Czy „Pobyt na rozmowy kwalifikacyjne” może pomóc firmom uniknąć rozmów kwalifikacyjnych?

W kwietniu 2021 roku z pracy zrezygnowało rekordowe 3,8 miliona Amerykanów . Był to najwyższy „wskaźnik rezygnacji” odnotowany przez Biuro Statystyki Pracy, odkąd w grudniu 2000 r. zaczęło śledzić „dobrowolne rezygnacje”.

Cała ta rotacja pracowników kosztuje amerykańskie firmy dużo pieniędzy — według Gallup Workplace — 1 bilion dolarów . Towarzystwo Zarządzania Zasobami Ludzkimi twierdzi, że całkowity koszt zastąpienia jednego utraconego pracownika to jedna trzecia rocznej pensji osoby, która rezygnuje. Tak więc, jeśli pracownik zarabiający 100 000 USD rocznie odejdzie, będzie to kosztować firmę średnio 33 000 USD w postaci zmniejszonej produktywności, utraty wiedzy, rekrutacji, zatrudniania pracowników tymczasowych i nie tylko.

Dlaczego tak wiele osób mówi „weź tę pracę i odepchnij ją”? Po pierwsze, gospodarka Stanów Zjednoczonych doświadcza jednego z najściślejszych rynków pracy od dziesięcioleci, a rekruterzy oferują wyższe płace i świadczenia, aby wyłudzać najlepsze talenty od konkurencji. Ale czy to wyjaśnia, dlaczego wskaźnik rezygnacji stale rósł we wszystkich branżach w ciągu ostatniej dekady?

Dick Finnegan uważa, że ​​istnieje głębszy problem, który napędza rotację pracowników. Finnegan jest dyrektorem generalnym C-Suite Analytics , firmy konsultingowej i coachingowej, która pomaga pracodawcom poprawić retencję i zaangażowanie pracowników. Finnegan współpracuje z dużymi firmami z listy Fortune 500 oraz małymi organizacjami non-profit i widzi te same problemy we wszystkich dziedzinach.

„Liczba odchodzących pracowników nigdy nie była wyższa” – mówi Finnegan. „Kiedy firmy w końcu znajdują i zatrudniają nowych pracowników, rotacja jest naprawdę wysoka w ciągu pierwszych 60 dni. Są więc w „pętli zagłady”, w której wciąż przyciągają i gubią ludzi, sprowadzają i tracą ludzi”.

Podczas gdy niektórzy z tych pracowników odchodzą za wyższą płacę i lepsze świadczenia, Finnegan mówi, że największym powodem, dla którego ludzie odchodzą, nie są pieniądze.

„Najważniejszym powodem, dla którego pracownicy zostają, odchodzą, angażują się lub odchodzą, jest to, jak bardzo ufają swojemu szefowi” – ​​mówi Finnegan. „Dobrą wiadomością jest to, że naprawienie tego problemu nie kosztuje żadnych pieniędzy, ale wymaga wyboru i rozwijania przełożonych w sposób, który może zbudować to zaufanie”.

Zamiast wywiadu wyjazdowego, wypróbuj „Pobytowy wywiad”

Rozmowa kwalifikacyjna jest w zasadzie przeciwieństwem rozmowy kwalifikacyjnej. Zamiast przekonywać pracodawcę do zatrudnienia, wyjaśniasz, dlaczego zdecydowałeś się odejść. Wywiady wyjazdowe są zwykle przeprowadzane przez członka działu kadr (HR) ostatniego dnia pracownika w biurze. Pomyśl o tym jako o autopsji, dlaczego sprawy się nie powiodły.

Logika rozmów wyjściowych polega na tym, że mają one dostarczać działom kadr i kierownictwu przydatnych danych na temat satysfakcji pracowników oraz sposobów poprawy morale i zaangażowania pracowników. Ale problem polega na tym, że nawet jeśli kierownictwo podejmie działania w celu rozwiązania tych problemów – a to jest duże „jeśli” – odbywa się to kosztem utraty pracownika, być może bardzo wartościowego pracownika.

Czy nie byłoby lepiej zająć się kluczowymi kwestiami wpływającymi na zaangażowanie pracowników i satysfakcję z pracy, zanim cenny pracownik odwoła to odejście? Właśnie dlatego ludzie tacy jak Finnegan stali się ewangelistami nowego rodzaju strategii retencji, skupionej wokół szefów, którzy faktycznie słuchają pracowników i budują ich zaufanie. To się nazywa rozmowa kwalifikacyjna.

„Rozmowa kwalifikacyjna na pobyt to spotkanie jeden na jeden między liderem a pracownikiem, aby dowiedzieć się, co ten lider musi zrobić, aby zatrzymać i zaangażować tego pracownika”, mówi Finnegan, autor „ Wywiadów o sile pobytu dla zaangażowania i retencji” . "

Rozmowa kwalifikacyjna to nie to samo, co roczny przegląd wyników. Nie chodzi o to, by szef mówił pracownikowi, jak może się poprawić, ale o to, by zapytać pracownika, co kocha i czego nienawidzi w swojej pracy, a co ważniejsze, co szef może z tym zrobić.

W przeciwieństwie do wywiadów wyjazdowych, wywiady pobytowe nie są prowadzone przez HR, ale przez bezpośredniego przełożonego pracownika. Powinny się odbywać co najmniej raz w roku, a w przypadku nowych pracowników jeszcze częściej, mówi Finnegan. I nie są one przeznaczone tylko dla najniższych szczebli w hierarchii organizacyjnej, ale dla każdego w firmie, który ma szefa, wliczając w to najwyższe kierownictwo.

W końcu najlepiej opłacani pracownicy są najbardziej kosztowni do zastąpienia zarówno utraconej wiedzy, jak i znalezienia odpowiedniego pracownika. W jednym z badań obliczono, że koszt zastąpienia najwyższego dyrektora wyniósł 213 procent wynagrodzenia utraconego dyrektora.

Pytania, które należy zadać podczas rozmowy kwalifikacyjnej

Prawidłowo przeprowadzona rozmowa kwalifikacyjna powinna być otwartą, szczerą rozmową, w której pracownik czuje się bezpiecznie, ukazując swoje nadzieje i frustracje. Jednak rozwijanie tego typu opartej na zaufaniu relacji pracodawca-pracownik wymaga praktyki i szkolenia w zakresie zarządzania.

„Odkryliśmy, że wysoki odsetek pracowników jest chętny do otwartości, ale tylko wtedy, gdy ich lider zostanie przeszkolony do zadawania właściwych pytań, słuchania odpowiedzi, sondowania, aby dowiedzieć się więcej i sporządzania szczegółowych notatek” – mówi Finnegan. „Kiedy szkolimy liderów, mówimy: 'Tu nie chodzi o ciebie; chodzi o nich. Im więcej słuchasz, starasz się dowiedzieć więcej i zapisujesz, tym więcej ci powiedzą'”.

Rozmowa kwalifikacyjna powinna zająć tylko 20 do 30 minut, dlatego ważne jest, aby zadawać pytania, które mogą dać szerokie spektrum odpowiedzi, mówi Finnegan, od codziennych problemów operacyjnych („Kopiarka cały czas się zacina”) liczy się większy obraz ("Chciałbym pracować z domu dwa dni w tygodniu").

Oto lista pięciu kluczowych pytań Finnegana, które należy zadać podczas rozmowy kwalifikacyjnej:

Dobrze spędzony czas, jeśli chcesz dokonać zmian

Dla przełożonego, który zarządza dużą pulą pracowników, przeprowadzanie regularnych rozmów kwalifikacyjnych jest poważnym zobowiązaniem czasowym, ale Finnegan twierdzi, że jest to najważniejsza rzecz, jaką może zrobić kierownik. Jeśli kalendarz menedżera jest już przeładowany zbyt wieloma spotkaniami, warto o tym wspomnieć podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Jakie spotkania można opuścić, aby uzyskać więcej czasu na przeprowadzenie rozmów dotyczących pobytu?

Poświęcenie czasu na pielęgnowanie relacji opartych na zaufaniu i otwartej komunikacji między szefami a pracownikami przynosi rezultaty. Finnegan mówi, że jego klienci są w stanie konsekwentnie zmniejszać obroty o 30 procent lub więcej, śledząc jego proces.

Ale częścią tego procesu jest w rzeczywistości zajmowanie się obawami, które pracownicy poruszają podczas rozmów kwalifikacyjnych! Jeśli menedżer nie chce być elastyczny i zaspokajać indywidualne potrzeby, wówczas rozmowy kwalifikacyjne nie będą skuteczne. Na szczęście, mówi Finnegan, wiele problemów poruszanych podczas rozmów kwalifikacyjnych można łatwo rozwiązać.

„To są rzeczy, na które ludzie narzekają podczas kolacji: Dlaczego ta maszyna nie działa lepiej? Dlaczego robimy te wszystkie raporty bez ważnego powodu?” mówi Finnegan. „To te codzienne sprawy, które są wystarczająco łatwe do rozwiązania”.

Ale jeśli pracownik ujawni, że jego równowaga między pracą a życiem prywatnym jest nie do zniesienia i że każdego dnia wraca do domu wyczerpany tylko po to, by co wieczór spędzać kilka godzin przed komputerem, jest to trudniejsze rozwiązanie.

„Nie da się tego rozwiązać podczas jednego spotkania” – mówi Finnegan. „Ale jeśli będziesz sondować i sondować, aby dowiedzieć się więcej, możesz umówić się na drugie spotkanie i możesz to ulepszyć”.

Teraz to ciekawe

Kiedy firmy mają duże obroty, instynktownie zatrudnić więcej rekruterów, aby zapełnić wolne miejsca. Dlaczego zamiast tego nie zatrudnić „specjalisty ds. retencji” ? Jeśli potrafisz utrzymać swój największy talent, nie będziesz potrzebować tylu nowych pracowników.