İş Kırılım Yapısı

Giriş

Karmaşık projeleri daha basit ve yönetilebilir görevlere bölmek, İş Kırılım Yapısı (WBS) olarak tanımlanan süreçtir.

Genellikle, proje yöneticileri proje yürütmeyi basitleştirmek için bu yöntemi kullanır. WBS'de, çok daha büyük görevler yönetilebilir iş parçalarına bölünür. Bu parçalar kolaylıkla denetlenebilir ve tahmin edilebilir.

WBS, uygulama söz konusu olduğunda belirli bir alanla sınırlı değildir. Bu metodoloji her tür proje yönetimi için kullanılabilir.

Aşağıda, bir projede WBS oluşturmanın birkaç nedeni verilmiştir:

Doğru ve okunabilir proje organizasyonu.
Proje ekibine sorumlulukların doğru bir şekilde atanması.
Proje kilometre taşlarını ve kontrol noktalarını gösterir.
Maliyet, zaman ve riski tahmin etmeye yardımcı olur.
Proje kapsamını gösterin, böylece paydaşlar aynısını daha iyi anlayabilir.

Bir WBS'nin oluşturulması

Bir projenin ana çıktılarını belirlemek, bir iş kırılım yapısı türetmek için başlangıç noktasıdır.

Bu önemli adım genellikle proje yöneticileri ve projede yer alan konu uzmanları (KOBİ'ler) tarafından yapılır. Bu adım tamamlandıktan sonra, konu uzmanları üst düzey görevleri daha küçük iş parçalarına ayırmaya başlar.

Görevleri parçalama sürecinde, biri onları farklı ayrıntı düzeylerine ayırabilir. Biri üst düzey bir görevi on alt göreve ayrılabilirken, diğeri aynı üst düzey görevi 20 alt göreve ayrılabilir.

Bu nedenle, WBS'de bir görevi nasıl parçalamanız gerektiğine dair kesin ve hızlı bir kural yoktur. Aksine, arıza seviyesi proje türüne ve proje için izlenen yönetim tarzına bağlıdır.

Genel olarak, en küçük görev yığınını belirlemek için kullanılan birkaç "kural" vardır. "İki hafta" kuralında, hiçbir şey iki haftalık işten daha az parçalanmaz.

Bu, WBS'nin en küçük görevinin en az iki hafta uzunluğunda olduğu anlamına gelir. 8/80, WBS oluştururken kullanılan başka bir kuraldır. Bu kural, hiçbir görevin 8 saatten daha az çalışmaması ve 80 saatten fazla çalışmaması gerektiğini ifade eder.

WBS'lerini görüntülemek için birçok form kullanılabilir. Bazıları WBS'yi açıklamak için ağaç yapısını kullanırken, diğerleri listeler ve tablolar kullanır. Ana hatlar, bir WBS'yi temsil etmenin en kolay yollarından biridir.

Aşağıdaki örnek, özetlenen bir WBS'dir:

WBS için birçok tasarım hedefi vardır. Bazı önemli hedefler aşağıdaki gibidir:

Önemli çalışma çabalarına görünürlük kazandırmak.
Riskli çalışma çabalarına görünürlük kazandırmak.
Faaliyetler ve çıktılar arasındaki ilişkiyi gösterin.
Görev liderlerinin sahipliğini net bir şekilde gösterin.

WBS Diyagramı

Bir WBS diyagramında, proje kapsamı grafik olarak ifade edilir. Genellikle diyagram, tüm projeyi temsil eden üstte bir grafik nesne veya bir kutu ile başlar. Ardından kutunun altında alt bileşenler var.

Bu kutular, projenin çıktılarını temsil eder. Her bir teslim edilebilir ürünün altında, listelenen alt öğeler vardır. Bu alt unsurlar, çıktılara ulaşmak için gerçekleştirilmesi gereken faaliyetlerdir.

WBS diyagramlarının çoğu teslimatlara göre tasarlanmış olsa da, bazı WBS proje aşamalarına göre oluşturulur. Genellikle, bilgi teknolojisi projeleri WBS modeline mükemmel bir şekilde uyar.

Bu nedenle, neredeyse tüm bilgi teknolojisi projeleri WBS'den yararlanır.

WBS'nin genel kullanımına ek olarak, bir WBS türetmek için özel hedefler de vardır. WBS, proje yönetimi amacıyla kullanılan bir araç olan Gantt grafiklerinin girdisidir.

Gantt şeması, WBS tarafından türetilen görevlerin ilerlemesini izlemek için kullanılır.

Aşağıda örnek bir WBS diyagramı verilmiştir: