Une structure de répartition du travail (WBS) aide à décomposer chaque étape d'un projet et considère toutes les tâches pour atteindre les résultats finaux.

Pourquoi les chefs de projet appliquent-ils cet outil dans leurs projets ? Quels sont les avantages et les inconvénients d'une structure de répartition du travail ? Comment choisir le bon outil pour construire un WBS efficace ?

Ce post aidera à trouver les réponses.

Définition WBS

Qu'est-ce qu'une structure de répartition du travail ?

Une structure de répartition du travail est un organigramme de projet où les tâches reflètent leurs relations les unes avec les autres et le projet en général de manière hiérarchique. Il a une nature graphique et aide à prédire les résultats en fonction de différents scénarios.

Il est souvent visualisé sous la forme d'un arbre orienté résultats qui couvre toutes les procédures du projet. Les équipes de projet s'appliquent à décomposer leurs projets en composants facilement gérables. Ces composants sont ensuite décomposés jusqu'à ce qu'un membre de l'équipe requis puisse être affecté.

Éléments WBS

Il existe des niveaux spécifiques qui doivent être appliqués dans WBS. Ils facilitent la gestion des projets.

Une structure de répartition du travail typique comprend les éléments suivants :

• Un énoncé de vision du projet.
• Étapes du projet.
• Tâches avec livrables.

Historique WBS

Le concept d'un WBS a été développé en même temps que le concept de la technique d'évaluation et d'examen des programmes ( cartes PERT ) par le département américain de la Défense en 1957.

Un WBS a été créé pour être utilisé dans les organisations de défense, cependant, le terme a été introduit dans les secteurs autres que la défense en 1987.

L'importance d'utiliser un WBS dans la gestion de projet

Une structure de répartition du travail profite aux équipes de projet de plusieurs manières :

• En décomposant un projet en petits composants, vous le rendez moins accablant et plus gérable.
• La structure fournit une feuille de route pour tous les membres de l'équipe. De nombreux projets impliquent plusieurs équipes travaillant en tandem. Ils doivent se coordonner et s'intégrer pour l'achèvement des travaux. Le WBS les aide à se concentrer sur leurs tâches et leurs livrables et montre comment leurs efforts s'intègrent dans l'ensemble du projet.
• La structure aide également à mesurer l'achèvement du projet, à définir les jalons et à allouer les ressources budgétaires.

Les chefs de projet utilisent WBS dans des projets commerciaux, résidentiels et de construction. La structure offre aux investisseurs et aux clients une meilleure compréhension de tout ce qui se passe dans le développement du projet.

Voici la liste des équipes qui peuvent utiliser un WBS :

Bonnes pratiques WBS : ce qu'il faut retenir

Il existe des règles spéciales que vous devez prendre en compte lorsque vous travaillez sur votre structure de répartition du travail.

• La règle des 100 % consiste à inclure 100 % du travail défini par la portée du projet, qui est divisée en niveaux WBS. Ces niveaux contiennent les livrables du projet, les comptes de contrôle, les modules de travail et les tâches. Il est appliqué à tous les niveaux WBS. Par conséquent, la somme du travail à un niveau WBS inférieur doit être égale à 100 % du travail représenté par le niveau WBS supérieur sans exception.
• Utilisez des noms. L'utilisation de noms au lieu de verbes accélère la clarté.
• Soyez minutieux. En travaillant sur WBS, vous devez comprendre que tout est important si cela fait partie du cours qui mène à votre livrable final. Assurez-vous d'avoir une liste complète de chaque tâche pour gérer ce cours.
• Gardez les tâches mutuellement exclusives. Il n'est pas nécessaire de répartir les tâches individuelles pour un travail qui fait déjà partie d'une autre tâche.
• Allez assez en profondeur. Un WBS doit être détaillé. Cependant, essayez de ne pas le garder si profond qu'il devienne déroutant.

Une structure de répartition du travail offre des avantages évidents, notamment :

• Communication avancée. La collaboration à chaque étape est l'un des principaux avantages d'un WBS. Peu importe qu'un projet ait une direction interne ou externe.
• Créativité . Les personnes qui postulent pour un WBS ont de nombreuses opportunités de développer leurs compétences créatives.
• Orientation sur les objectifs finaux. Une structure de répartition du travail WBS aide à garder tous les membres de l'équipe concentrés sur l'objectif final. Cela réduit le risque que des travaux inutiles soient effectués car la portée a été clairement définie.
• Organisation des détails . Rien ne se perd dans le projet car chaque détail est soigneusement pris en compte.
• Problèmes d'horaire. Un WBS aide à identifier les livrables qui sont en retard sur votre calendrier.
• Répartition des tâches . Lorsque vous décomposez un projet en morceaux gérables, il devient plus facile d'attribuer ces tâches aux membres de votre équipe.
• Prévention des problèmes. Des problèmes peuvent survenir même lorsqu'un projet est prêt. Un WBS aide à les découper en prenant en considération tous les détails des tâches avant leur exécution.
• Remue-méninges . La structure aide à trouver des idées et des solutions utiles. Il est facile d'énumérer toutes les idées, puis de supprimer celles qui ne sont pas nécessaires.
• Gestion des risques. Si vous travaillez avec un WBS, vous pouvez gérer les risques dès le début. Il anticipe toutes les exigences et alloue des ressources : temps, argent et main-d'œuvre.
• Flexibilité pour différentes équipes. Un WBS est utilisé dans différents domaines et sphères. Peu importe la taille de l'équipe. La structure soutiendra toujours l'exécution du projet.

Comment créer une structure de répartition du travail ? Suivez les cinq étapes décrites ci-dessous.

1. Décrivez un énoncé de projet

La phrase ou un paragraphe décrira la vision et les fonctions de votre projet dans la phase finale. Cette étape d'un WBS est le sous-sol de tout projet. Toute l'équipe le développe généralement.

2. Décrire toutes les étapes nécessaires

Maintenant, vous devez remplir toutes les étapes nécessaires. Peut-être devrez-vous diviser la portée du projet en plusieurs étapes. Cela dépend souvent des exigences du projet, des délais et du budget.

3. Créer des livrables

Mettez en surbrillance tous les livrables qui doivent être achevés à chaque étape. Les étapes doivent avoir des résultats finaux. Vous devez les atteindre avant de passer à l'étape suivante.

4. Divisez les livrables en tâches plus petites

Ces tâches doivent être conçues sous forme de sections. Tout membre de l'équipe doit pouvoir les gérer facilement.

5. Attribuez chaque section

La dernière étape de cette hiérarchie est l'affectation de chaque partie gérable. Une personne (ou une équipe) requise sera responsable d'une tâche spécifique. Ils seront impliqués dans chaque tranche de travail qui conduira aux résultats correspondants.

Passons maintenant aux exemples réels de WBS.

Exemples de structure de répartition du travail

Pour mieux comprendre le concept d'une structure de répartition du travail, nous devons nous plonger dans quelques exemples pratiques. Nous considérons ici les exemples d'utilisation d'un WBS dans les domaines du développement et de la construction de logiciels.

Exemple de développement de logiciel WBS

Le développement de logiciels est l'un des exemples couramment utilisés d'utilisation d'une structure de répartition du travail.

Si vous avez un projet informatique régulier lié au développement de logiciels, vous devez suivre les étapes typiques du processus de développement.

Une structure de répartition du travail WBS divisera votre projet en fonctionnalités et les décomposera en tâches plus petites pouvant être attribuées à certaines personnes.

Imaginez, vous travaillez sur la création d'une nouvelle application. Pour le construire, vous devrez suivre des étapes cohérentes avec des tâches spécifiques. Voici à quoi votre WBS peut ressembler :

Exemple de WBS pour la construction

Vous pouvez utiliser un WBS à de nombreuses fins, y compris la gestion de projets de construction complexes.

C'est le domaine où la structure fonctionne parfaitement. Vous n'avez pas à suivre les directives formelles d'une structure de répartition du travail PM. Votre objectif devrait être de composer des catégories naturelles pour votre projet de construction.

Disons que vous devez construire une maison d'été dans votre jardin. Votre exemple de structure de répartition du travail pour la construction peut ressembler à ceci :

Modèles WBS gratuits et payants

La génération d'une structure de répartition du travail est techniquement facile, mais prend du temps. C'est pourquoi vous pouvez appliquer différents modèles WBS pour démarrer facilement.

Il en existe plusieurs types : payants ou gratuits. Vous pouvez sélectionner le bon qui vous donnera de la flexibilité et vous aidera à rester aligné.

Modèle WBS dans Excel

Pour utiliser une structure de répartition du travail dans Excel, vous devez utiliser la fonctionnalité SmartArt Graphics.

Cliquez simplement sur l' onglet Insertion , accédez à la section Illustrations et sélectionnez Graphiques SmartArt . La section Hiérarchie vous aidera à construire votre WBS dans Excel.

Un modèle MindMaster WBS et un modèle EdrawMind WBS sont également de bonnes options pour obtenir une structure conviviale.

WBS sur un diagramme de Gantt

GanttPRO est un puissant outil de diagramme de Gantt qui propose des modèles de diagramme de Gantt gratuits que vous pouvez facilement appliquer pour décomposer votre travail.

Voici un modèle GanttPRO coloré qui représente un projet de construction :

Utilisez GanttPRO pour créer un WBS pratique

GanttPRO est intuitif, convivial et facile à utiliser. L'idée principale de générer un WBS ici est que vous avez la possibilité non seulement de visualiser ce que vous faites, mais aussi de contrôler quand vous le faites.

Avec ce créateur de diagramme de Gantt en ligne, vous pouvez convertir votre WBS en diagramme de Gantt sans effort supplémentaire. À l'aide de l'outil, vous pouvez créer autant de projets que vous le souhaitez avec un nombre illimité de tâches.

En ajoutant un champ WBS personnalisé à partir de la liste, vous pouvez ordonner votre liste de tâches pour visualiser la hiérarchie souhaitée.

Importer un WBS d'Excel vers GanttPRO

Vous pouvez transférer votre projet créé dans Excel vers GanttPRO et continuer à travailler sur vos plans.Appuyez sur Importer (lors de la création d'un nouveau projet) et utilisez une fonction glisser-déposer ou téléchargez-le depuis votre ordinateur.

Définissez le numéro de tâche dans votre WBS afin que GanttPRO puisse définir correctement la position des tâches sur le projet.

Conclusion

Vous savez maintenant qu'une structure de répartition du travail WBS est la première étape de la création d'un calendrier de projet. Ce type de tableaux de gestion de projet populaires est comme un squelette de votre futur plan de travail.

Une structure de répartition du travail informe les équipes des progrès réalisés, renforce leur efficacité et conduit les individus à des décisions judicieuses. Des modèles WBS pratiques rendront votre processus de gestion de projet fluide.

Que pensez-vous d'une structure de répartition du travail ? N'hésitez pas à partager votre expérience.

Et si vous souhaitez obtenir plus de détails sur cet outil de PM, explorez l'article complet Qu'est-ce qu'une structure de répartition du travail et comment améliorer la gestion de projet avec un WBS ? https://blog.ganttpro.com/en/how-to-create-a-work-breakdown-structure-wbs-with-project-planning-templates/.