14 façons de rendre les événements, réunions et formations en ligne de votre organisme de bienfaisance plus inclusifs et accessibles

Chez Third Sector Lab , nous nous efforçons de rendre nos formations, événements et réunions en ligne plus inclusifs. Il s'agit de les rendre accessibles à tous, d'élargir la portée de notre travail et de reconnaître qu'un éventail diversifié de voix rend le travail que nous faisons encore meilleur que jamais.

J'ai rassemblé quelques-uns des changements que nous avons apportés ou que nous prévoyons d'apporter pour nous assurer que nos événements sont plus inclusifs sur le plan racial, plus accessibles aux personnes handicapées et plus accueillants pour la communauté LGTBQ+.

Il ne s'agit en aucun cas d'une liste exhaustive et ce n'est certainement pas un travail fini - il ne le sera jamais. Il y a des choses que nous faisons très bien, mais il y a beaucoup de choses que nous pouvons améliorer. Je serais vraiment heureux de recevoir des commentaires avec vos propres pensées et idées.

1. Co-concevez vos événements et formations

Cela semble évident non ? Malheureusement, de nombreux événements en ligne ont la diversité et l'inclusion après coup. Vous ne pouvez pas modifier cela de manière significative. Si vous souhaitez créer des événements plus inclusifs pour un plus large éventail de personnes, vous devez commencer par la co-conception - comprendre les besoins, les obstacles et les aspirations des utilisateurs.

Cette semaine, nous avons organisé une session de co-conception avec des groupes de ressources d'employés de Google, Spotify, Salesforce et d'autres pour mieux comprendre comment le personnel des groupes ethniques minoritaires saisit les opportunités de devenir administrateur. Cela aide à façonner le format et la structure de nos événements en ligne Digital Trustees.

2. Comprenez vos préjugés raciaux et discutez de la race au travail

Les préjugés inconscients sont déclenchés par notre cerveau qui effectue automatiquement des jugements et des évaluations rapides. Ils sont influencés par nos antécédents, nos expériences personnelles, les stéréotypes sociétaux et le contexte culturel. Il ne s'agit pas seulement d'ethnicité, mais aussi de genre, de sexualité, de handicap et d'autres caractéristiques visibles de la diversité.

J'ai suivi une formation sur les préjugés inconscients et une étape importante a été d'avoir plus de conversations au travail sur la race. CIPD a une très bonne ressource sur la façon de parler de la race au travail .

3. Trouvez des conférenciers issus d'un plus large éventail de groupes ethniques minoritaires

Cela prend du temps et de la recherche. Si vos orateurs sont en grande partie des hommes blancs, il y a de fortes chances que vous ne cherchiez pas assez fort pour des orateurs plus diversifiés. Ils ne sont peut-être tout simplement pas aussi connus du public. Faites le travail supplémentaire pour les trouver.

Great Charity Speakers est un bon point de départ. J'aimerais savoir si d'autres ont des listes de conférenciers qu'ils peuvent partager - veuillez les ajouter dans les commentaires.

4. Avoir une représentation équilibrée des genres

Nous travaillons dur au Third Sector Lab pour nous assurer d'avoir une représentation équilibrée des genres en termes de conférenciers et de panels. Encore une fois, selon le sujet, cela peut prendre plus de recherche, mais ce n'est pas difficile - faites-le. Ce n'est pas non plus symbolique - il existe de nombreuses conférencières féminines, trans et non binaires incroyables qui sont des experts dans leur domaine et peuvent vraiment élever votre événement.

5. Utilisez un langage non sexiste et offrez aux gens la possibilité de partager des pronoms

En vous adressant à vos invités de manière non sexiste, vous pouvez rendre votre espace ouvert aux personnes de tous les genres et éviter que quiconque ne se sente exclu. Donnez également aux gens la possibilité d'ajouter leurs pronoms à leur nom lors de l'événement - c'est facile sur Zoom et à peu près sur toutes les autres plateformes. Cela permet de réduire le risque de malentendu pour vos conférenciers et vos participants.

Créer un environnement chaleureux et accueillant pour tout le monde est la clé d'une grande partie de ce qui figure sur cette liste.

6. Demandez dès le départ les besoins d'accessibilité des personnes et agissez en conséquence

La chose la plus importante que vous puissiez faire est d'inviter les personnes ayant des besoins d'accessibilité à vous contacter à l'avance. Nous incluons une ligne dans toutes les invitations à des réunions qui dit : "Si vous avez des besoins supplémentaires, faites-le nous savoir et nous ferons tout notre possible pour vous aider." Cela vous aidera à planifier votre événement, à soutenir les gens pendant l'appel et à partager des informations pertinentes avant et après.

Vous pouvez inclure les éléments suivants :

Appel de pratique pour tester la technologie
Pauses pour le sous-titrage
Rappels personnels avant l'appel
Options pour les participants qui n'ont pas de microphone ou de caméra

Si vous souhaitez rendre vos événements, formations et réunions plus accessibles , AbilityNet vous donne d'excellents conseils. Particulièrement autour des réunions d'enregistrement, BSL et autres ajustements. Vous devez planifier à l'avance les ajustements au cas où vous recevriez des demandes de dernière minute.

7. Pensez à ce que ressentent les sessions en ligne pour les neurodivergents

Cela m'affecte personnellement, ce qui est délicat étant donné le nombre de sessions en ligne que j'organise chaque semaine. Je trouve que la surcharge cognitive peut devenir un réel problème - veuillez éviter d'avoir trop d'outils en ligne, de sondages, de documents, etc. différents sur un seul appel. Avoir un ordre du jour et des informations avant l'événement peut faire une énorme différence pour moi.

Je ne vais pas essayer de me frayer un chemin à travers une liste sur la façon de rendre vos événements en ligne plus accessibles aux personnes atteintes de TDAH, d'autisme et d'autres neurodivergents, car David Whelan a un très bon article à ce sujet.

8. Associez-vous aux bonnes organisations

Les partenariats que nous construisons apportent quelques avantages clés - ils nous aident à être à la fois plus inclusifs et diversifiés, et à atteindre un public spécialisé plus large.

En ce qui concerne nos événements de jumelage en ligne Digital Trustees , il ne s'agit pas seulement d'avoir plus de professionnels du numérique dans les conseils d'administration - dans le cadre de cela, nous voulons augmenter le nombre de voix de ces groupes qui sont traditionnellement sous-représentés en ce qui concerne rôles de gouvernance. En nous associant à des organisations qui représentent les intérêts des groupes minoritaires, nous sommes mis au défi de voir notre initiative de leur point de vue, d'accéder à leurs réseaux et de fournir un espace dans notre série d'événements pour amplifier leurs voix.

L'établissement de ces partenariats demande du temps, du soin et de l'attention. Jusqu'à présent, nos partenariats ont été avec UK Black Tech , Queer Trustees , Reach Volunteering , Getting on Board , VONNE , Scottish Women's Aid , YMCA , DataKind UK , Association of Chairs , SCVO et autres.

9. Diversifiez vos propres événements et votre équipe de formation

Nous travaillons dur pour élargir la gamme de formateurs dont nous disposons, en particulier ceux issus de minorités ethniques. Les ateliers de formation Curve que nous organisons sont un domaine où nous pouvons avoir un impact réel - en veillant à ce qu'il y ait plus de personnes d'horizons divers qui organisent des sessions pour nous en 2022, en 2023 et au-delà.

10. Rendez votre tarification accessible

Même si les événements en ligne ont le potentiel d'inclure plus de personnes, le coût peut toujours être un énorme problème. Bien que vous ne puissiez pas influencer directement la capacité de votre public à se connecter à Internet, vous pouvez concevoir des moyens pour les personnes à faible revenu d'assister à votre événement.

Envisagez une échelle mobile, payez ce que vous pouvez, des billets basés sur des dons ou peut-être un certain nombre de billets gratuits disponibles.

Grâce au soutien de Catalyst et d'autres bailleurs de fonds, nous pouvons offrir des places sur Digital Trustess, Open Working Program et The Curve entièrement gratuites aux organisations à but non lucratif.

11. Donnez aux gens le calendrier, la structure et d'autres informations à l'avance

Dans la mesure du possible, partagez les diapositives de la présentation à l'avance, avec des explications dans la section des notes. Informez les participants de la manière dont vous avez l'intention de distribuer les diapositives pendant l'événement. Expliquez le format et les horaires de l'événement dans un simple document en ligne. Inclure une liste de ceux qui sont sur l'appel. Incluez une description de la technologie et de la façon dont vous avez l'intention de l'utiliser. Clarifier les attentes et les conventions. Incluez des détails tels que la manière dont vous comptez vous assurer que tout le monde a une chance égale de contribuer.
Décrivez ce qui se passe après l'événement. Établissez un point de contact unique pour toutes les questions et préoccupations.

Encore une fois, cette liste n'est pas exhaustive, mais devrait vous aider à vérifier ce que vous faites en ce moment. S'il vous plaît, s'il vous plaît, s'il vous plaît, n'envoyez pas toutes les informations dans sept e-mails différents - essayez d'avoir un seul point de vérité pour votre événement.

12. Évitez d'organiser votre événement pendant les heures de retour et de ramassage de l'école

C'est peut-être juste moi qui gémis comme je le fais cette moitié de la semaine. Il n'est pas difficile d'éviter d'avoir des réunions ou des événements critiques aux heures de retour et de ramassage à l'école. Étant donné que ce sont principalement des femmes qui assument cette responsabilité, il s'agit d'un changement important que vous pouvez apporter lorsque vous tentez de rendre vos événements plus accessibles à tous les genres. Si vous organisez des événements pour des équipes internes, prenez le temps de comprendre les responsabilités de soins que les gens peuvent avoir et intégrez-les dans vos décisions de programmation.

13. Laissez suffisamment de temps pour les pauses et le temps pour les questions

J'ai déjà parlé de la surcharge cognitive et du fait que bon nombre de vos participants auront des responsabilités familiales. De nombreuses personnes ont des handicaps cachés. Personne ne veut une heure d'affilée sur Teams sans aucune accalmie. Prévoyez des pauses et du temps pour les questions - ce n'est pas facultatif.

14. Demandez-vous si votre événement a besoin d'un avertissement de contenu

Vous pouvez inclure un avertissement de contenu dans la description de votre événement si votre événement abordera des sujets potentiellement sensibles. L'ajout d'un avertissement de contenu permet aux participants de se préparer à un engagement adéquat ou, si nécessaire, de quitter l'événement pour leur propre sécurité. Le but des avertissements de contenu n'est pas d'encourager les participants à éviter vos événements - avertir vos participants sur des sujets potentiellement difficiles peut augmenter leur engagement en augmentant la confiance dans ce que vous offrez.

Rendre les événements plus inclusifs est un processus continu. Qu'est-ce que j'ai raté ici ? Quels conseils donneriez-vous aux organisations qui souhaitent améliorer ce qu'elles font ? J'aimerais entendre ce que vous pensez dans les commentaires ou sur Twitter .