Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les entreprises choisissent de surveiller la productivité de leur personnel à distance. La surveillance du travail à distance peut émaner d'une préoccupation concernant ce que le personnel fait pendant la journée lorsqu'il n'est pas au bureau.

Bien qu'il puisse être tentant d'instituer des mécanismes de surveillance rigoureux, cette approche peut en fait se retourner contre lui et diminuer la productivité , car les employés peuvent se sentir aliénés, stressés et que leur vie privée est violée.

Il est donc essentiel d'être conscient de la nécessité de trouver une approche équilibrée de la surveillance des performances et d'examiner les résultats de la surveillance que vous espérez réellement atteindre. Il existe plusieurs façons de surveiller les performances du travail à distance, comme la mise en place d'une politique de travail à distance , la définition d'indicateurs de performance clés et la définition d'attentes et de délais de travail clairs.

Ci-dessous, nous examinons certaines des raisons et des avantages des politiques de surveillance du travail à distance, les méthodes de surveillance des employés à distance, les mises en garde concernant la surveillance de votre personnel à distance et la manière dont les incitations peuvent aider à encourager les performances et la productivité et à atténuer la nécessité de mettre en œuvre une surveillance stricte.

Pourquoi les entreprises mettent en œuvre une technologie de surveillance de la productivité

La transition massive vers le travail à distance a rendu certains managers et dirigeants sceptiques quant à ce que leurs employés font chaque jour.

Afin de vérifier leur bon fonctionnement et d'assurer leur productivité, certaines entreprises mettent en place différents niveaux de suivi de la productivité.

Beaucoup de gens croient à tort que lorsque les gens commencent à travailler à domicile ou à distance, ils deviennent moins productifs. En fait, plusieurs ont montré exactement le contraire.

Il est donc prudent d'examiner les avantages et les inconvénients de la surveillance des performances et le niveau d'examen qui sera acceptable pour votre personnel avant de mettre en œuvre une stratégie de surveillance.

Voici quelques-unes des raisons (et des avantages) de surveiller la productivité des employés à distance

Lorsqu'il s'agit d'utiliser un logiciel de suivi et de surveillance du travail à distance, il existe plusieurs raisons et avantages qui peuvent être utilisés comme motivation pour les utiliser :

1. Pouvoir facturer les clients

De nombreuses entreprises travaillent avec des clients qui sont facturés pour le temps que les membres du personnel passent à travailler sur leurs comptes.

Il peut donc être très utile de pouvoir suivre avec précision le temps que chaque employé passe à travailler sur différents comptes, afin que les clients soient facturés avec précision.

2. Améliorer les performances du personnel

Certains responsables estiment que si le personnel sait qu'il doit rendre compte de manière détaillée du temps passé à travailler, il est probable qu'il sera plus productif.

Bien que ce ne soit pas toujours le cas, cela peut amener le personnel à prendre moins de pauses pendant la journée ou à passer plus de temps à se concentrer sur la réalisation des jalons et à être plus efficace avec son temps.

3. Pour fournir des commentaires plus éclairés au personnel

Si les responsables sont en mesure de collecter des données sur le temps que leur personnel consacre à différentes tâches, puis de comparer les temps moyens consacrés aux mêmes tâches, ils peuvent fournir aux employés des informations sur leurs taux de productivité et leurs performances comparés.

Si les commentaires sont constructifs et offrent l'occasion d'aider le personnel à améliorer ses performances, cela peut conduire à des résultats de performance positifs au fil du temps.

4. Gérez plus efficacement les budgets et les délais des projets

De nombreuses entreprises travaillent avec de grandes équipes sur des projets spécifiques qui ont une gamme de livrables et de délais. Les responsables doivent s'assurer que ces projets sont gérés aussi efficacement et efficacement que possible, et le maintien d'une performance optimale du personnel est un aspect essentiel du maintien sur la bonne voie.

Lorsque les responsables sont en mesure de suivre le nombre d'heures que le personnel consacre à des projets spécifiques et s'ils respectent les délais dans les délais et en termes de qualité, cela aide l'équipe à rester sur la bonne voie pour atteindre ses objectifs.

La gestion des performances des projets aide également les responsables à signaler les goulots d'étranglement et les endroits où les sous-performances se produisent afin qu'ils puissent résoudre ces problèmes et continuer à réaliser leurs projets.

5. Gérez plus efficacement les budgets de l'entreprise

L'une des principales raisons de la surveillance des performances est d'assurer une efficacité maximale en ce qui concerne le temps du personnel. Les employeurs veulent savoir qu'ils paient pour un travail de qualité efficace et que le personnel est productif tout au long de ses journées de travail.

En suivant le temps nécessaire à l'exécution de tâches particulières, les responsables peuvent également estimer plus précisément le budget du personnel à allouer aux différents projets.

6. Surveillez la sécurité

Il existe une gamme de risques de sécurité liés à la gestion du personnel qui peuvent créer des vulnérabilités pour les entreprises. En surveillant lorsque votre personnel accède à des sites dangereux ou contraires à la politique de l'entreprise, les responsables peuvent aider à prévenir et à minimiser les risques.

Les entreprises peuvent également ressentir le besoin de mettre en œuvre d'autres logiciels de surveillance de la sécurité, tels que les données consultées et pendant combien de temps.

L'utilisation des technologies de surveillance des employés : de quoi sont-elles capables ?

De nombreuses entreprises se tournent vers les technologies pour surveiller les performances et les activités de leur personnel à distance.

Ces technologies peuvent surveiller et suivre le temps que les employés consacrent à différentes tâches et projets. Certains peuvent suivre les frappes au clavier, le temps passé sur différents sites Web et applications, les heures de connexion et de déconnexion du logiciel, ce qui est communiqué par e-mail, ainsi qu'une gamme d'autres données.

Comment surveiller vos employés à distance

Il existe une variété d'outils et de méthodes permettant aux employeurs de surveiller leurs employés à distance, en vue d'assurer une performance et une productivité optimales.

Cela implique de définir des attentes claires en matière de performances et de productivité, et de fournir des jalons et des délais clairs. Cela comprend également la fourniture de commentaires réguliers sur les performances et la fourniture d'une politique de travail à distance claire qui détaille toutes les activités de suivi et de surveillance de la gestion des performances. Et cela inclut la définition d'indicateurs de performance clés et la communication de la manière dont ceux-ci seront établis et mesurés.

Il est important d'être conscient du fait que certaines méthodes de surveillance de la productivité et des performances peuvent aliéner les employés et leur donner l'impression qu'ils sont microgérés ou que leurs droits à la vie privée sont enfreints.

Cela peut en fait avoir pour conséquence involontaire une diminution de la productivité et de la confiance, car les employés peuvent se sentir stressés, microgérés et comme s'ils étaient constamment surveillés.

Vous trouverez ci-dessous plusieurs façons de surveiller les performances et la productivité des employés :

1. Expliquez clairement vos attentes et fixez des jalons et des délais de travail

Une méthode pour s'assurer que le travail que vous voulez accomplir est fait - est d'être franc sur vos attentes et de définir des jalons de projet clairs et des délais pour les livrables. De cette façon, vous pouvez facilement évaluer quels employés respectent les délais et les normes de qualité que vous avez demandés, et ceux qui ne le font pas.

Souvent, les employeurs ont des attentes concernant le moment où le travail doit être terminé et ce qu'il doit inclure, mais cela n'est pas explicitement communiqué au personnel. Cela crée de la confusion et peut donner l'impression aux employeurs que les employés n'atteignent pas leurs objectifs.

Il existe une gamme d'outils de gestion de projet qui peuvent aider les gestionnaires à définir des tâches et des délais. Certains logiciels de surveillance peuvent également vous permettre d'attribuer du travail à des employés distants avec des détails sur ce qui doit être inclus et sur la date d'échéance. Ces outils peuvent également aider à définir des rappels sur les délais et peuvent suivre les heures passées sur des jalons ou des projets individuels, ce qui facilite la budgétisation et les rapports du projet.

2. Faites part de vos commentaires à votre personnel à distance

En planifiant et en mettant en œuvre des séances de rétroaction avec votre personnel, vous pouvez communiquer le type de performance attendue et également informer le personnel lorsqu'il n'est pas sur la bonne voie. Cela peut aider les employés à ajuster leur flux de travail et à augmenter leur productivité en fonction de vos attentes.

L'accent doit être mis sur l'approvisionnement de votre personnel avec des commentaires constructifs et pour savoir s'ils sont confrontés à des difficultés pour soumettre le travail à temps. Cela peut également aider les responsables à identifier s'il existe des processus qui doivent être modifiés ou des conflits ou des défis qui doivent être abordés et résolus.

3. Gardez un enregistrement numérique des absences ou des congés du personnel

Il existe une gamme d'outils que vous pouvez utiliser pour savoir quand le personnel est absent du travail ou en congé annuel. Il peut être difficile de suivre ces activités, en particulier lorsque le personnel travaille à distance. Un logiciel de surveillance peut aider les équipes RH à suivre plus efficacement ces problèmes, ce qui peut aider en cas de litige autour des jours de congé.

Fournir un accès à un logiciel numérique qui permet au personnel de demander facilement des jours de congé ou des congés annuels, peut vous aider à rationaliser les RH et, combiné à des outils de suivi du temps, peut aider à suivre le nombre de jours de congé dus et dus.

Lorsque vous suivez les heures travaillées, vous pouvez alors voir clairement combien d'heures supplémentaires tout le personnel a travaillé, et cela peut aider à décider qui a besoin d'un paiement supplémentaire ou même d'une promotion. Et vous pouvez voir quel est le temps moyen par tâche, ce qui vous aide à évaluer qui est sous-performant et a donc besoin d'un soutien et d'une motivation supplémentaires.

4. Surveillez les sites Web et les applications que vos employés utilisent

Il existe divers outils de surveillance des performances et de la productivité du personnel qui peuvent suivre et analyser le temps que les membres du personnel passent sur différents sites Web et applications.

Certains mesurent et suivent même les frappes au clavier et prennent des captures d'écran pendant que le personnel travaille, ce qui peut être fait secrètement et pourrait même être illégal.

Et certaines entreprises choisissent de bloquer l'accès de certaines applications et sites Web à leurs employés dans le but d'augmenter la productivité.

5. Créez une politique de travail à distance

Communiquer clairement avec tout le personnel dès le départ sur la façon dont vous mesurerez la productivité et surveillerez leurs performances aide à définir les attentes, à cultiver la culture d'entreprise et à créer de la transparence autour de vos activités de gestion.

Cela peut aider les employés à se familiariser avec vos méthodes de travail, vos politiques et vos procédures et peut les aider à réaliser ce qui est prioritaire.

6. Expliquez quels indicateurs de performance vous utiliserez pour mesurer les performances

De nombreuses entreprises trouvent utile de créer une liste d'indicateurs de performance clés (KPI) pour mesurer la productivité de chaque employé. Les KPI peuvent être personnalisés pour différents rôles, de sorte qu'ils soient spécifiques à un poste.

Lorsque les employés sauront quels KPI seront utilisés et comment leur performance sera mesurée, ils auront une meilleure compréhension de ce qu'on attend d'eux.

7. Définir comment les rapports doivent fonctionner

Certains managers aiment que leur personnel leur rende compte quotidiennement tandis que d'autres se contentent d'un résumé mensuel. Il est important de définir les attentes en communiquant quels rapports sont requis, à quelle fréquence et dans quel format. Certains managers préfèrent les rapports dans des sessions de feedback virtuelles, tandis que d'autres préfèrent les mises à jour par e-mail.

Des rapports réguliers permettent de déterminer si le personnel fait des progrès suffisants, s'il y a des défis et s'il existe des opportunités d'améliorer les performances.

Précautions lors de la mise en œuvre de la surveillance des employés

Les employeurs qui mettent en œuvre une surveillance agressive des employés à distance courent le risque d'aliéner le personnel, de donner au personnel l'impression d'être microgéré et constamment surveillé, et peuvent éroder le sentiment de confiance et de loyauté envers l'organisation.

Cela peut en fait réduire la productivité globale et peut également avoir des effets négatifs sur la culture d'entreprise et même sur les taux de rétention.

Il est donc essentiel que les entreprises s'assurent que leur suivi des performances est réellement bénéfique pour la performance et n'aliène pas le personnel.

Il est donc important d'être transparent sur la façon dont vous surveillerez les performances, ce qui sera suivi et comment vos efforts de surveillance amélioreront la productivité.

Si les employés peuvent voir comment le logiciel de surveillance contribue réellement à augmenter la productivité et le succès de l'entreprise, ils peuvent être davantage inclus pour le soutenir.

Il est également important de fournir à tout le personnel des politiques détaillées et normalisées sur la surveillance du travail à distance, afin que chacun sente qu'il peut tenir l'entreprise responsable s'il ne se conforme pas à cela - et afin qu'il sache exactement quelles données seront enregistrées et comment ils seront évalués.

En outre, il est essentiel que les entreprises et les responsables offrent à leur personnel la possibilité de fournir des commentaires honnêtes sur leur expérience de la surveillance et des performances sur le lieu de travail. Cela peut fournir des informations essentielles qui peuvent réellement aider les entreprises à améliorer les performances sur le lieu de travail et la culture d'entreprise.

Incitation à la performance du travail à distance

Quel que soit l'endroit où se trouvent vos employés, vous pouvez encourager les meilleures performances et la productivité grâce à un équilibre travail-vie personnel positif, une culture d'entreprise et des avantages attrayants .

L'un des avantages les plus recherchés du travail à distance est la flexibilité. Cela s'ajoute à l'engagement et à un équilibre travail-vie positif, ainsi qu'à des avantages tels que des primes et une assurance maladie pour le travail à distance.

L'assurance maladie à distance est désormais facilement accessible dans le cadre d'un ensemble d'avantages sociaux pour le travail à distance grâce à des organisations telles que SafetyWing.

SafetyWing permet aux entreprises d'ajouter facilement à tout moment de nouveaux membres du personnel à leurs plans d'assurance maladie à distance. Le processus d'inscription est simple et rapide, et vous pouvez également ajouter des avantages supplémentaires en matière de couverture santé. Cela signifie que peu importe où se trouvent vos employés, ils peuvent accéder aux prestations de soins de santé.

Réflexions finales sur le travail à distance et le suivi des performances des employés

Il y a une ligne fine entre le suivi des progrès et de la productivité des employés et la microgestion du personnel au point où ils se sentent stressés, pleins de ressentiment et démotivés.

Bien qu'il existe de nombreux avantages à surveiller la productivité, il existe également des pratiques exemplaires à suivre pour éviter d'aliéner votre personnel. Cela implique d'être transparent sur ce que vous surveillerez, pourquoi et comment cela améliore la productivité - et d'intégrer les commentaires des employés dans vos stratégies de surveillance des performances.

Si vous choisissez de surveiller les performances, il existe une gamme d'outils, d'applications et de méthodes pour le faire. Cela peut inclure la définition d'indicateurs de performance clés, l'établissement d'une politique de travail à distance, la fourniture de commentaires réguliers sur les performances et la productivité, et la définition d'attentes et de délais de travail clairs.

Publié initialement sur https://andysto.com le 29 novembre 2022.