Istnieje wiele powodów, dla których firmy decydują się na monitorowanie produktywności swoich pracowników zdalnych. Monitorowanie pracy zdalnej może wynikać z troski o to, co pracownicy robią w ciągu dnia, kiedy nie ma ich w biurze.

Chociaż wprowadzenie rygorystycznych mechanizmów monitorowania może wydawać się kuszące, takie podejście może w rzeczywistości przynieść odwrotny skutek i obniżyć produktywność , ponieważ pracownicy mogą czuć się wyobcowani, zestresowani i że ich prywatność jest naruszana.

Dlatego bardzo ważne jest, aby mieć świadomość potrzeby znalezienia zrównoważonego podejścia do monitorowania wydajności i zastanowić się, jakie wyniki monitorowania naprawdę masz nadzieję osiągnąć. Istnieje szereg sposobów monitorowania wydajności pracy zdalnej, takich jak posiadanie polityki pracy zdalnej , ustalanie kluczowych wskaźników wydajności oraz ustalanie jasnych oczekiwań i terminów pracy.

Poniżej przyjrzymy się niektórym przyczynom i korzyściom wynikającym z zasad monitorowania pracy zdalnej, metodom monitorowania pracowników zdalnych, przestrogom dotyczącym monitorowania pracowników zdalnych oraz temu, w jaki sposób zachęty mogą pomóc w zwiększeniu wydajności i produktywności oraz złagodzić potrzebę wdrożenia ścisłego monitorowania.

Dlaczego firmy wdrażają technologię monitorowania wydajności

Masowe przejście na pracę zdalną sprawiło, że niektórzy menedżerowie i liderzy sceptycznie podchodzą do tego, co ich pracownicy robią każdego dnia.

Aby sprawdzić, czy faktycznie działają i zapewnić produktywność, niektóre firmy wdrażają różne poziomy monitorowania wydajności.

Wiele osób błędnie uważa, że ​​kiedy ludzie zaczynają pracować z domu lub zdalnie, stają się mniej produktywni. W rzeczywistości różne wykazały, że jest dokładnie odwrotnie.

Dlatego rozważne jest rozważenie zalet i wad monitorowania wyników oraz określenie, jaki poziom kontroli będzie akceptowany przez personel przed wdrożeniem strategii monitorowania.

Oto niektóre z powodów (i korzyści) monitorowania produktywności pracowników zdalnych

Jeśli chodzi o korzystanie z oprogramowania do śledzenia i monitorowania pracy zdalnej, istnieje kilka powodów i korzyści, które mogą stanowić motywację do korzystania z nich:

1. Możliwość fakturowania klientów

Wiele firm współpracuje z klientami, którzy są rozliczani za czas, jaki pracownicy spędzają na swoich kontach.

Dlatego bardzo przydatne może być dokładne śledzenie, ile czasu każdy pracownik spędza pracując na różnych kontach, aby klienci otrzymywali dokładne rachunki.

2. Aby poprawić wydajność personelu

Niektórzy menedżerowie uważają, że jeśli pracownicy wiedzą, że muszą szczegółowo rozliczać czas spędzony na pracy, prawdopodobnie będą bardziej produktywni.

Chociaż nie zawsze tak jest, może to spowodować, że pracownicy będą robić mniej przerw w ciągu dnia lub spędzać więcej czasu na realizacji kamieni milowych i efektywniej wykorzystywać swój czas.

3. Przekazywanie pracownikom bardziej świadomych informacji zwrotnych

Jeśli menedżerowie są w stanie zebrać dane o tym, ile czasu ich pracownicy spędzają na różnych zadaniach, a następnie porównać średni czas spędzony na tych samych zadaniach, mogą przekazać pracownikom informacje zwrotne na temat ich porównawczych wskaźników produktywności i wydajności.

Jeśli informacja zwrotna jest konstruktywna i daje możliwość pomocy pracownikom w poprawie ich wyników, może to z czasem prowadzić do pozytywnych wyników w zakresie wydajności.

4. Bardziej efektywnie zarządzaj budżetami i terminami projektów

Wiele firm współpracuje z dużymi zespołami nad konkretnymi projektami, które mają różne rezultaty i terminy. Menedżerowie muszą upewnić się, że te projekty są zarządzane tak wydajnie i efektywnie, jak to tylko możliwe, a utrzymanie optymalnej wydajności przez personel jest kluczowym aspektem dotrzymywania terminów.

Gdy menedżerowie są w stanie śledzić liczbę godzin, które pracownicy spędzają nad konkretnymi projektami oraz czy dotrzymują terminów na czas i pod względem jakości, pomaga to zespołowi w osiąganiu celów.

Zarządzanie wydajnością projektów pomaga również menedżerom wykrywać wąskie gardła i miejsca, w których występują gorsze wyniki, aby mogli rozwiązać te problemy i nadal realizować swoje projekty.

5. Efektywniej zarządzaj budżetami firmy

Głównym powodem monitorowania wydajności jest zapewnienie maksymalnej wydajności, jeśli chodzi o czas personelu. Pracodawcy chcą wiedzieć, że płacą za wysokiej jakości pracę, która jest wydajna i że pracownicy są produktywni przez cały dzień pracy.

Śledząc, ile czasu zajmuje wykonanie poszczególnych zadań, menedżerowie mogą również dokładniej oszacować, ile budżetu personelu należy przeznaczyć na różne projekty.

6. Monitoruj bezpieczeństwo

Istnieje szereg zagrożeń bezpieczeństwa, jeśli chodzi o zarządzanie personelem, które mogą stwarzać luki w zabezpieczeniach firm. Monitorując, kiedy Twoi pracownicy uzyskują dostęp do stron, które są niebezpieczne lub sprzeczne z polityką firmy, menedżerowie mogą pomóc zapobiegać zagrożeniom i je minimalizować.

Firmy mogą również odczuwać potrzebę wdrożenia innego oprogramowania do monitorowania bezpieczeństwa, na przykład tego, jakie dane są dostępne i jak długo.

Wykorzystanie technologii monitorowania pracowników: do czego są zdolne?

Wiele firm zwraca się do technologii, aby monitorować wydajność i działania swoich zdalnych pracowników.

Technologie te mogą monitorować i śledzić, ile czasu pracownicy spędzają na różnych zadaniach i projektach. Niektórzy mogą śledzić naciśnięcia klawiszy, ilość czasu spędzonego na różnych stronach internetowych i aplikacjach, czasy logowania i wychodzenia z oprogramowania, informacje przesyłane przez e-mail, a także szereg innych danych.

Jak monitorować zdalnych pracowników

Pracodawcy mają do dyspozycji różnorodne narzędzia i metody monitorowania swoich zdalnych pracowników w celu zapewnienia optymalnej wydajności i produktywności.

Obejmuje to określenie jasnych oczekiwań dotyczących wydajności i produktywności oraz zapewnienie jasnych kamieni milowych i terminów. Obejmuje to również regularne dostarczanie informacji zwrotnych na temat wydajności oraz jasne zasady pracy zdalnej, które szczegółowo opisują wszelkie działania związane ze śledzeniem i monitorowaniem zarządzania wydajnością. Obejmuje to ustalanie kluczowych wskaźników wydajności i informowanie, w jaki sposób zostaną one ustalone i zmierzone.

Należy pamiętać o tym, że niektóre metody monitorowania produktywności i wyników mogą zrazić pracowników i sprawić, że poczują się mikrozarządzani lub naruszane są ich prawa do prywatności.

Może to w rzeczywistości mieć niezamierzone konsekwencje w postaci zmniejszenia produktywności i zaufania, ponieważ pracownicy mogą czuć się zestresowani, mikrozarządzani i mieć wrażenie, że są stale obserwowani.

Poniżej znajduje się kilka sposobów monitorowania wydajności i produktywności pracowników:

1. Jasno określ swoje oczekiwania i wyznacz kamienie milowe i terminy pracy

Jedną z metod zapewnienia, że ​​praca, którą chcesz wykonać, zostanie wykonana — jest szczere przedstawienie swoich oczekiwań oraz wyznaczenie jasnych kamieni milowych projektu i terminów jego dostarczenia. W ten sposób możesz łatwo ocenić, którzy pracownicy dotrzymują terminów i standardów jakości, o które prosiłeś, a którzy nie.

Często pracodawcy mają oczekiwania co do tego, kiedy praca powinna zostać zakończona i co powinna zawierać, ale nie jest to wyraźnie komunikowane pracownikom. Powoduje to zamieszanie i może sprawić, że pracodawcy poczują, że pracownicy nie osiągają swoich celów.

Istnieje szereg narzędzi do zarządzania projektami, które mogą pomóc menedżerom w ustalaniu zadań i terminów. Niektóre programy monitorujące umożliwiają również przydzielanie pracy zdalnym pracownikom ze szczegółowymi informacjami o tym, co powinno być uwzględnione i kiedy ma to nastąpić. Narzędzia te mogą również pomóc w ustawianiu przypomnień o terminach i śledzeniu godzin spędzonych na poszczególnych kamieniach milowych lub projektach, co pomaga w budżetowaniu projektów i raportowaniu.

2. Przekaż swoją opinię personelowi zdalnemu

Planując i realizując sesje informacji zwrotnej ze swoimi pracownikami, możesz zakomunikować rodzaj oczekiwanej wydajności, a także poinformować pracowników, kiedy nie są na dobrej drodze. Może to pomóc pracownikom dostosować przepływ pracy i zwiększyć produktywność zgodnie z Twoimi oczekiwaniami.

Należy skupić się na zapewnieniu pracownikom konstruktywnych informacji zwrotnych i ustaleniu, czy napotykają jakiekolwiek wyzwania związane z terminowym przesyłaniem prac. Może to również pomóc menedżerom w określeniu, czy istnieją jakieś procesy, które należy zmienić, lub konflikty lub wyzwania, które należy rozwiązać i rozwiązać.

3. Prowadź cyfrowy zapis nieobecności lub urlopów pracowników

Istnieje szereg narzędzi, za pomocą których można śledzić, kiedy pracownicy są nieobecni w pracy lub przebywają na corocznym urlopie. Śledzenie tych działań może być trudne, zwłaszcza gdy personel pracuje zdalnie. Oprogramowanie do monitorowania może pomóc zespołom HR w skuteczniejszym śledzeniu tych problemów, co może pomóc w przypadku sporów dotyczących dni wolnych.

Zapewnienie dostępu do oprogramowania cyfrowego, które umożliwia pracownikom łatwe wnioskowanie o dni wolne lub urlopy wypoczynkowe, może pomóc w usprawnieniu HR, a w połączeniu z narzędziami do śledzenia czasu może pomóc w śledzeniu liczby dni urlopu, które są należne i należne.

Kiedy śledzisz przepracowane godziny, możesz wyraźnie zobaczyć, ile dodatkowych godzin przepracowali wszyscy pracownicy, a to może pomóc w podjęciu decyzji, kto potrzebuje dodatkowej zapłaty, a nawet awansu. Możesz też zobaczyć, jaki jest średni czas na zadanie, co pomaga ocenić, kto osiąga gorsze wyniki i dlatego potrzebuje dodatkowego wsparcia i motywacji.

4. Monitoruj, z jakich stron i aplikacji korzystają Twoi pracownicy

Istnieją różne narzędzia do monitorowania wydajności i produktywności personelu, które mogą śledzić i analizować, ile czasu pracownicy spędzają na różnych stronach internetowych i aplikacjach.

Niektóre nawet mierzą i śledzą naciśnięcia klawiszy oraz robią zrzuty ekranu podczas pracy personelu, co może być wykonywane potajemnie, a nawet może być nielegalne.

Niektóre firmy decydują się na blokowanie dostępu do niektórych aplikacji i stron internetowych swoim pracownikom, próbując zwiększyć produktywność.

5. Stwórz zasady pracy zdalnej

Jasne informowanie wszystkich pracowników o tym, jak będziesz mierzyć produktywność i monitorować ich wyniki, pomaga określić oczekiwania, kultywować kulturę firmy i zapewnia przejrzystość działań związanych z zarządzaniem.

Może to pomóc pracownikom zapoznać się z twoimi metodami pracy, polityką, procedurami i pomóc im uświadomić sobie, co jest priorytetem.

6. Wyjaśnij, jakich wskaźników wydajności użyjesz do pomiaru wydajności

Wiele firm uważa za pomocne utworzenie listy kluczowych wskaźników wydajności (KPI) w celu zmierzenia produktywności poszczególnych pracowników. KPI można dostosować do różnych ról, tak aby były specyficzne dla stanowiska.

Kiedy pracownicy wiedzą, jakie KPI będą wykorzystywane i jak będą mierzone ich wyniki, będą lepiej rozumieć, czego się od nich oczekuje.

7. Zdefiniuj, jak ma działać raportowanie

Niektórzy menedżerowie lubią, gdy ich pracownicy składają im raporty codziennie, podczas gdy inni są zadowoleni z miesięcznego podsumowania. Ważne jest, aby określić oczekiwania, komunikując, jakie raporty są wymagane, jak często iw jakim formacie. Niektórzy menedżerowie wolą raportować podczas wirtualnych sesji opinii, podczas gdy inni preferują aktualizacje e-mailowe.

Regularne raporty pomagają śledzić, czy pracownicy robią wystarczające postępy, czy są jakieś wyzwania i czy istnieją możliwości poprawy wydajności.

Przestrogi przy wdrażaniu monitoringu pracowników

Pracodawcy, którzy wdrażają agresywne zdalne monitorowanie pracowników, narażają się na ryzyko wyobcowania personelu, sprawiając, że pracownicy poczują się, jakby byli mikrozarządzani i stale obserwowani, i mogą podkopać poczucie zaufania i lojalności wobec organizacji.

Może to faktycznie zmniejszyć ogólną produktywność, a także może mieć negatywny wpływ na kulturę firmy, a nawet wskaźniki retencji.

Dlatego ważne jest, aby firmy upewniły się, że monitorowanie ich wydajności jest rzeczywiście korzystne dla wydajności i nie powoduje alienacji personelu.

Dlatego ważne jest, aby jasno określić, w jaki sposób będziesz monitorować wydajność, co będzie śledzone i jak działania związane z monitorowaniem zwiększą produktywność.

Jeśli pracownicy zobaczą, w jaki sposób oprogramowanie monitorujące faktycznie pomaga zwiększyć produktywność i sukces firmy, mogą być bardziej włączeni do tego wsparcia.

Ważne jest również zapewnienie wszystkim pracownikom szczegółowych i ustandaryzowanych zasad dotyczących monitorowania pracy zdalnej, aby każdy czuł, że może pociągnąć firmę do odpowiedzialności, jeśli tego nie przestrzega — i aby dokładnie wiedział, jakie dane będą rejestrowane i jak zostaną one ocenione.

Co więcej, ważne jest, aby firmy i menedżerowie zapewniali pracownikom możliwość przekazywania szczerych informacji zwrotnych na temat ich doświadczeń związanych z monitorowaniem i wydajnością w miejscu pracy. Może to dostarczyć krytycznych spostrzeżeń, które faktycznie mogą pomóc firmom poprawić wydajność miejsca pracy i kulturę firmy.

Zachęcanie do wykonywania pracy zdalnej

Bez względu na to, gdzie znajdują się Twoi pracownicy, możesz motywować ich do najwyższej wydajności i produktywności poprzez pozytywną równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, kulturę firmy i atrakcyjne świadczenia .

Jedną z najbardziej pożądanych zalet pracy zdalnej jest elastyczność. To oprócz zaangażowania i pozytywnej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym, a także korzyści, takich jak premie i ubezpieczenie zdrowotne związane z pracą zdalną.

Zdalne ubezpieczenie zdrowotne jest teraz łatwo dostępne w ramach pakietu świadczeń związanych z pracą zdalną dzięki organizacjom takim jak SafetyWing.

SafetyWing ułatwia firmom dodawanie nowych pracowników do zdalnych planów ubezpieczenia zdrowotnego w dowolnym momencie. Proces rejestracji jest szybki i łatwy, a ponadto możesz dodać dodatkowe świadczenia związane z ubezpieczeniem zdrowotnym. Oznacza to, że bez względu na to, gdzie znajdują się Twoi pracownicy, mają dostęp do świadczeń opieki zdrowotnej.

Ostatnie przemyślenia na temat pracy zdalnej i monitorowania wydajności pracowników

Istnieje cienka granica między monitorowaniem postępów i wydajności pracowników a mikrozarządzaniem personelem do punktu, w którym czuje się on zestresowany, urażony i pozbawiony motywacji do działania.

Chociaż monitorowanie produktywności ma wiele zalet, istnieją również najlepsze praktyki, których należy przestrzegać, aby uniknąć wyobcowania personelu. Obejmuje to zachowanie przejrzystości co do tego, co będziesz monitorować, dlaczego iw jaki sposób zwiększa to produktywność — oraz uwzględnianie opinii pracowników w strategiach monitorowania wydajności.

Jeśli zdecydujesz się monitorować wydajność, istnieje szereg narzędzi, aplikacji i metod, które to umożliwiają. Może to obejmować zdefiniowanie kluczowych wskaźników wydajności, ustanowienie polityki pracy zdalnej, regularne dostarczanie informacji zwrotnych na temat wydajności i produktywności oraz ustalenie jasnych oczekiwań i terminów pracy.

Pierwotnie opublikowany na https://andysto.com 29 listopada 2022 r.