L'offboarding est le processus qui met fin au mandat d'un employé au sein d'une organisation. Il s'agit de préparer l'employé à son départ, de transférer les connaissances et d'assurer une transition harmonieuse tant pour l'employé qui quitte que pour l'organisation. Une liste de contrôle complète de l'embarquement garantit que les équipes RH peuvent gérer efficacement ce processus et réduire le risque de complications futures. Cet article décrit les étapes clés de la création d'une liste de contrôle d'offboarding qui répond aux besoins des équipes RH et de l'organisation.

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Définir les objectifs de votre processus d'offboarding

Avant de créer une check-list, il est essentiel de définir les objectifs du processus d'offboarding. Ces objectifs comprennent le transfert de connaissances, le respect des exigences légales, le maintien de relations positives avec les employés qui partent et la sauvegarde des actifs de l'entreprise.

Déterminer la portée du processus d'offboarding

L'étendue du processus de délocalisation peut varier en fonction de la taille de l'organisation, de l'industrie et des rôles des employés. Pour vous assurer que votre liste de contrôle couvre tous les aspects pertinents, tenez compte des points suivants :

• Types d'employés (par exemple, temps plein, temps partiel, contractuel ou temporaire)
• Raisons du départ (par exemple, démission, licenciement, retraite ou fin de contrat)
• Département ou équipe au sein de l'organisation

Un calendrier bien défini aide les équipes RH à gérer efficacement le processus d'offboarding. Établissez un calendrier couvrant la période allant du moment où l'employé annonce son départ jusqu'à ce que toutes les tâches de délocalisation soient terminées.

Élaborer une liste de contrôle complète pour l'embarquement

Une liste de contrôle complète de l'embarquement doit inclure les catégories suivantes :

Tâches RH et administratives :

• Reconnaître la démission ou le licenciement et informer les parties prenantes concernées.
• Planifiez une entrevue de départ avec l'employé qui part.
• Finalisez la paie, y compris les paiements, primes ou remboursements en souffrance.
• Fournissez des informations sur les avantages postérieurs à l'emploi, tels que les soins de santé, la retraite ou les options sur actions.
• Remplissez les documents nécessaires, tels que la mise à jour des dossiers des employés et la délivrance d'un certificat d'emploi.

• Identifiez un remplaçant ou un employé intérimaire approprié pour prendre en charge les responsabilités.
• Élaborez un plan de transfert, comprenant un calendrier et des tâches clés.
• Planifier des rencontres entre l'employé qui quitte et son remplaçant pour faciliter le transfert des connaissances.
• Recueillez les documents, fichiers et ressources pertinents auprès de l'employé qui part.
• Assurez-vous que l'employé remplaçant ou intérimaire est adéquatement formé et préparé.

• Révoquer l'accès aux systèmes, logiciels et outils de l'entreprise.
• Collectez les appareils appartenant à l'entreprise, tels que les ordinateurs portables, les tablettes ou les smartphones.
• Désactivez les comptes de messagerie et autres comptes de communication.
• Archivez ou transférez les e-mails, fichiers et documents essentiels.
• Rappelez à l'employé qui quitte les accords de non-divulgation et de non-concurrence.

Culture d'entreprise et relations:

• Annoncez le départ à l'équipe et à l'ensemble de l'organisation.
• Organisez un événement d'adieu, le cas échéant.
• Encouragez l'employé qui quitte à donner son avis sur son expérience au sein de l'entreprise.
• Offrez un soutien pour la transition de l'employé, comme une aide à la recherche d'emploi ou des références.
• Maintenir des canaux de communication ouverts pour une éventuelle collaboration future.

Évaluer et améliorer le processus d'offboarding

Révisez et mettez à jour régulièrement votre liste de contrôle d'offboarding pour vous assurer qu'elle reste pertinente et efficace. Recueillez les commentaires des employés qui partent, de leurs gestionnaires et de l'équipe des RH pour identifier les domaines à améliorer.

Conclusion

Une liste de contrôle complète de l'embarquement est essentielle pour que les équipes RH gèrent efficacement le processus de départ des employés. En définissant les objectifs, en déterminant la portée, en créant un calendrier et en élaborant une liste de contrôle détaillée, les équipes RH peuvent assurer une transition en douceur à la fois pour l'employé qui part et pour l'organisation. Une évaluation et une amélioration régulières du processus d'offboarding contribueront à maintenir son efficacité et sa pertinence à long terme.