bilgi depolama, erişim ve paylaşım kolaylaştı. Günümüzde çoğu işletme kendi bilgi yönetimi çerçevesine sahiptir.

Çerçeve, bilgi toplama noktalarını, toplama tekniklerini, kullanılan araçları, veri depolama araç ve tekniklerini ve analiz mekanizmasını tanımlar.

Bilgi Yönetimi Süreci

Bilgi yönetimi süreci herhangi bir işletme için evrenseldir. Bazen araçlar ve teknikler gibi kullanılan kaynaklar, organizasyonel ortama özgü olabilir.

Bilgi Yönetimi sürecinin farklı araçlar ve tekniklerle desteklenen altı temel adımı vardır. Bu adımlar sırayla takip edildiğinde veriler bilgiye dönüşür.

Adım 1: Toplama

Bu, bilgi yönetimi sürecinin en önemli adımıdır. Yanlış veya ilgisiz verileri toplarsanız, ortaya çıkan bilgi en doğru bilgi olmayabilir. Bu nedenle, bu tür bilgilere dayanarak verilen kararlar da yanlış olabilir.

Veri toplama için kullanılan birçok yöntem ve araç vardır. Öncelikle veri toplama, bilgi yönetimi sürecinde bir prosedür olmalıdır. Bu prosedürler, veri toplama sürecine dahil olan kişiler tarafından uygun şekilde belgelendirilmeli ve takip edilmelidir.

Veri toplama prosedürü belirli veri toplama noktalarını tanımlar. Bazı noktalar, belirli rutin raporların özeti olabilir. Örnek olarak, aylık satış raporu ve günlük katılım raporları, veri toplama için iki iyi kaynak olabilir.

Veri toplama noktaları ile veri çıkarma teknikleri ve araçları da tanımlanır. Örnek olarak, satış raporu, bir veri giriş operatörünün verileri manuel olarak bir veri tabanına beslemesi gereken kağıt tabanlı bir rapor olabilir, oysa günlük katılım raporu doğrudan veri tabanında depolandığı çevrimiçi bir rapor olabilir.

Veri toplama noktaları ve çıkarma mekanizmasına ek olarak veri depolama da bu adımda tanımlanmıştır. Kuruluşların çoğu artık bu amaçla bir yazılım veritabanı uygulaması kullanıyor.

Adım 2: Düzenleme

Toplanan verilerin organize edilmesi gerekir. Bu organizasyon genellikle belirli kurallara göre gerçekleşir. Bu kurallar organizasyon tarafından tanımlanır.

Örnek olarak, satışla ilgili tüm veriler birlikte dosyalanabilir ve personelle ilgili tüm veriler aynı veritabanı tablosunda saklanabilir. Bu tür bir organizasyon, verilerin bir veritabanı içinde doğru bir şekilde tutulmasına yardımcı olur.

Veritabanında çok fazla veri varsa, çoğaltmayı düzenlemek ve azaltmak için 'normalleştirme' gibi teknikler kullanılabilir.

Bu şekilde, veriler mantıksal olarak düzenlenir ve kolay erişim için birbiriyle ilişkilendirilir. Veri 2. adımı geçtiğinde bilgi olur.

3. Adım: Özetleme

Bu adımda bilgi, özünü almak için özetlenir. Uzun bilgiler tablo veya grafik biçiminde sunulur ve uygun şekilde saklanır.

Özetlemek gerekirse, yazılım paketleri, çizelgeler (Pareto, neden-sonuç) ve farklı teknikler gibi kullanılabilecek birçok araç vardır.

4. Adım: Analiz

Bu aşamada, ilişkileri, fazlalıkları ve kalıpları bulmak için bilgiler analiz edilir.

Kişinin / ekibin deneyimi hayati bir rol oynadığından, bu amaçla bir uzman veya uzman ekip görevlendirilmelidir. Genellikle bilgi analizinden sonra oluşturulan raporlar vardır.

Adım 5: Sentezleme

Bu noktada bilgi, bilgi haline gelir. Analiz sonuçları (genellikle raporlar) çeşitli kavramlar ve eserler elde etmek için bir araya getirilir.

Bir varlığın bir modeli veya davranışı diğerini açıklamak için uygulanabilir ve toplu olarak, organizasyon, organizasyon genelinde kullanılabilecek bir dizi bilgi unsuruna sahip olacaktır.

Bu bilgi daha sonra daha fazla kullanım için organizasyonel bilgi tabanında saklanır .

Bilgi tabanı genellikle İnternet aracılığıyla her yerden erişilebilen bir yazılım uygulamasıdır.

Ayrıca bu tür bir bilgi tabanı yazılımını satın alabilir veya bunun açık kaynaklı bir uygulamasını ücretsiz olarak indirebilirsiniz.

Adım 6: Karar Verme

Bu aşamada bilgi karar vermede kullanılır. Örnek olarak, belirli bir proje veya görev türü tahmin edilirken, önceki tahminlerle ilgili bilgi kullanılabilir.

Bu, tahmin sürecini hızlandırır ve yüksek doğruluk sağlar. Örgütsel bilgi yönetiminin uzun vadede değer katması ve para tasarrufu sağlaması budur.

Sonuç

Bilgi yönetimi, kurumsal organizasyonlar için temel bir uygulamadır. Organizasyon bilgisi, organizasyona finansman, kültür ve insan açısından uzun vadeli faydalar katar.

Bu nedenle, tüm olgun kuruluşlar, iş operasyonlarını ve kuruluşun genel kapasitesini geliştirmek için bilgi yönetimi için gerekli adımları atmalıdır.