Ceci fait partie d'une série en plusieurs parties sur la façon dont je fais avancer les choses .

J'ai toujours aimé le stylo et le papier. J'étais l'enfant qui s'est enthousiasmé pour les achats de la rentrée scolaire, en se penchant sur les stylos et les journaux pour l'année. Et je suis toujours le gars qui se précipite dans une papeterie en passant. Il n'est donc pas étonnant que le cœur de mon système de productivité soit analogique.

J'aime la friction inhérente au stylo et au papier. Ça prend du temps. Vous ne pouvez pas griffonner et vous attendre à lire vos rayures plus tard. Vous ne pouvez pas copier et coller, vous devez l'écrire à nouveau. C'est permanent. Vous ne pouvez pas supprimer, il existe un enregistrement indélébile auquel vous référer. Et c'est personnel. Il réside dans votre main, sur votre bureau, il n'est pas partagé avec des collègues ou des amis, c'est pour vous seul.

La clé est d'utiliser ces frictions à votre avantage. Pour moi, cela signifie utiliser un stylo et du papier pour externaliser des tâches et des projets personnels qui autrement me peseraient sur la tête. Voici comment je procède.

Grande image

C'est mon système de productivité en un mot. Certains pourraient le reconnaître comme une diffusion hebdomadaire , ce que je trouve être le bon équilibre entre les détails et la vue d'ensemble pour un système stylo et papier. Je trouve qu'un calendrier numérique est le meilleur pour la vue mensuelle et je n'ai pas trouvé le besoin d'explorer une vue quotidienne détaillée. (Bien que ce soit quelque chose que j'expérimente.)

Capture

Le premier élément constitutif de tout système de productivité est un lieu de capture. Certains appellent cela une boîte de réception et d'autres un dépotoir. Peu importe comment vous l'appelez, vous avez besoin d'un endroit pour tout sortir de votre tête et sur du papier.

Ma zone de capture est sur le côté gauche de la propagation. Tout commence là. Quand je commence une nouvelle semaine, je copie les éléments précédents là-bas. Les nouveaux éléments de travail commencent en haut et descendent. De nouveaux éléments pour d'autres domaines de ma vie commencent par le bas et remontent.

Une nuance ici est d'encadrer les éléments comme la prochaine action physique et visible . Plutôt que quelque chose de générique comme "préparer les impôts", commencez par "télécharger les formulaires fiscaux du courtier et de la banque". Cette approche accélère le processus important de décomposition du travail. Le résultat est que le futur moi est beaucoup moins susceptible de rester bloqué ou de tergiverser car la prochaine action est super claire et facile à saisir.

Projets

Un élément de Getting Things Done qui m'est resté est la liste des projets. Dans mon système, il se trouve en bas de la page de droite de la planche avec des zones séparées pour mes projets de travail et d'autres projets.

Je fais référence à cette liste plus que tout autre domaine de mon système. Lorsque je commence une nouvelle semaine, je les examine pour m'assurer qu'ils sont toujours exacts et qu'ils ont une prochaine étape claire dans ma zone de capture. Je m'y réfère également tout au long de la semaine lorsque je mets à jour mes collègues sur ce sur quoi je me concentre et où je pourrais utiliser leur aide.

MIT quotidiens

Le dernier élément de mon système est le reste de la partie droite dédiée à mes tâches quotidiennes les plus importantes . Se concentrer sur vos 1 à 5 tâches principales de la journée n'est pas révolutionnaire ni même nouveau, mais c'est une recommandation persistante pour une raison.

Notre culture vante le surmenage et nous voyons le résultat avec l'épuisement professionnel des travailleurs à un niveau record. Au lieu de cela, nous devrions travailler juste assez. Identifiez vos éléments clés pour la journée, exécutez-les, profitez de l'accomplissement et revenez le lendemain pour le refaire. Ce cycle vertueux de priorisation, d'exécution et de plaisir est la façon dont on crée un impact durable et cumulatif sur le long terme.

L'étape du plaisir est critique et c'est aussi là que le papier et le stylo ont un avantage. Dans un outil numérique, une fois que vous avez terminé la tâche, elle disparaît dans le néant. Il n'y a aucun dossier d'accomplissement sur lequel réfléchir. Avec du papier et un stylo, tous les éléments que vous avez terminés restent là, représentant une journée de travail honnête. De cette façon, cette section fonctionne à la fois comme une liste de tâches et une liste de choses à faire . J'ai trouvé cette capacité à suivre les réalisations si précieuse que c'est la principale raison pour laquelle je me suis éloigné de la gestion des tâches numériques.

Notation

La dernière pièce de mon système est un système de notation très simple. Il existe de nombreuses options pour s'inspirer, notamment le bullet journaling et dash/plus . Mon système prend un peu des deux et se compose des éléments suivants :

• item
— item completed
X item canceled
> waiting for response (rare)

Ce que j'apprécie dans ce système, c'est sa simplicité. Je n'ai pas besoin des pièges de systèmes plus compliqués tels que des listes contextuelles ou spécifiques à un projet ou des listes "en attente". De plus, l'espace limité impose des contraintes naturelles sur les trois sections. Cela m'empêche d'entreprendre plus de projets ou de MIT que je ne peux en gérer et limite la taille de mon carnet de tâches. Cela me permet de rester concentré uniquement sur ce qui est important ou urgent et réduit le risque de submersion et d'épuisement professionnel.

Il n'y a pas de meilleur système de productivité pour les gouverner tous, mais je vous encourage à essayer. Si cela vous semble trop contraint et trop simpliste, c'est peut-être un signe que vous jonglez trop et certaines contraintes seraient utiles. Si cela vous semble trop compliqué, j'aimerais entendre des moyens de simplifier davantage le système sans perdre les principaux avantages.