Le changement de contexte, la capacité de se déplacer intellectuellement entre différents types de tâches, devient de plus en plus nécessaire à mesure que vous assumez de plus en plus de responsabilités.

Dans mon parcours personnel, je suis passé d'ingénieur à dirigeant d'équipes à PDG.

Je suis passé de pouvoir passer toute la semaine à me concentrer sur une tâche à devoir couvrir la grande variété de contextes qui accompagnent la croissance d'une entreprise de plus de 10 millions de dollars de revenus, plusieurs relations et projets importants avec des clients, un certain nombre d'entreprises et différents domaines technologiques.

Au cours de ce voyage, j'ai dû apprendre à changer de contexte. C'est un thème récurrent sur lequel je travaille dans mes 1–1 avec mon équipe directe et avec les membres de l'équipe élargie.

Qu'est-ce que le changement de contexte ?

Le changement de contexte est l'endroit où vous devez arrêter de travailler sur quelque chose dans un contexte afin d'effectuer un travail sur quelque chose dans un contexte différent. Il peut s'agir de faire du travail entre deux types de projets différents ou de faire différents types de travail au sein d'un même projet (par exemple, passer d'un travail d'analyse ou de codage à l'animation d'une réunion).

Une étude de l'Université Cornell et Qatalog a révélé que près de la moitié des personnes interrogées ont déclaré que le changement de contexte les rend moins productifs et provoque de la fatigue.

Comment gérez-vous le changement de contexte ?

Plutôt que d'accepter le changement de contexte comme une perte de productivité ou une perte émotionnelle, j'ai délibérément commencé à travailler pour l'accepter comme une réalité et diminuer son impact sur ma productivité et mon bien-être émotionnel.

Voici ma boîte à outils pour gérer le changement de contexte qui a fonctionné pour moi dans des rôles tels que l'ingénierie, la gestion des produits, les ventes, la direction d'équipe, en tant que PDG et, tout aussi important, en tant que parent.

1. Planifiez votre temps : planifiez délibérément votre temps. Je le fais sur une base hebdomadaire plus que sur une base quotidienne car je trouve l'unité d'une semaine plus facile à travailler qu'une journée. Il est impossible de couvrir tous les contextes dont vous avez besoin en une journée. Prévoyez l'incrément de 15 ou 30 minutes.
2. Passez en revue votre temps : passez en revue où votre temps est allé. Votre temps et l'endroit où vous le dépensez sont votre ressource la plus précieuse. Vous devez savoir où cela va parce que vous devez savoir si les plans que vous faites sont exacts ou si vous devez améliorer votre planification. C'est l'un des plus grands que je vois des gens manquer. Je suis stupéfait quand les gens s'opposent au suivi du temps.
3. Bucket time : regroupez des tâches similaires. Mettez des tâches connexes pour un projet ou un style de travail en commun.
4. Défendez le temps et votre état : défendez vos blocs de temps mais aussi, si vous êtes dans le contexte sur quelque chose et que vous devez y rester, alors ne répondez pas à cet appel téléphonique ou à cet e-mail. Défendez votre temps et l'état dans lequel vous vous trouvez. Rien n'est jamais aussi urgent qu'il ne puisse attendre 2 heures. En cas de doute, demandez "hé, peut-on attendre 2 heures" ou "pouvons-nous faire X fois" et le plus souvent, ce n'est pas du tout un problème.
5. Où j'en suis arrivé aux notes : lorsque je travaille sur des projets plus longs qui doivent être espacés sur plusieurs semaines en raison d'une nécessité pratique, je garde une note sur chacun d'eux qui me dit exactement quelle était la dernière chose dans mon esprit lorsque j'ai fini de travailler. la tâche et ce que je pense devoir faire ensuite. Il suffit de quelques paragraphes. La lecture de ceux-ci me permet de revenir dans le contexte beaucoup plus rapidement.
6. Apprenez vos cycles énergétiques : Tout le monde a des cycles énergétiques qui correspondent à certains styles de travail. Par exemple, je suis capable d'effectuer un travail en profondeur le matin et en fin d'après-midi/soirée. De 11 h 00 à 16 h 00, j'effectue rarement un travail approfondi créatif et perspicace. Je vise donc à prendre des réunions, à modifier des documents (modifier est plus facile qu'à créer) et à effectuer de petites tâches simples.
7. Trouvez des moyens de vous tromper : vous devez également utiliser une variété d'idées pour vous tromper dans la productivité. Ceux-ci sont différents par personne et, pour moi personnellement, ils varient dans le temps. Si j'emploie trop une tactique, elle perd de son efficacité. Certaines des astuces que j'utilise consistent à changer de lieu physique pour certaines tâches (par exemple, un café pour écrire, une salle de réunion pour les appels importants), à me demander de "changer de mode de fonctionnement" (yep super geek), à tergiverser volontairement, à ouvrir les fichiers, à démarrer la tâche mais dans le mauvais sens délibérément (par exemple, insérer du charabia dans une diapositive), en utilisant différents bureaux pour différentes tâches, en fermant chaque fenêtre lorsque je dois changer (pour vider mon cerveau).
8. Trouver des moyens de mélanger les contextes : Plutôt que de voir les projets X et Y comme différents, comment pouvez-vous les fusionner intellectuellement pour réduire le coût de changement intellectuel. Cela ne fonctionne pas toujours, mais c'est parfois possible.

Même avec ces tactiques, les gens avec qui je travaille (y compris moi-même) font toujours l'expérience de la productivité et de l'épuisement émotionnel.

Certains des défis communs auxquels ils sont confrontés sont les suivants :

1. Ne pas défendre le temps : ils autorisent la réservation d'un appel ou d'une réunion sur le temps qui leur est alloué. Cela comporte deux parties :
   (a) Souvent, ils disent « mon équipe en avait besoin » ou « mon patron me l'a dit » ou « mon client l'a demandé », mais lorsque j'ai sondé, il n'y a pas eu de tentative polie pour trouver un nouvel horaire. Ensuite, lorsque je les encourage à demander s'ils peuvent faire une heure différente la prochaine fois que cela se produit, généralement tout va bien et une nouvelle heure est trouvée.
   (b) Il se peut aussi qu'ils n'aient pas bien planifié et révisé. Ils continuent d'essayer de faire un certain type de tâche dans un certain contexte où ce n'est tout simplement pas pratique.
2. Ne pas revoir le temps : les gens continuent de faire des plans, mais ne réfléchissent pas du tout à l'évolution du temps et apprennent de cette expérience comment ils doivent améliorer leurs plans.
3. Ne pas impliquer leurs coéquipiers : Dites à vos coéquipiers ce que vous faites. Faites-leur savoir quelles heures vous souhaitez bloquer ou mettre en attente pour différents types de travail. Je pense que vous constaterez qu'ils sont enthousiasmés par cela, car ils sont probablement confrontés à des défis similaires.
4. Réactivité : les gens, à juste titre, ressentent le besoin d'être réactifs. Cependant, ils vont un peu trop loin dans la mesure où vous pouvez répondre sans avoir besoin de changer de contexte. Vous pouvez dire "hé, j'ai vu ça, je vous recontacterai plus tard dans la journée" sans avoir besoin de comprendre en détail le contexte de leur demande. Ils se sentent entendus et répondus, vous gardez votre contexte.
5. Penser qu'ils sont des machines de productivité surhumaines : les gens pensent qu'ils peuvent s'en sortir parce que d'autres le font. La réalité est le changement de contexte et la productivité est un défi que tout le monde gère. Parfois, ça ne clique pas. Soyez d'accord avec cela et faites une pause. Vous pourriez revenir plus productif, mais peut-être pas, mais ne vous culpabilisez pas à ce sujet.