Proje Yönetim Yazılımı
Giriş
Proje yönetimi, bir işletme organizasyonunun temel işlevlerinden biri olduğu için, proje yönetimi işlevi yazılımla desteklenmelidir. Yazılım doğmadan önce proje yönetimi tamamen kağıtlar aracılığıyla yapılıyordu. Bu, sonunda çok sayıda kağıt belge ortaya çıkardı ve bunlar arasında hoş bir deneyim olmayan bilgiler için arama yapıldı.
Yazılım, ticari kuruluşlar için uygun bir maliyetle sunulduğunda, yazılım geliştirme şirketleri proje yönetimi yazılımı geliştirmeye başladı. Bu, tüm endüstriler arasında oldukça popüler hale geldi ve bu yazılımlar proje yönetimi topluluğu tarafından hızla benimsendi.
Proje Yönetim Yazılımı Türleri
1 - Masaüstü
Proje yöneticileri için kullanılabilen iki tür proje yönetimi yazılımı vardır. Bu tür yazılımların ilk kategorisi masaüstü yazılımıdır. Microsoft Project, bu tür için iyi bir örnektir. Tüm projenizi MS Project kullanarak yönetebilirsiniz, ancak işbirliği gerektiğinde elektronik belgeleri başkalarıyla paylaşmanız gerekir.
Tüm güncellemeler ilgili taraflarca zaman zaman aynı belgeye yapılmalıdır. Bu nedenle, bu tür bir masaüstü proje yönetimi yazılımının birden fazla kişi tarafından güncellenmesi ve sürdürülmesi gerektiğinde sınırlamaları vardır.
2 - Web Tabanlı
Yukarıdaki soruna çözüm olarak web tabanlı proje yönetimi yazılımı tanıtıldı. Bu tür ile kullanıcılar web uygulamasına erişebilir ve proje yönetimi ile ilgili aktiviteleri okuyabilir, yazabilir veya değiştirebilir.
Bu, departmanlar ve coğrafyalar arasında dağıtılmış projeler için iyi bir çözümdü. Bu şekilde, projenin tüm paydaşları herhangi bir zamanda proje detaylarına erişebilir. Özellikle bu model, İnternet üzerinde çalışan sanal ekipler için en iyisidir.
Proje Yönetim Yazılımının Özellikleri
Proje yönetimi yazılımını seçmeye gelince, dikkate alınması gereken birçok şey vardır. Tüm projeler, proje yönetimi yazılımının sunduğu tüm özellikleri kullanmayabilir.
Bu nedenle, sizin için bir tane seçmeden önce proje gereksinimlerinizi iyi anlamanız gerekir. Proje yönetimi yazılımının en önemli yönleri şunlardır:
1 - İşbirliği
Proje yönetimi yazılımı, ekip işbirliğini kolaylaştırmalıdır. Bu, projenin ilgili paydaşlarının istedikleri zaman proje belgelerine erişebilmeleri ve güncelleyebilmeleri gerektiği anlamına gelir.
Bu nedenle, proje paydaşlarına büyük erişim seviyeleri için proje yönetimi yazılımının erişim kontrolü ve kimlik doğrulama yönetimine sahip olması gerekir.
2 - Planlama
Çizelgeleme, proje yönetimi yazılımının sağlaması gereken temel özelliklerden biridir. Genellikle, modern proje yönetimi yazılımı, etkinlik planlaması söz konusu olduğunda Gantt çizelgeleri çizme yeteneği sağlar.
Buna ek olarak, etkinlik bağımlılıkları da programlara eklenebilir, böylece bu tür yazılımlar size projenin kritik yolunu ve daha sonra kritik yoldaki değişiklikleri otomatik olarak gösterir.
Baselining ayrıca proje yönetimi yazılımı tarafından sunulan kullanışlı bir özelliktir. Genellikle, gereksinimler kesinleştiğinde bir proje temel alınır.
Gereksinimler değiştiğinde ve yeni gereksinimler daha sonra projeye eklendiğinde, proje yönetimi ekibi proje kapsamını ve maliyet sapmalarını anlamak için yeni çizelgeyi temel çizelge ile otomatik olarak karşılaştırabilir.
3 - Sorun Takibi
Proje yaşam döngüsü boyunca, sürekli takip ve izleme gerektiren projeyle ilgili birçok sorun olabilir. Yazılım kusurları bunun güzel örneklerinden biridir.
Bu nedenle, proje yönetim yazılımı, projenin çeşitli paydaşları tarafından bildirilen sorunları takip etmek ve izlemek için özelliklere sahip olmalıdır.
4 - Proje Portföy Yönetimi
Proje portföy yönetimi, bir kuruluşun birden fazla projeyle uğraşması durumunda kilit hususlardan biridir. Kuruluş, birden çok projeyi ölçebilmeli ve izleyebilmelidir, böylece kuruluş, projelerin genel olarak nasıl ilerlediğini bilir.
Yalnızca birkaç projeye sahip küçük bir firmaysanız bu özelliği istemeyebilirsiniz. Böyle bir durumda, bu özellikler sizin için oldukça pahalı olabileceğinden proje portföy yönetimi olmadan proje yönetimi yazılımını seçmelisiniz.
5 - Doküman Yönetimi
Bir projenin kullanımda olan birçok dokümanı vardır. Bu belgelerin çoğu proje paydaşları tarafından erişilebilir olmalıdır. Bu nedenle, proje yönetim yazılımının doğru erişim kontrol sistemine sahip bir doküman yönetim tesisine sahip olması gerekir.
Buna ek olarak, belgelerin her güncellendiğinde sürümlerinin de değiştirilmesi gerekir. Bu nedenle, belge yönetimi özelliği, belge sürümlemesini de desteklemelidir.
6 - Kaynak Yönetimi
Projenin kaynak yönetimi, proje yönetimi yazılımından en önemli beklentilerden biridir. Bu, hem insan kaynaklarını hem de diğer türleri içerir.
Proje yönetimi yazılımı, tüm proje yaşam döngüsü boyunca her bir kaynağın kullanımını göstermelidir.
Sonuç
Modern proje yönetimi uygulaması, proje yönetimi yazılımının yardımını gerektirir. Modern proje yönetimi uygulaması, yazılım kullanılmadan çalışamayacak kadar karmaşıktır.
Amacınız için doğru proje yönetimi yazılımını seçerken, yazılımın özelliklerini değerlendirmeniz ve proje yönetimi gereksinimlerinize uymanız gerekir.
Asla ihtiyaç duyduğunuzdan daha fazla özelliğe sahip birini seçmeyin, çünkü genellikle proje yönetimi yazılımı yüksek bir fiyat etiketi ile gelir. Ayrıca, gerekenden fazla özelliğe sahip olmak, yazılımı pratikte kullanırken kafa karışıklığına neden olabilir.