10 conseils pour la planification d'événements musicaux

Lorsque vous recherchez un événement qui plaira vraiment à la foule, il est difficile de se tromper avec la musique. Il couvre les cultures, les âges et les goûts, et vous avez beaucoup d'options en termes de taille, de style et de budget.

Fondamentalement, si vous avez une foule, ou si vous l'espérez, la musique est un pari assez sûr.

Non pas que ce soit le type d'événement le plus facile à coordonner. Un concert peut comporter plusieurs éléments à coordonner et des possibilités infinies à planifier. Mais avec un peu de recherche, de prévoyance et d'attention aux détails, n'importe qui peut y arriver.

Certaines des considérations les plus importantes, telles que le budget et la présence d'un ou plusieurs musiciens, sont assez évidentes. Mais il y a d'autres facteurs - importants - que les gens négligent parfois. Ici, 10 conseils pour vous aider à organiser un grand spectacle du début au rappel, en commençant par la chose la plus importante à garder à l'esprit lors de la planification de ce type d'événement : ces choses prennent du temps, et souvent beaucoup, pour bien faire les choses.

1. Prolongez votre délai de livraison
2. Pour économiser, pensez local
3. Connaissez votre public
4. Choisissez un lieu approprié
5. Louez la bonne scène
6. Obtenir une assurance
7. Vérifier les conflits d'horaire
8. Permis de recherche
9. Promouvoir!
10. Avoir un plan météo

Que vous planifiez un concert-bénéfice, présentiez un ami musicien ou ameniez un groupe de groupes sur le quad du campus, vous découvrirez rapidement que l'organisation d'un événement musical peut devenir compliquée.

Organiser la musique réelle est souvent la partie la plus simple du plan. Vous devrez peut-être vous lancer dans la promotion, la location d'équipement et la recherche de lieux. Vous pourriez découvrir un conflit d'horaire au plus profond de vos plans bien conçus et devoir déplacer la date - et promouvoir à nouveau. Il pourrait s'avérer que vous vous êtes trompé de permis et que vous deviez recommencer à parcourir les formalités administratives locales.

Alors donnez-vous plus de temps que vous ne pensez avoir besoin. Pour un petit événement décontracté dans votre propre maison, un délai de quelques semaines peut suffire ; mais pour les événements plus importants, vous aurez probablement besoin de mois. Il n'est pas toujours facile de tout aligner correctement.

Ensuite, pour ceux qui ont un budget serré...

Nous voulons tous voler à Adele pour un spectacle, mais à moins d'avoir le budget d'une maison de disques, les grands musiciens sont probablement hors de portée pour quelqu'un qui débute.

Le fait est que même un acte moins connu pourrait être difficile à balancer si les amener à votre spectacle nécessiterait un voyage. Les frais de déplacement, y compris le transport et l'hébergement, augmentent considérablement le coût d'un spectacle, donc si vous avez un budget assez serré, votre meilleur pari sera probablement un acte local. Il vous en coûtera beaucoup moins cher de réserver des artistes qui habitent à proximité.

S'il y a un groupe de l'extérieur de la ville qui vous tient à cœur, cela vaut la peine de savoir s'il est déjà prévu qu'il soit dans votre ville pour une représentation différente et de voir si vous pouvez le réserver à ce moment-là. cadre sans frais de transport, puisqu'ils ont déjà été couverts. On ne sait jamais.

Ensuite, ne réservez personne avant...

Ce n'est pas parce que vous réservez un grand numéro et que vous vendez des billets que les gens vont les acheter.

Quelque chose à garder à l'esprit : un groupe qui a vendu une petite salle à deux villes peut ne pas être aussi populaire dans votre région. Pour organiser une émission réussie, il est essentiel de connaître votre public et d'utiliser ces connaissances pour effectuer un ciblage précis. Qui est particulièrement populaire dans votre région ? Si vous n'êtes pas sûr, consultez les pages Facebook pour savoir combien de followers d'un groupe vivent à proximité, ou essayez de regarder dans les émissions passées pour savoir ce qui s'est vendu rapidement (ou pas du tout).

Une foule à guichets fermés n'est jamais garantie, mais faire une petite étude du marché local augmente considérablement vos chances.

Ensuite, une autre façon de rendre plus probable un spectacle à guichets fermés ...

Si vous planifiez un concert pour lequel vous vendrez des billets, vous voulez qu'il soit complet ; en dehors de cela, vous voulez qu'il ait l'air épuisé ; et à court de cela, vous voulez qu'il ait l'air plein.

Une salle à moitié vide est quelque chose de déprimant pour tout le monde - le groupe, le public et, bien sûr, vous. Mais si vous êtes un novice relatif à l'organisation de ces types d'événements, ou si vous choisissez de présenter un acte qui n'a pas déjà beaucoup de succès, vendre un grand nombre de billets peut être difficile. Le moyen le plus simple d'éviter ce type de déprime est de réserver une petite salle. Vendez d'abord un spectacle de 200 personnes, puis visez plus haut.

D'autres considérations sur le lieu incluent l'acoustique, les ingénieurs du son de l'équipe si vous ne voulez pas trouver le vôtre et le prix. Il ne sert à rien de louer un espace extra-impressionnant si cela signifie que vous n'avez plus d'argent pour un spectacle extra-impressionnant.

Ensuite, si le lieu n'est pas entièrement équipé...

Tous les lieux ne seront pas en mesure de tout fournir pour votre spectacle. L'un des équipements que vous pourriez avoir besoin de louer vous-même, surtout si vous organisez le spectacle dans un espace extérieur non conçu spécifiquement pour les concerts, est la scène elle-même.

Vous ne pouvez pas obtenir n'importe quelle scène, cependant, si votre acte est un groupe. Un guitariste acoustique ou un chanteur solo est une chose, mais pour un groupe complet avec beaucoup d'équipement lourd, vous avez besoin d'une scène musicale qui peut supporter beaucoup de poids et, très probablement, beaucoup de mouvement.

Lorsque vous regardez une scène, assurez-vous d'en avoir une qui peut supporter en toute sécurité tout ce qui se passera dans votre spectacle. Vous ne voulez pas rogner sur la sécurité, et payer la société de location pour avoir endommagé sa scène réduira considérablement vos revenus.

Ensuite, en parlant de sécurité et de dégâts matériels...

Si vous débutez dans la planification d'événements, il n'est peut-être pas tout à fait évident que vous deviez vous protéger contre tout dommage ou blessure éventuel résultant de votre spectacle.

Vous faites. L'assurance événementielle est assez facile à trouver et l'investissement en vaut la peine. Ce type d'assurance vous protège si (certaines) choses tournent mal, comme un accident de scène. Si la scène que vous louez s'avère ne pas être en mesure de supporter le poids de tout cet équipement de musique, vous pourriez être redevable d'une grosse somme d'argent à moins que vous n'ayez une police d'assurance pour couvrir les dommages.

Vous voulez également vous assurer que tous les travailleurs sous contrat ou les divertissements ont également la bonne assurance. Sinon, vous pourriez finir par payer pour leurs erreurs.

Ensuite, avant de concrétiser vos plans...

Avec un lieu en tête, un fournisseur d'assurance en ligne et un groupe prêt à réserver, vous avez encore une question à examiner avant de signer sur la ligne pointillée : les conflits d'horaire.

S'il y a un autre événement qui se déroule le même jour que votre spectacle et que cet événement attire un public cible similaire, vous aurez plus de mal à vendre des billets que nécessaire. Avant de fixer une date, vérifiez tous les calendriers de divertissement locaux, les salles de concert et les bars pour savoir s'il y a des concerts du même genre qui se déroulent le même soir - ou même le même week-end. Les gens seront plus rapides à acheter vos billets s'ils n'ont rien d'autre à faire dans ce laps de temps immédiat.

Si vous trouvez un conflit, choisissez simplement une nouvelle date, puis effectuez une autre recherche de conflits.

Ensuite, une fois que vous connaissez votre date, vous devrez peut-être en informer la ville.

Si vos musiciens se produisent dans un bar ou une salle de concert, le gouvernement ne s'en souciera pas beaucoup. Si, toutefois, vous souhaitez organiser votre événement musical dans un espace public, comme un parc, vous avez une étape supplémentaire dans votre processus de planification : l'obtention d'un permis.

Il est possible que vous n'en ayez pas besoin, mais vous en aurez probablement besoin. Pour organiser un événement, surtout s'il s'agit d'un événement payant, dans un espace comme un parc, vous devrez le réserver auprès de la ville, ce qui signifie généralement remplir des documents et payer des frais. Sans les permis appropriés, vous risquez d'être expulsé de l'espace.

Si votre concert aura lieu sur un quad du campus, considérez l'université comme votre « ville ». Assurez-vous que les supérieurs savent ce que vous envisagez de faire et organisez les autorisations dont ils ont besoin.

Ensuite, vous avez votre rendez-vous et vous avez votre espace ; maintenant vous avez besoin de votre public.

Si vous organisez un spectacle pour vos amis et parents les plus proches, tout ce que vous avez à faire est d'envoyer un e-mail ou de passer des appels téléphoniques. Cependant, si vous cherchez à attirer votre public à partir d'un plus grand nombre, vous devrez promouvoir activement.

Cela signifie essentiellement faire passer le mot, et vous pouvez le faire de plusieurs façons, des annonces sur Facebook et sur les réseaux sociaux aux dépliants dans toute la ville en passant par les annonces dans les journaux. Vous pouvez aviser les événements locaux et les sites Web de musique ou demander aux magasins de musique de votre région si vous pouvez mettre des dépliants dans leur zone de registre.

Quoi que vous fassiez, assurez-vous que les informations que vous fournissez dans votre matériel promotionnel sont complètes et correctes. Il n'y a rien de tel que la plupart de votre public se présente le mauvais jour.

Et enfin, en cas de pluie...

Bien qu'il soit merveilleux de planifier votre concert en plein air un jour où l'almanach du fermier prédit du soleil et une légère brise, vous devez toujours avoir une sauvegarde. S'il pleut pendant votre concert en plein air, vous voulez être en mesure de dire à vos clients payants quand revenir pour leur argent.

Organisez un plan météorologique qui vous permet de réserver assez facilement tout ce qui devrait pleuvoir ou grêle vous empêcher de passer un bon moment. Même si vous ne pouvez pas dire avec certitude quand aura lieu le nouveau concert, vous pourrez définir des jours provisoires, ce qui peut vous épargner beaucoup de travail. Vous ne voulez pas repartir de zéro si l'Almanach s'avère erroné.

Ce n'est pas vraiment un plaisir pour la foule lorsque vous devez rembourser l'argent de tout le monde – qui, soit dit en passant, devrait être couvert par votre assurance.

Pour plus d'informations sur la planification d'événements et l'organisation de concerts, consultez les liens à la page suivante.

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