Comment planifier une entreprise hors site

Nov 25 2022

Apprenez en vous basant sur les meilleurs articles sur Medium.

Il s'agit d'une expérience pour choisir un seul sujet, Entreprise hors sites et retraites, puis organiser et organiser les meilleurs articles de Medium sur ce sujet. Aidez-moi à le tenir à jour en laissant des commentaires. Qu'as-tu appris? Y a-t-il des articles Medium que vous recommanderiez pour ce sujet ? Quels sous-thèmes souhaiteriez-vous voir couverts ?

Les sites hors site de l'entreprise peuvent être des réunions de l'ensemble de l'entreprise, des divisions ou simplement des équipes individuelles. Ce sont des occasions de nouer des liens, de résoudre des problèmes et de planifier des stratégies. Avec tant d'entreprises qui passent au travail entièrement à distance, les sites hors site sont désormais l'un des seuls moments où les collègues se rencontrent en face à face.

Sujets ci-dessous

TLDR ; Meilleurs articles.
Planification initiale
Logistique du logement
Retraites en ligne
Règles de base et codes de conduite
Horaire et structure

Best for a full company offsite: 
Team offsite events that even an introvert can love 
(Chris Beasley, Automattic)
Runner up (and good for all variants of offsites):
How to design an effective strategy offsite 
(Dave Bailey, CEO Coach)
Best for online offsites: 
How Coinbase ran its first 100 person online offsite
(Coinbase)
Runner up for online offsites:
Our annual company retreat turned virtual this year
(Nick Holzherr, CEO of Whisk.com)
Best for early stage startups:
How to crush a startup offsite
(Drew Austin, Wade and Wendy)
Best for VC offsites: 
Our approach at Foundry Group
(Brad Feld)

Commencez votre décision en fixant des objectifs et des avantages cibles. Comme le dit un organisateur :

Nous réfléchissons à ce que nous avons appris, clarifions où nous allons, avons un temps de développement de produit ininterrompu et construisons des liens solides qui sont difficiles à établir lorsque nous sommes assis avec des écouteurs dans un bureau.
[ article source par Drew Austin , Wade et Wendy]

Lorsque nous avons géré notre hors site avec l'équipe Medium, le premier objectif était de se connecter. La plupart d'entre nous ne s'étaient jamais rencontrés en personne. Ensuite, notre deuxième objectif était de prendre quelques grandes décisions afin que nous allions tous dans la même direction.

#2. Tout moment est le bon moment

Les équipes changent. Les gens partent et de nouveaux membres rejoignent. La régénération d'équipe est idéale pour perturber à la fois les schémas de pensée et de comportement. Mais même avec de la chance, votre « développement stratégique/dynamique d'équipe hors site une fois par an » ne peut pas être programmé pour s'adapter à tous les changements.
[ source : Melissa Rosenthal, coach exécutif ]

#3. Ne surchargez pas l'agenda

Les agendas hors site sont souvent pleins de « choses pour lesquelles nous n'avons pas le temps ou l'espace nécessaire dans notre travail quotidien ». Donc, comme solution, nous les plaçons dans un ordre du jour serré où chaque sujet d'importance critique se voit allouer une heure ou deux pour être « résolu ».
[ source : Melissa Rosenthal, coach exécutif ]

Logistique du logement

Considérez ces trois conseils pour savoir quel type de lieu réserver.

#1. Optimiser pour la connexion

Que vous soyez un groupe de 3, 30 ou 300, votre groupe doit occuper tout l'espace. Dimensionnez votre salle pour pouvoir tout louer. Une équipe de trois personnes prend une maison ordinaire. Une équipe de trente personnes occupe une retraite. Une équipe de 300 personnes rachète tout un hôtel ou un espace de co-working. Ce qui est essentiel, c'est que n'importe qui peut s'approcher de n'importe qui d'autre dans ce lieu et engager une conversation, sachant qu'il fait partie du même groupe. Je ne saurais trop insister sur l'importance de ce point. Cela change complètement la dynamique d'avoir des étrangers dans le groupe. Tout le monde à l'espace doit faire partie de l'événement.
[ source : Chris Beasley, Automattic ]

#2. Petites équipes

Nous vivons tous sous le même toit. Nous nous réveillons tous à peu près à la même heure, nous cuisinons ensemble, mangeons ensemble, travaillons ensemble, puis quand il est temps de se détendre à la fin de la nuit, nous pouvons également le faire ensemble. Sans oublier que c'est aussi un moyen abordable et pratique de voyager avec 5 à 10 personnes.
[ source : Drew Austin, Wade et Wendy ]

#3. Grandes équipes

Appelez directement les hôtels pour savoir s'ils louent l'ensemble de la propriété. Les hôtels-boutiques comme l' Ace Hotel , le Jupiter Hotel et le Freehand sont idéaux pour les équipes de 150 à 300 personnes et ont des emplacements à Portland, Seattle, Palm Spring, Chicago et New York. L'Ace à Palm Springs, par exemple, propose des salles de réunion de petite et moyenne taille, deux piscines et un coin salon couvert. Certaines chambres offrent des patios privés que les gens utilisaient pour accueillir de plus petits groupes.
[ source : Chris Beasley, Automattic ]

Retraites en ligne.

Pour le coût, et certainement pendant la pandémie de COVID, les entreprises expérimentent des retraites virtuelles en ligne. Coinbase et Whisk ont tous deux utilisé Gather pour que le hors site ne ressemble plus à des chats vidéo. Mais ils ont également fait un usage créatif de leurs outils habituels, par exemple :

Pour le brise-glace, dans chaque petit groupe, nous avons créé une présentation Google Slides, demandé à chacun de se joindre de manière anonyme (onglet incognito), puis (1) faire un dessin d'eux-mêmes ; (2) partager un fait amusant ; (3) créer un surnom. Après toutes les diapositives, nous avons fait le tour de la salle et avons deviné qui était qui. Cela a conduit à beaucoup de rires et à un enregistrement éternel de nos mauvaises capacités artistiques.
[ source : Coinbase ]

Règles de base et codes de conduite

Un hors site est un nouveau contexte qui peut nécessiter certaines règles de base qui ne sont pas nécessaires dans le travail quotidien. Envisagez de rafraîchir ou de mettre en évidence les règles de base spécifiques à votre site hors site.

Une suggestion commune est de créer un espace sûr.

C'est une bonne idée — et peut être réconfortante pour votre équipe — d'établir des règles de base. Assurez-vous que tout le monde sait que l'extérieur doit être un espace sûr où les gens peuvent s'exprimer et se défier de manière constructive (et vous) sans aucune crainte de représailles. Il est également utile de garantir la confidentialité dans l'espace de réunion. Ce qui est dit hors site est pour vous et votre équipe uniquement, et ne sera pas partagé avec d'autres personnes au bureau - à moins que l'équipe ne parvienne à un consensus sur l'autorisation de messages ou d'informations spécifiques à communiquer à l'extérieur.
[ source : Dan Schoenbaum Associé directeur, Hightide Advisors ]

Mais ces règles de base n'ont pas besoin d'être lourdes.

Injecter de la créativité dans l'établissement et le renforcement des règles de base peut être utile. Par exemple, un de mes clients utilise le terme « avocat du diable » pour injecter un peu d'humour et rendre les gens plus détendus lorsqu'ils contestent le consensus.
[ source : Dave Bailey, entraîneur PDG ]

Un troisième consiste à mettre en évidence les attentes dans le temps, par exemple :

Time-box Tout. Lorsque vous dirigez essentiellement un travail Iron Man, où le temps n'est pas une discussion et où personne ne sait même quel jour il est, il est important de ne pas rester coincé trop longtemps sur une tâche. Timebox tout. Timebox les choses que vous aimez faire, timebox les choses que vous n'aimez pas. Cela vous permettra de maintenir le sentiment d'urgence des contraintes de temps, même si vous avez l'impression d'avoir tout le temps du monde.
[ source : Drew Austin, Wade et Wendy ]

Un quatrième concerne les temps d'arrêt :

Au départ, les introvertis de l'équipe craignaient que la maison signifie qu'ils ne pourraient jamais s'éloigner pour se ressourcer, mais le contraire a fini par être vrai. Ils peuvent retourner dans leurs chambres et quand ils se sentent de nouveau en forme, tout ce qu'ils ont à faire est de sortir de chez eux pour trouver l'équipe.
[ source : Chris Beasley, Automattic ]

Un cinquième consiste à encourager la participation de chacun, peut-être en utilisant la technique de la réunion Round Robin :

S'assurer que tout le monde est écouté - en particulier les voix des personnes silencieuses - augmentera la participation. Les cadres supérieurs, les personnes bruyantes et les hommes, en particulier, ont tendance à être plus francs et à inhiber ou à influencer les pensées des autres participants.
[ source : Gustavo Razzetti, auteur de "Remote, Not Distant" ]

Revenons aux temps d'arrêt pour souligner l'importance des temps d'arrêt :

Pendant que vous n'êtes pas au bureau, ne vous contentez pas de reproduire la culture rigide de votre bureau. Prévoyez des pauses généreuses, et si vous êtes dans un endroit où le meilleur moment de la journée pour profiter de l'extérieur est l'après-midi, n'attendez pas le coucher du soleil pour l'intégrer à votre emploi du temps. J'ai découvert que ces moments non structurés sont ceux où les relations se construisent et parfois de véritables percées se produisent, que ce soit dans les relations ou dans la créativité personnelle.
[ source : Nathan Waterhouse, consultant ]

Horaire et structure

Dave Bailey, CEO Coach recommande de penser par phases.

La configuration est l'organisation, l'établissement des attentes et les devoirs qui se déroulent avant l'événement.
La connexion est l'ouverture de l'événement où les gens se connectent, apprennent à se connaître et se lient.
S'il y a du travail à faire, suivez un modèle de remue-méninges avec un temps clairement délimité pour la pensée divergente d'abord, suivi d'une pensée convergente ensuite.
Ensuite, prenez des engagements.
Alors célébrez.

Introductions et connexions.

Il existe de nombreux bons exercices pour aider les gens à se connecter et à se connaître. Voici quelques suggestions:

« Brise-glace à une question » : les questions efficaces sont celles qui permettent aux gens de partager quelque chose sur eux-mêmes, comme « De quel événement passé êtes-vous le plus fier ? », « Qu'est-ce qu'il y a de drôle que nous ne sachions peut-être pas à votre sujet ? » ou 'Quel est un événement important qui vous a aidé à grandir en tant que personne ?'. Tout le monde pouvait répondre à la même question ou en choisir une dans un chapeau.
[ source : Dave Bailey, entraîneur PDG ]

Nous avons commencé avec tout le monde faisant le tour de la salle pour parler de leurs réalisations de l'année, des choses qu'ils sont fiers de leur département ou de l'entreprise dans son ensemble pour avoir accomplies, et de ce qu'ils espèrent retirer des deux prochains jours.
[ source : Kyle Racki, PDG ]

Exercice sur les histoires personnelles Faites
un tour de table et demandez à chacun de répondre à trois questions sur lui-même :

Où as tu grandi?

Combien de frères et sœurs avez-vous et où vous situez-vous dans cet ordre ?

Décrivez un défi ou une expérience unique ou intéressante de votre enfance
[ source : Sarah Hodges, VC ]

Apprenez les personnalités : si vous avez un dysfonctionnement d'équipe ou une mauvaise collaboration au sein de votre équipe, je recommande fortement des exercices pour en savoir plus sur les personnalités de l'équipe et les styles de travail. Explorez la réalisation d'une évaluation Myers-Briggs, d'une analyse DiSC ou d'une autre analyse psychométrique de la personnalité. Cela peut aider votre équipe à comprendre la personnalité et le style de travail de chacun. Cela peut aider à mettre en évidence les employés qui collaboreront le mieux les uns avec les autres, pourraient faire surface et améliorer les risques de conflits potentiels, et plus encore - toutes des informations très précieuses pour renforcer votre équipe et les liens qui la composent.
[ source : Dan Schoenbaum, PDG ]

Il existe, bien sûr, des options plus complexes. L'équipe de Carted a organisé une chasse au trésor . Ou vous pourriez essayer de cuisiner un repas ensemble .

Construire votre agenda

Une façon courante consiste à mettre l'ordre du jour entre les mains des participants. Voir Elizabeth Hunt's A Simple Process for Co-Creating a Team Retreat Agenda .

Votre hors site peut être une chance de développer vos compétences. Par exemple, Carted a inclus un exercice de réflexion sur le design .

Votre hors site est aussi souvent une bonne occasion de prendre du recul et d'articuler les valeurs de votre équipe. Eric Friedman, coach exécutif, propose cet exercice de valeurs hors site .

Sujets de la liste de souhaits

J'aimerais combler les lacunes de cet article, en particulier autour des sujets suivants. Si vous écrivez quelque chose à ce sujet sur Medium, faites-le moi savoir.