Proje Kayıtları Yönetimi
Giriş
Proje yönetimi, yöneticilerin projeleri yönetmelerine yardımcı olan bir yaklaşımdır. Proje yönetimi aynı zamanda son teslim tarihlerini ve proje maliyeti gibi diğer gereksinimleri karşılamak için mevcut kontrolleri kullanmak anlamına gelir.
Bu kontroller, proje yönetimi faaliyetlerinin uygun ve etkili bir şekilde kaydedilmesini içerir. Kayıt yönetimi, proje yürütme sırasında belgeleri düzenlemek, planlamak ve izlemek için sistematik bir yaklaşımdır.
AZ Proje Kayıt Yönetimi
Kayıt sistemi, bir organizasyonun aşağıdaki hususları, faaliyetleri ve özellikleri belirlediği sistematik bir süreçtir:
Kaydedilmesi gereken bilgi türü.
Verilerin kaydedilmesi için bir işlem.
Kayıtların işlenmesi ve toplanması.
Saklama ve saklama süresi.
Harici olaylarla ilgili kayıtların elden çıkarılması veya korunması.
Bir kayıt yönetim sistemindeki unsurlar.
Kayıt sistemini belirten veya tanımlayan içerik analizi.
Her proje için gerekli olan kayıt türünü gösteren bir dosya planı.
Herkesin izlemesi gereken BT prosedürlerini özetleyen bir uyumluluk gereksinimi belgesi. Bu, ekip üyelerinin tamamen uyumlu olmasını sağlayacaktır.
Tarihli belgeleri toplayan bir yöntem. Bunlar, e-postalar, dosya sunucuları vb. Gibi tüm kayıt kaynaklarında yapılmalıdır.
Kayıtları denetlemek için bir yöntem.
Kayıt verilerini yakalayan bir sistem.
Kayıtların tutulma şeklinin izlenmesini ve raporlanmasını sağlayan bir sistem.
Üç Aşamalı Kayıt
Proje kayıt yönetimi sürecinde üç ayrı aşama vardır. Bu aşamaların, her aşama için hedefleri tamamlamak ve gerçekleştirmek için dahil olduğu birçok başka faaliyet vardır.
Aşamalar:
Kayıtların oluşturulması
Kayıtların tutulması
Kayıtların depolanması ve alınması
Her aşamaya ayrıntılı olarak bakalım.
Kayıt Oluşturma
Bu, kaydın neden oluşturulduğunun altında yatan nedeni ifade eder. Bu, bir giriş veya bir envanter kontrol raporu veya başka bir nedenle olabilir.
Proje kayıt yönetiminin birincil amacı, kayıt oluşturulduktan sonra kayıt işleme akışını belirlemektir. Kayıt oluşturmaya gelince, aşağıdaki sorular cevaplanmalıdır.
Kaydı kim görecek?
Kaydın son sahibi kim olacak?
Kaydın saklanmasından kim sorumludur?
Kayıtların Korunması
Kayıtları saklamak için bir operasyon geliştirmek, kayıtların tutulması anlamına gelir. Kayıtlara erişim seviyeleri bu aşamada tanımlanmalı ve kayıtların yanlış ellere geçmemesi için gerekli tüm adımları atmalıdır.
Kayıtların kötüye kullanılmasını önlemek için uygun uyum prosedürleri ve güvenlik önlemleri uygulanmalıdır.
Saklama ve Erişim
Kayıtların depolanması, belgelerin manuel olarak depolanmasına ve dijital depolamaya atıfta bulunabilir. Proje yöneticilerinin kayıtların ödünç alındığı şekilde iade edilmesini sağlamaları gerekir. Kayıtların tutulması, kayıtların tutulabileceği süreyi de ifade eder.
Bazı kuruluşlar kayıtları altı yıla kadar tutarken, diğerleri daha az yıl sürebilir. Kayıtlar dijital olarak kaydedilirse, uygun klasörlerin oluşturulması gerekir. Oluşturulduktan sonra, eski belgelerin arşivlenmesi gerekir, böylece sabit sürücü alanı korunur.
Yönetim Planlamasını Kaydetmek İçin Bir İçgörü
Harmanlanan kayıtların planlanması gerekir. Aşağıda, kayıt planlama sürecinin başarılı olmasını sağlamak için yönetimin atması gereken adımlar özetlenmektedir.
Kayıtların uygun şekilde yönetilmesini sağlayan rollerin tanımlanması
Bir kuruluşta bulunan kayıtları kategorize etmek için özel roller atamak veya bu işe adanmış kişileri atamak.
Kayıt yönetimini sürdüren ve destekleyen sistemleri uygulamak için BT uzmanlarını atamak.
Yöneticilerin, ekip üyelerinin kayıt yönetimi için uygulanan prosedürlerden haberdar olduklarından emin olmaları gerekir.
Kayıt yönetimi süreci, kaydedilecek belgelerin içeriğini analiz etmelidir.
Bir kuruluştaki farklı dosya türlerini depolayacak bir dosya planı uygulayın.
Gerçekleştirilen faaliyete bağlı olarak bir kuruluştan diğerine değişebilen saklama programları geliştirin.
Etkili kayıt yönetimi çözümleri tasarlayın.
İçeriğin kayıt yöntemlerine nasıl taşınabileceğinin planlanması.
E-posta entegrasyonunun yapılabileceği bir plan geliştirin.
Sosyal içerik için bir uyum prosedürü planlayın.
Proje kayıt sisteminin hedeflerini uyumlu hale getiren uyum prosedürleri geliştirin.
Sonuç
Kayıt, bir organizasyonda kanıt veya kılavuz olarak hareket eden bir belge veya elektronik veri depolanmasıdır. Proje kaydı yönetimi, kişilerin kayıtları ileride kullanmak üzere saklamasına izin veren sistematik bir süreçtir.
Projeyle ilgili ayrıntıları ana hatlarıyla belirtir. Bu nedenle, proje kayıt yönetimi dikkatli bir şekilde izlenmeli ve muhafaza edilmelidir.