10 conseils pour organiser un événement formel

Les événements formels ont tendance à être aléatoires. Quand ils sont bien faits, ils sont intelligents, amusants et sophistiqués. Quand ils sont mal faits, eh bien, c'est juste un tas de gens qui s'embrouillent en talons hauts et en costumes de pingouin. Si vous êtes en train de planifier un événement formel, vous ne voulez certainement pas qu'il tombe dans cette dernière catégorie, mais organiser une soirée réussie est un travail difficile et demande beaucoup de temps et d'efforts. Cependant, cela ne doit pas être aussi stressant que vous pourriez le penser. Si vous restez organisé et suivez quelques règles simples, vous organiserez la fête dont tout le monde se souviendra la prochaine fois que vous vous habillerez et traînerez dans une salle de conférence ennuyeuse.

Continuez à lire pour savoir quels objectifs ont à voir avec la planification de votre prochain événement.

1. Fixer un objectif
2. Établissez un budget
3. Identifier les acteurs clés
4. Créer une chronologie
5. Faire des contrats et les faire signer
6. Définir un lieu et une date
7. Créer une liste d'invités et envoyer des invitations
8. Aliments et boissons
9. Décorations
10. Examiner et évaluer

Que ce soit pour divertir, informer, sensibiliser ou amasser des fonds, vous devez savoir ce que vous essayez d'accomplir avec votre événement. Fixer des objectifs sera utile pour déterminer où dépenser votre argent ainsi que pour planifier le calendrier. Si possible, essayez de fixer des objectifs facilement mesurables, comme le nombre d'invités auxquels vous vous attendez, afin de voir où vous en êtes une fois l'événement terminé.

Vous devez savoir combien d'argent vous avez avant de commencer toute planification réelle. Soyez réaliste avec vos coûts. Asseyez-vous et faites un aperçu de chaque aspect de l'événement et combien vous êtes prêt à débourser pour chacun. Au fur et à mesure que vous planifiez, consultez fréquemment votre budget pour vous assurer que vous n'allez pas trop loin. Faites des niveaux d'options avec lesquelles vous pouvez vivre si votre premier choix ne fonctionne pas. Par example:

N'ayez pas peur de prendre un peu d'un domaine pour le donner à un autre. Si vous êtes déterminé à avoir un bar ouvert, par exemple, vous devrez peut-être réduire votre budget de restauration. S'il y a des choses que vous ne pouvez pas vous permettre, recherchez des rabais et n'ayez pas peur de négocier avec les fournisseurs. Ils ont autant besoin de votre entreprise que vous avez besoin de la leur !

Le saviez-vous?

Le mot « budget » provient du mot latin « bulga », qui signifie sac à dos ou pochette.

Identifiez les personnes et les entreprises dont vous aurez besoin pour assurer le bon déroulement de votre événement. Toute personne, du coordinateur de l'événement à l'équipe de voiturier, devrait faire partie de cette liste. Assurez-vous qu'ils savent exactement quel est leur rôle, ce qu'on attend d'eux, à quelle heure ils doivent arriver et toute autre information que vous jugez nécessaire. Organisez des réunions tout au long de votre planification pour tenir tout le monde informé et mis à jour. Assurez-vous d'avoir une réunion avant l'événement pour passer en revue toute logistique de dernière minute et résoudre les problèmes si nécessaire.

Histoire du voiturier

Le service de voiturier est devenu une option populaire pour les propriétaires d'automobiles dans les années 1930 dans les villes où le stationnement est limité comme New York, Chicago et Los Angeles. Avant cela, les conducteurs n'avaient qu'à trouver une place pour se garer !

Selon combien de temps à l'avance vous planifiez votre événement, vous devrez peut-être établir un calendrier qui vous aidera à respecter vos délais. Par exemple, vous devez réserver le traiteur bien à l'avance - avant même d'envoyer des invitations - puis le recontacter juste avant l'événement avec votre nombre final de RSVP. Faites un résumé de chaque décision et activité dans un ordre séquentiel du début à la fin. Au cours de votre planification, consultez fréquemment ce tableau pour vous assurer que vous restez sur la bonne voie.

Les contrats sont l'épine dorsale de tout événement car sans eux, vous n'aurez pas de conférenciers, de divertissements, de matériel d'information, d'équipement ou tout ce que vous ne pouvez pas vous fournir. Jusqu'à ce que tous vos fournisseurs et divertissements aient signé sur la ligne pointillée, tout ce qui concerne votre événement est incertain. Alors préparez vos contrats le plus tôt possible pour éviter d'être laissé pour compte si votre conférencier en chef recevait une offre plus lucrative deux semaines avant le grand jour.

La plupart du temps, la sécurisation d'un lieu et le choix de la date d'un événement vont de pair. Si vous avez un jour et une heure précis en tête, vous devrez trouver un emplacement qui répondra à vos besoins. Cependant, si vous avez déjà déterminé le cadre de votre soirée, vous devrez peut-être faire preuve de souplesse quant au moment.

Gardez également à l'esprit l'atmosphère que vous essayez de créer lors de la sélection des paramètres régionaux. Selon le degré de formalité de votre événement, vous voudrez peut-être l'organiser dans une salle de bal d'hôtel plutôt que dans une salle de conférence étouffante. Vous devez également garder à l'esprit les éléments essentiels que l'emplacement fournira, tels que les tables, les chaises et le linge de maison. N'oubliez pas que tout ce qui ne vient pas avec l'espace devra être loué, ce qui sera plus d'argent soustrait de votre budget.

Un événement coûteux

L'hôtel Marina Bay Sands à Singapour a été nommé l'hôtel le plus cher du monde, avec un coût de construction de 5,95 milliards de dollars. Son centre de congrès compte 250 salles de réunion et peut accueillir jusqu'à 11 000 personnes assises.

Envoyez les invitations bien avant l'événement. Selon le type d'événement que vous organisez, votre liste d'invités comprendra un éventail de personnes allant d'amis à des collègues. L'étiquette formelle dit que vous devez envoyer vos invitations au moins six à huit semaines avant l'occasion et faire enregistrer vos RSVP deux semaines avant. Si vous le jugez nécessaire, incluez le code vestimentaire sur les invitations.

Décidez quel type de nourriture vous aimeriez (et ayez le budget) servir : un buffet, des tapas, un dîner assis ou des desserts uniquement. Envisagez des options alimentaires qui conviendront au thème de votre événement. Servir des cubes de fromage et des cochons dans une couverture à la Vegan Society ne va pas bien se passer, peu importe combien d'argent vous économisez sur la restauration. Mais vous n'êtes pas non plus obligé de fournir un repas coûteux à quatre plats. Précisez clairement dans les invitations ce qui sera servi - même si vous ne demandez pas aux gens de faire leur choix à l'avance - pour vous assurer que votre événement ne sera pas plein d'invités affamés et en colère.

Les décorations sont essentielles pour créer l'atmosphère de tout événement. Selon l'emplacement, vous pourrez peut-être utiliser la beauté naturelle de l'espace pour économiser de l'argent sur le décor. Cependant, si vous avez besoin d'amplifier une salle de conférence terne, envisagez d'ajouter du mobilier aux tables de dessert ou de buffet. Assurez-vous simplement que les décorations que vous choisissez n'entrent pas en conflit avec le style général de l'événement. Par exemple, si vous organisez une réunion de cravate noire dans une salle de bal d'hôtel chic, les lumières stroboscopiques ne sont probablement pas la meilleure option. Les arrangements floraux sont souvent le choix le plus simple et le plus adaptable pour donner une belle apparence à un espace uni. Cependant, les fleurs peuvent coûter cher et il existe d'autres options qui nécessitent moins d'argent. Une seule bougie votive ou chauffe-plat au centre de chaque table, par exemple, peut faire beaucoup de chemin.

C'est beaucoup de fleurs !

Il existe aujourd'hui environ 250 000 types de plantes à fleurs dans le monde.

Revoyez vos objectifs à la fin de votre événement et voyez comment ils se sont mesurés. À quel point avez-vous réussi ? Avez-vous atteint certains objectifs et pas d'autres ? Pourquoi ou pourquoi pas? Creusez profondément dans l'exécution du rassemblement pour avoir une bonne idée de vos succès et de vos échecs. Organisez une réunion post-événement avec vos principaux acteurs pour célébrer et examiner les moyens d'améliorer votre prochaine affaire.

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