5 conseils pour s'organiser au travail

Commencer un nouvel emploi est l'un des événements les plus stressants de la vie. De l'apprentissage d'un nouveau trajet à la maîtrise de différents ensembles de compétences (sans parler d'essayer de déterminer si votre patron trouve votre sens de l'humour rafraîchissant ou révoltant), il est difficile de développer un système organisationnel à partir de zéro. Au-delà du démarrage d'un emploi, beaucoup d'entre nous se retrouvent à manquer d'un peu d'organisation, même si nous peinons dans le même bureau depuis des années.

Mais arriver à un endroit où vous vous sentez confiant et préparé dans votre carrière signifie bien plus que simplement garder vos crayons soigneusement rangés dans votre tasse à café "I Don't Do Mondays" .

Dans les pages suivantes, nous vous expliquerons comment organiser votre espace et vous-même pour des conditions de travail optimales. Du nettoyage au calme, nous dissiperons certaines rumeurs selon lesquelles il vaut mieux gérer plusieurs tâches à la fois qu'une seule - et expliquerons pourquoi un espace de travail désordonné ne signifie pas toujours chaos.

1. Rangez votre bureau (ou pas)
2. Établir de bonnes habitudes
3. Gérez votre temps au lieu d'être multitâche
4. Faites travailler votre espace pour vous
5. Être réaliste

Il n'est peut-être pas surprenant que le premier conseil pour s'organiser au travail comprenne un doux rappel qu'un nettoyage en profondeur de votre espace de travail pourrait être de mise. Mais avant de vous plonger tête première dans les piles de rapports, de rappels et de refus qui se font passer pour votre bureau, gardez à l'esprit que tout le monde n'a pas besoin d'un bureau vierge pour fonctionner.

Un trou noir de papiers et de fournitures de bureau pourrait vraiment amener certaines personnes à perdre leur esprit organisé, auquel cas un grand nettoyage peut être nécessaire. Mais pour d'autres, il y a une certaine méthode à la folie d'un bureau encombré. Ne vous enlisez pas en vous sentant coupable de votre espace de travail ; si vous avez un système qui fonctionne pour vous, utilisez-le. Cela étant dit, il peut être utile de prendre au moins quelques minutes chaque semaine pour parcourir votre bureau pour voir ce dont vous n'avez plus besoin et le jeter [source : Bonkamp ].

Même ceux qui peuvent fonctionner joyeusement dans le chaos devraient se rappeler de ranger les choses une fois qu'ils en ont fini avec eux, ne vous laissant – à tout le moins – que des masses de choses dont vous avez vraiment besoin.

Que vous commenciez un nouveau poste ou que vous essayiez simplement de gérer une charge de travail trépidante, il est indéniable que faire quelques tentatives simples pour planifier votre temps vous sera bénéfique à long terme. Naturellement, tenir un calendrier des réunions, des échéances et des dates de déjeuner vous évitera au moins de vous faire virer.

Mais au-delà d'un calendrier, la création et le maintien d'habitudes ajouteront beaucoup de structure (et de soulagement du stress) à votre journée. Nous ne parlons pas d'habitudes comme des pauses cigarette régulières en milieu de matinée, mais plutôt de choses comme réserver une période de dix minutes à la fin de la journée pour ranger votre espace ou avoir une heure fixe pour ranger des papiers [source : Cigna ]. Configurez des systèmes pour votre journée de travail, comme des moyens de hiérarchiser efficacement la correspondance par e-mail . La configuration de filtres automatiques qui dirigeront les e-mails vers des dossiers de projet spécifiques vous permettra de vous concentrer sur un projet à la fois, par exemple.

Vous l'avez déjà entendu : ceux qui peuvent équilibrer dix tâches à la fois sont ceux qui parviennent au sommet de la pile de travail. Si vous pouvez rejoindre une conférence par Skype tout en répondant à des e-mails , en réprimandant votre assistant et en diffusant des rapports à vos supérieurs, il y a de fortes chances que vous ayez la gestion écrite sur vous.

Mais est-ce vraiment vrai ? Considérez une étude financée par Hewlett-Packard qui a révélé que les travailleurs distraits par les e-mails et les appels téléphoniques subissaient une chute de QI près du double de celle des personnes qui fumaient de la marijuana [source : New Atlantis ].

Établissez une règle pour ne porter votre attention sur des documents tels que les factures, les éléments d'action et même les e-mails qu'une seule fois. Au lieu de prêter attention à plusieurs domaines différents, vous pourriez vous sentir moins étourdi si vous entreprenez une tâche et la terminez jusqu'à son achèvement (ou au moins jusqu'à une heure définie pour s'arrêter) [source : Bomkamp ]. Cette stratégie vous aidera également à réduire au minimum l'encombrement en classant ou en vous débarrassant immédiatement des papiers.

À moins que vous ne soyez Batman , travailler dans une grotte sombre et humide d'un bureau ne vous fera pas vous sentir productif. Bien que nous ne puissions pas tous profiter des commodités d'une belle vue sur l'horizon depuis notre bureau d'angle confortable, prendre quelques mesures pour rendre votre environnement de travail agréable contribuera à réduire le stress .

Mettre des photos d'amis, de famille ou d'adorables bébés animaux en train de faire la sieste est une approche traditionnelle pour un espace de travail heureux. Au lieu de notes autocollantes avec des rappels frénétiques de délais, gardez des plantes, des fleurs ou même une bougie apaisante sur votre bureau. Même des choses simples comme garder votre grosse pile de papiers à portée de main mais pas directement dans votre ligne de mire peuvent vous aider à vous concentrer sur la tâche à accomplir (au lieu de vous soucier de ce qu'il vous reste à faire). N'oubliez pas que l'organisation ne prospère tout simplement pas dans des conditions stressantes, alors restez motivé avec des pauses et des récompenses pour votre diligence.

En faisant de votre espace un lieu de travail engageant, vous vous soulagerez de la panique qui vient de redouter le travail.

Vous voulez connaître un sale petit secret pour rester organisé ? Ne fais pas semblant comme tu peux.

Au lieu d'essayer de lutter contre vos angoisses et vos devoirs au travail, fixez-vous des objectifs réalistes sur ce que vous pouvez contrôler et ce que vous devez abandonner. Fixer de petits objectifs raisonnables pour accomplir des tâches liées au travail vous permettra de rester sur la bonne voie tout en conservant un sentiment d'accomplissement [source : Bomkamp ]. C'est aussi un excellent moyen pour vous de vous rappeler ce que vous pouvez faire, par opposition à ce que vous devez faire.

En cours de route, communiquez votre statut sur les projets à vos collègues ou supérieurs ; vous resterez sur la bonne voie et obtiendrez des commentaires au fur et à mesure. Être précis sur vos objectifs est également important. Au lieu de vous dire vaguement de «faire beaucoup de choses» au travail ce jour-là, donnez-vous des tâches spécifiques, comme terminer un rapport avant midi.

Vous sentez-vous déjà plus réaliste et organisé ? Pour vous féliciter, lisez la suite pour plus d'informations et de conseils liés au travail.

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