Économisez votre cerveau pour les gros travaux : pourquoi vous devez automatiser votre travail - à partir d'aujourd'hui

Au cours des 17 dernières années, j'ai essayé toutes les tactiques possibles pour éliminer les tâches manuelles répétitives qui accompagnent la gestion d'une entreprise en pleine croissance. Une seule chose a toujours fonctionné.

C'est la fin d'une longue journée. Vous vous arrêtez pour faire vos courses et prenez un clin d'œil à un acheteur qui coupe la file d'attente. Attendez, votre portefeuille est… toujours sur votre bureau.

Vous abandonnez les bananes et le savon à vaisselle et rentrez chez vous en vous sentant fatigué, dispersé et vaguement triste. Vous étiez tellement motivé ce matin; caféiné et prêt à démolir votre liste de choses à faire. Mais vous n'avez réussi à rayer que deux tâches mineures.

Ce qui s'est passé?

Travail acharné. Cest ce qui est arrivé. E-mails, DM, réunions d'état, notifications, feuilles de calcul, mises à jour du système, révisions budgétaires, approbations, dépenses, planification, etc.

Le travail acharné est la fuite lente de vos pneus professionnels. Ce sont les demandes rapides et les distractions numériques omniprésentes. Ce sont les technologies obsolètes et les collègues bien intentionnés qui veulent « revenir en arrière », et l'entrepreneur MIA que vous devez envoyer par e-mail. Encore.

Nous avons tous trop dans nos assiettes. Pourtant, la concentration compte plus que jamais. Cela crée un Catch-22 pour quiconque essaie de réaliser quelque chose au travail.

Au cours des 17 dernières années, j'ai essayé toutes les tactiques possibles pour éliminer les tâches manuelles répétitives qui accompagnent la gestion d'une entreprise en pleine croissance. Une seule chose a toujours fonctionné : l'automatisation.

L'automatisation peut maximiser votre potentiel

Malgré le démarrage d'une entreprise nommée Jotform, je ne me soucie pas vraiment des formulaires. Cependant, je suis tout à fait déterminé à continuer à développer Jotform pour aider les personnes et les organisations à être plus productives - dans le meilleur sens du terme.

C'est pourquoi j'ai écrit mon nouveau livre, Automate Your Busywork . Le monde du travail a radicalement changé et continuera de se transformer avec l'essor de l'IA et de l'automatisation. Pour être vraiment productif, vous devez créer un système qui fonctionne sur pilote automatique pendant que vous appliquez vos compétences et vos talents innés.

Vous devez également faire passer votre vision du travail de linéaire à circulaire. La plupart d'entre nous ont été formés pour avancer étape par étape dans nos journées de travail. En tant que responsable marketing d'une petite marque grand public, par exemple, vous pouvez développer une enquête de satisfaction client, la vérifier avec vos collègues, l'envoyer par e-mail aux personnes qui ont acheté au cours des 30 derniers jours, envoyer des notes de suivi et analyser les réponses.

L'automatisation nécessite une pensée circulaire. Avec des outils simples, vous pouvez créer des sondages en ligne déclenchés par un achat qui comptabilisent automatiquement les résultats et préparent des rapports numériques. Cette boucle s'exécuterait silencieusement en arrière-plan, vous donnant le temps et l'espace mental nécessaires pour dialoguer avec les clients ou développer des campagnes de marketing stratégiques.

La technologie évolue si vite que des exemples spécifiques sont rapidement obsolètes. Cependant, les principes de l'automatisation perdurent même au fur et à mesure que les outils progressent. C'est comme apprendre à cuisiner; avec les bonnes compétences, vous pouvez griller des légumes, pocher un œuf ou cuire une tarte. Et au lieu de passer votre temps à préparer ces tartes, l'automatisation vous permet de passer vos journées à créer de délicieuses nouvelles recettes.

Si vous êtes prêt à économiser votre cerveau pour les gros trucs, voici trois façons de commencer.

1. Minimiser la fatigue cognitive

La vie en jette beaucoup sur notre cerveau. Le traitement du déluge d'informations d'aujourd'hui nécessite « une fonction exécutive d'ordre supérieur », explique Melanie Greenberg, psychologue clinicienne et auteur de The Stress-Proof Brain . Que vous lisiez un rapport ou que vous parcouriez les réseaux sociaux, nos cerveaux ne sont pas conçus pour maintenir cette fonction de pointe pendant de longues périodes. Pourtant, c'est exactement ainsi que la plupart d'entre nous passons nos journées de travail. Ensuite, nous nous demandons pourquoi nous laissons nos portefeuilles au travail.

Passer rapidement d'une tâche à l'autre ne fait qu'aggraver le problème , provoquant fatigue, frustration et comportements impulsifs. Un cerveau fatigué rend également difficile la concentration sur des projets significatifs. Ironiquement, un esprit trop stimulé finira par passer en pilote automatique.

"Au bout d'un moment", explique Greenberg, "notre cerveau automatise les choses et consomme moins d'énergie".

Marcher le même chemin pour se rendre au travail tous les jours nécessite moins de carburant mental qu'un trajet en constante évolution. L'automatisation de votre travail occupé va encore plus loin dans cette stratégie d'économie de cerveau. Lorsque vous éliminez l'analyse de la feuille de calcul, le tri des e-mails et d'autres tâches fastidieuses, vous bénéficiez d'une clarté mentale lorsque vous en avez le plus besoin.

2. Adoptez un travail significatif

Pour moi, un travail significatif consiste à écrire, élaborer des stratégies et collaborer avec mes équipes. Il ne s'agit certainement pas de gérer la paie ou de planifier des réunions. Bien que se libérer de l'ennui professionnel puisse être un privilège, cela fait aussi partie d'une vie plus riche.

« Des études montrent que les gens sont plus heureux, en meilleure santé, plus engagés, plus engagés et plus performants lorsque leur travail a un sens pour eux », écrit Michael F. Steger pour Greater Good Magazine .

"Ces résultats semblent être vrais, que vous travailliez comme infirmier ou gardien, que vous dirigiez une organisation caritative internationale du Fortune 500, ou que vous travailliez dans un centre de distribution d'entrepôt ou une école."

Dans une étude réalisée en 2018 auprès de professionnels américains dans 26 secteurs différents, neuf personnes sur 10 ont déclaré qu'elles accepteraient une réduction de salaire pour effectuer un travail toujours significatif. Alors que la couverture de cette tendance - accélérée par la pandémie de Covid-19 - se concentre souvent sur le changement d'emploi, ce n'est pas la seule façon d'aller plus loin. Laissez l'automatisation gérer les choses ennuyeuses afin que vous puissiez vous engager dans des aspects plus significatifs de votre carrière.

3. Lancez une boucle de rétroaction positive

La fatigue mentale crée souvent un cercle vicieux. Par exemple, vous vous sentez vidé, alors vous sautez votre course après le travail et commandez une pizza. Le lendemain, vous vous sentez paresseux parce que vous n'avez pas reçu ces endorphines post-course. L'automatisation, cependant, peut déclencher un cercle vertueux.

La plupart des emplois manuels ont déjà disparu, pour le meilleur ou pour le pire. Il n'y a plus de typographes de journaux ni d'opérateurs de projection de films. "L'automatisation se produit assez rapidement", déclare Aaron De Smet, associé principal chez McKinsey, "c'est pourquoi je pense que les choses arrivent maintenant à ce point de basculement où le sens compte beaucoup."

En d'autres termes, l'automatisation, l'IA et les technologies numériques ne feront qu'augmenter notre désir de travail significatif. Dans le même temps, la création de flux de travail automatisés vous permet de passer plus de temps dans votre espace professionnel idéal. Cela ne vous empêchera peut-être pas de vous énerver à la caisse, mais l'automatisation est un moyen puissant d'économiser votre cerveau pour les gros trucs.

"Merci pour la lecture. N'hésitez pas à consulter mon prochain livre, Automate Your Busywork .

Publié à l'origine sur https://www.jotform.com le 9 mai 2023.