Praca zdalna stawia nowe wyzwania dla wspaniałego doświadczenia związanego z wdrażaniem pracowników. Oto jak zrobić to dobrze.

Powitanie nowego pracownika w Twojej organizacji zawsze stanowi wyzwanie, nawet przy najbardziej ustrukturyzowanym podejściu, wykwalifikowanych specjalistach HR i ugruntowanych procesach. Co gorsza, praca zdalna dodaje nowy poziom złożoności do i tak już wymagającego zadania. Jest to jednak kluczowy wysiłek, który może trwale określić, w jaki sposób pracownicy postrzegają firmę i wpłynąć na to, jak bardzo się zaangażowali i ostatecznie, jak wydajni się staną. Mimo to wiele firm polega na starszych procesach onboardingu, wywodzących się z ery przed pandemią, kiedy wirtualny onboarding dotyczył tylko ułamka pracowników. W rezultacie prawie jedna trzecia pracowników uważa, że ​​proces wdrażania jest mylący— odsetek ten wzrasta do 36% w przypadku pracowników zdalnych, którzy po wdrożeniu najprawdopodobniej czują się niedoszkoleni, zdezorientowani i zdewaluowani w porównaniu z pracownikami stacjonarnymi lub hybrydowymi.

W dzisiejszych czasach prawie połowa wszystkich nowych pracowników przechodzi jakiś rodzaj zdalnego wdrażania , całkowicie zdalnego lub hybrydowego, łączącego cyfrowe i osobiste wdrażanie, co skłania menedżerów HR do ponownego przemyślenia „biznesu jak zwykle”. Jakie są zatem najlepsze praktyki i pułapki związane ze zdalnym wdrażaniem?

Czym jest onboarding pracownika?

Krótko mówiąc, onboarding pracownika to proces zaznajamiania nowego pracownika z organizacją, jej ludźmi i jej procesami. Jeśli jednak naprawdę się temu przyjrzymy, onboarding pracowników to coś więcej: nowi pracownicy muszą zrozumieć kulturę firmy, do której właśnie dołączyli, a dobrze zorganizowany proces powitania pomaga im czuć się komfortowo i pewnie w nowych rolach. To właśnie ustawia nowych pracowników na sukces.

Biorąc pod uwagę kilka korzyści płynących z udanego programu wdrażania pracowników, statystyki potwierdzające jego skuteczność nie powinny być szokiem. Badania pokazują, w jaki sposób procesy onboardingowe skracają krzywą uczenia się , umożliwiając nowym pracownikom osiągnięcie wysokiego poziomu produktywności. Zwiększa również retencję pracowników nawet o 80%. Ponadto nowi pracownicy z dobrym doświadczeniem we wdrażaniu są 18 razy bardziej oddani swojemu pracodawcy.
Z drugiej strony słabe wdrażanie pracowników oznacza, że ​​większość ludzi nie zostaje na dłużej, co zwiększa rotację pracowników. W rzeczywistości nowi pracownicy są dwa razy bardziej skłonni do szukania innej pracy po negatywnym doświadczeniu wdrożeniowym. Połącz to z faktem, że koszt zastąpienia pracownika w firmie wynosi średnio od 6 do 9 miesięcy wynagrodzenia i łatwo zrozumieć, dlaczego onboarding jest tak krytycznym procesem.

Istnieje oczywiście wiele różnych podejść do wdrażania pracowników i chociaż nie trzeba przestrzegać ścisłej rutyny ani programu, istnieją pewne najlepsze praktyki, które należy wziąć pod uwagę, aby proces przyniósł rezultaty.

Na czym polega onboarding pracownika?

Co zatem powinno znaleźć się na Twojej liście kontrolnej wdrożeniowej? Bez względu na rodzaj firmy lub sektora, zawsze istnieją trzy duże pola do zaznaczenia.

KULTURALNE WEJŚCIE NA POKŁAD

Istotą onboardingu kulturowego jest, jak sama nazwa wskazuje, przekazanie kultury firmy nowemu pracownikowi, podzielenie się wizją i podstawowymi wartościami oraz etyką pracy. Innymi słowy, pomóż im poczuć się komfortowo w środowisku firmy i o tym, czym jest firma. Może się to wydawać oczywiste, ale aż 52% pracowników nie ma jasnego zrozumienia , co ich firma próbuje zrobić i dlaczego; nie rozumieją wizji firmy — a tylko 1 na 4 faktycznie w nią wierzy .

WŁĄCZANIE OPERACYJNE

W przypadku onboardingu operacyjnego celem jest przedstawienie jasnego obrazu tego, czego oczekuje się od ludzi w firmie, zwłaszcza od danego pracownika. Powinien odpowiadać na pytania, jakie są ich obowiązki i zadania oraz jaka jest definicja sukcesu. Ten krok ma kluczowe znaczenie dla ułatwienia komunikacji z kierownikami i współpracownikami, ale także dla zapewnienia wszystkich fizycznych narzędzi i sprzętu, których pracownik będzie potrzebował, aby stać się operacyjnym i autonomicznym.

WSTĘP ADMINISTRACYJNY

Administracyjna część onboardingu pracownika, która jest niewątpliwie jednym z najważniejszych, ale często pomijanych kroków, dotyczy zasad, przewodników i polityk. Obejmuje to pomoc pracownikowi w przejściu przez biurokratyczne procesy związane z zatrudnieniem, takie jak ubezpieczenie społeczne, ubezpieczenie, czas wolny, lista płac, wydatki, bezpieczeństwo, prawo i zgodność. Ten aspekt obejmuje również formalności, które należy wykonać przed pierwszym dniem pracy pracownika, takie jak zakładanie kont i loginów.

Wyobraź sobie, że zatrudniasz pracownika w Portugalii. Czy wiesz, jakie są obowiązkowe świadczenia pracownicze w tym kraju?

Jak stworzyć świetny proces wdrażania zdalnego pracownika

Aby stworzyć świetny proces i zagwarantować szybkie, przejrzyste wdrażanie pracowników zdalnych, musisz pomyśleć o wszystkich trzech powyższych aspektach: kulturowym, operacyjnym i administracyjnym. Zapoznaj się z listą kontrolną, którą opracowaliśmy, zawierającą podstawowe zadania niezbędne do udanego wdrożenia pracownika:

• Przygotuj wszystkie dokumenty, które nowy pracownik musi wypełnić (dokumentacja podatkowa, umowy, umowy, informacje o płacach, świadczeniach, ubezpieczeniach i inne formularze dla nowych pracowników).
• Upewnij się, że Twój nowy pracownik zna podstawowe wartości Twojej firmy i jeśli to możliwe, podaj przykłady, w jaki sposób są one stosowane na co dzień.
• Komunikuj właściwie i jasno, jaka jest misja i kultura Twojej firmy. Możesz utworzyć cyfrowy podręcznik pracownika do wykorzystania w przyszłości.
• Upewnij się, że istnieje punkt kontaktowy i/lub często zadawane pytania dotyczące typowych i często niewygodnych pytań, takich jak wynagrodzenie, wypłata, odliczenia podatkowe itp.
• Upewnij się, że nowy pracownik ma dostęp do odpowiedniego sprzętu (laptopy, komputery, mysz i klawiatury, zestaw słuchawkowy itp.), niezależnie od tego, czy jest to sprzęt dostarczony przez firmę, czy inny.
• Zapewnij odpowiednie narzędzia cyfrowe (firmowa poczta e-mail, narzędzia do przesyłania wiadomości grupowych, oprogramowanie do wideokonferencji, aplikacje do zarządzania projektami itp.).
• W stosownych przypadkach upewnij się, że nowy pracownik przeszedł specjalne szkolenie: aplikacje do udostępniania plików, oprogramowanie do tworzenia kopii zapasowych w chmurze, bezpieczeństwo cybernetyczne, oprogramowanie antywirusowe, zarządzanie hasłami i ochrona haseł, szyfrowanie danych i inne, jeśli dotyczy)
• Daj im dokładny opis ich pracy i tego, czego się od nich oczekuje.
• Podaj definicję sukcesu i zdefiniuj cele długo- i krótkoterminowe.
• Organizuj spotkania z członkami zespołu, współpracownikami, menedżerami, osobami, którym podlegają, oraz kluczowym personelem w działach, z którymi mogą ściśle współpracować.
• Zaplanuj okresowe spotkania kontrolne lub rozmowy z mentorem, na przykład po pierwszym tygodniu i miesiącu, a nawet po każdym tygodniu przez pierwszy miesiąc lub dwa pierwsze miesiące pracy.
• Upewnij się, że istnieje otwarta linia komunikacji między nowymi pracownikami a mentorami, menedżerami, współpracownikami, zespołami itp.
• Unikaj pułapki błędnej klasyfikacji pracowników , wyjaśniając stosunek prawny między firmą a pracownikiem. Klasyfikacja wpływa na wszystko, od tego, jakie podatki firma jest winna, po sposób, w jaki pracownik świadczy usługi .
• Skonfiguruj miejsce, w którym będziesz mógł spotkać się osobiście, aby omówić drażliwe tematy, nawet jeśli biznes odbywa się w całkowicie zdalnym środowisku

Bridge In jest firmą Rekordowego Pracodawcy z siedzibą w Portugalii, posiadającą rozległą wiedzę na temat portugalskiego prawa pracy. Oprócz usług Employer of Record zapewniamy pomoc zarówno w procesach rekrutacji, jak i onboardingu dla organizacji, które chcą osiedlić się w Portugalii.

Pomożemy Twojej firmie odbiurokratyzować rozpoczęcie działalności w nowej lokalizacji, od księgowości i zgodności z lokalnymi przepisami prawa po powierzchnie biurowe i dobór odpowiedniego zespołu do Twoich projektów. Skontaktuj się z nami , a powiemy Ci, jak możemy pomóc Ci stworzyć od podstaw świetną strategię onboardingową.

Pierwotnie opublikowane na stronie https://www.bridgein.pt 8 maja 2023 r.