Jaka jest moja praca??

To najważniejsze pytanie, na które pracownik chce znać odpowiedź. Na czym polega moja codzienna praca? Jaka jest moja rola i gdzie to pasuje do całej organizacji i do tej struktury zespołu? Kto mnie wspiera i nadzoruje? Jak podejmowane są decyzje? Jaki mam stosunek do rówieśników? Jaka jest droga do progresji?

Twoim zadaniem jako lidera zespołu lub menedżera jest stworzenie podstawowego poziomu szczegółowości tych pytań. Bez tego nakładasz automatyczne ograniczenia na szczęście i produktywność swoich ludzi. Jednak odpowiedź na to pytanie nigdy nie jest jednoznaczna, co oznacza, że ​​nie można po prostu dać im dokumentu wprowadzającego i założyć, że zrozumieją wszystko na temat roli. Większość badań sugeruje, że potrzeba 6–12 miesięcy , aby osoba w pełni zadomowiła się i czuła się komfortowo w swojej pracy.

Oznacza to, że odpowiedź na pytanie „jaka jest moja praca” lub jakiekolwiek inne pytanie jest ciągłym cyklem udzielania wskazówek, dopóki Twoi pracownicy nie uzyskają wystarczającej jasności i odpowiedzialności za rolę oraz będą w stanie wypracować własne zrozumienie swojej pracy w miarę rozwoju sytuacji. Na początku być może będziesz musiał bardzo szczegółowo określić, jaka jest ich codzienna praca, na przykład tworząc dla nich tygodniowe plany pracy. Z biegiem czasu chcesz, aby byli w stanie zrozumieć ogólny obraz, wiedzieć, jakie są ważne projekty i stworzyć własne tygodniowe plany pracy do omówienia.

Jasne role i struktura są kluczowymi składnikami spójnej wydajności ZESPOŁU

Chcesz mieć wszystko zorganizowane tak, aby twoi ludzie mogli płynąć swoim blaskiem i energią bez rozpraszania się przez niejasne role i niejasną strukturę.

Wyobraź sobie to… wyobraź sobie, że twoje biurko jest pokryte papierami, książkami, różnymi starymi kablami komputerowymi, opakowaniami po jedzeniu, filiżankami po kawie. Aby zabrać się do pracy, musiałbyś zwolnić miejsce, aby zmieścić komputer, więc układasz wszystkie śmieci, które działają przez chwilę, aż jeden ze stosów przewróci się lub zacznie zsuwać na klawiaturę; musiałbyś ponownie przerwać pracę, aby zepchnąć rzeczy z powrotem na stos… Po pewnym czasie staje się to czymś więcej niż tylko irytującym rozproszeniem uwagi, staje się źródłem urazy.

Oto, co czują twoi pracownicy, gdy role i struktura nie są jasne: chcą wykonywać swoją pracę, w rzeczywistości są nią podekscytowani i mają świetne pomysły na pracę, ale ciągle rozpraszają ich te wszystkie śmieci, które są zaśmiecając ich miejsce pracy. Twoim zadaniem jako lidera zespołu jest pozbycie się bałaganu strukturalnego, aby Twoi pracownicy mieli czystą przestrzeń roboczą i widzieli jasną ścieżkę do wykonania doskonałej pracy.

Jak to zrobić:

1 Utwórz schemat organizacyjny dla swojego zespołu (lub organizacji), który pokazuje relacje między różnymi stanowiskami w organizacji, jeśli takie jeszcze nie istnieje. Pokazanie linii raportowania ma kluczowe znaczenie. Ludzie słusznie chcą wiedzieć, kto jest ich przełożonym — pamiętaj, że z ich perspektywy ta osoba podejmuje decyzje dotyczące ich pracy i obowiązków służbowych ORAZ odgrywa centralną rolę w ich ocenie.

Schemat organizacyjny powinien pokazywać, jakie role są w zespole i wszystkich, którzy są częścią zespołu (z nazwy), nawet jeśli są tymczasowi lub nieformalni. Spojrzenie na schemat organizacyjny, który ma 5 ról, powoduje zamieszanie i nieufność, wiedząc doskonale, że w zespole jest 8 osób — wiemy, że pozostałe 3 osoby pracują i wnoszą wkład w zespół, ale ponieważ nie są na wykresie oznacza to, że są zwolnieni z nadzoru… i odpowiedzialności?

2 Upewnij się, że masz opisy stanowisk dla każdej roli w zespole, ponieważ będą one niezwykle pomocne, szczególnie dla nowych pracowników, którzy próbują zdefiniować swoją pracę. Opis stanowiska powinien określać podstawowe role i obowiązki na tym stanowisku, a także to, komu (według roli) dana osoba będzie bezpośrednio podlegać (np. „to stanowisko podlega Dyrektorowi ds. Sprzedaży”).

3 Projekty również wymagają jasnych ról i struktury. Podczas gdy organizacje zazwyczaj mają jasno określoną strukturę organizacyjną, to właśnie w obszarze projektów zespoły mogą zawodzić i gdzie może narodzić się zamieszanie. Jasność ról w poszczególnych projektach jest równie ważna, jak ogólna przejrzystość ról w zespole, zwłaszcza że większość pracy jest wykonywana w projektach, a projekty pojawiają się i znikają w czasie.

Na przykład, jeśli Twój zespół ma 4 priorytetowe projekty, prawdopodobnie różni członkowie zespołu odgrywają różne role — Evelyn jest liderem nowej kampanii reklamowej, ale nie jest osobą odpowiedzialną za projekt integracji technologii. Każdy musi mieć jasność co do swoich ról w zespole ORAZ w ramach danego projektu. Często jest to miejsce, w którym menedżerowie są najmniej jednoznaczni, ale robisz to na własną szkodę. Poniżej znajduje się przykład macierzy DARCI (ewolucja RACI), która jest szczególnie przydatna do wyjaśnienia ról w projektach.

W wyróżnionym przykładzie Malcolm jest osobą kontaktową („A”) w projekcie „Zatrudnij nowy personel”. Oznacza to, że ty, Yolando, polegasz na nim, aby upewnić się, że istnieje plan projektu i że wszystko idzie zgodnie z harmonogramem. Malcolm jest odpowiedzialny za organizację spotkań zespołu i upewnienie się, że każdy ma swoje zadania. Malcolm i Edward będą wykonywać większość pracy związanej z rekrutacją i rozmowami kwalifikacyjnymi, ale otrzymają konkretną pomoc od Andrei (która przygotuje opisy stanowisk) i Patrice (która dopilnuje, aby ogłoszenia o zatrudnieniu były publikowane we wszystkich odpowiednich punktach sprzedaży) — po wykonaniu tych konkretnych zadań Andrea i Patrice nie będą tak naprawdę zaangażowani w projekt.

Być może myślisz, że jest to zbyt skomplikowane i zbyt formalne — „czy nie możemy po prostu przypisać 4 osób do pracy nad projektem jako zespół?” Tak, możesz, ale na dłuższą metę korzystanie z DARCI zapewnia znacznie bardziej niezawodny proces i lepszy rozwój zespołu, jeśli ludzie mają różne role w projektach tymczasowych. Jako minimum chcesz wyznaczyć osobę decyzyjną i osobę odpowiedzialną (jeśli jesteś kierownikiem, to najprawdopodobniej będziesz zwykle osobą decyzyjną). Korzystanie ze struktury DARCI daje 3 rzeczy:

1. Zmniejsza niejednoznaczność, wyjaśniając role.
2. Tworzy proces uczciwości w rolach przywódczych i daje każdemu możliwość ćwiczenia umiejętności przywódczych (każdy może zagrać „A” w różnych projektach). Jest to prosty sposób, aby upewnić się, że ktoś nie zostanie przypisany jako „A”, ponieważ jest najgłośniejszy lub z powodu jakiegoś nieświadomego uprzedzenia.
3. Pozwala na lepszą ocenę umiejętności przywódczych i luk każdej osoby, gdy przechodzi ona przez różne role w ramach projektów (równie ważne jest, aby ludzie byli skutecznym „R”, jak i skutecznym „A”).

Chociaż role i struktura mogą wydawać się jasne jak słońce, akt „Wyjaśniania ról personelu i ogólnej struktury” jest w rzeczywistości stałą praktyką. Oznacza to, że będziesz musiał regularnie powtarzać role i strukturę w miarę ewolucji ludzi, projektów i organizacji (i żeby było jasne, zawsze istnieje pewien poziom ewolucji niektórych lub wszystkich tych rzeczy).

Role i struktura są kluczowymi elementami zapewniającymi stabilność. W rzeczywistości są w centrum wywierania ciągłego wpływu, ponieważ są rusztowaniem, przez które przepływa Twoja wizja i plany. Pamiętaj, że dążenie twojego zespołu do wyznaczonych celów to dynamiczny proces pełen dużych i małych niepewności, z których niektóre możesz kontrolować, a niektórych nie. Stosunkowo łatwym, ale potężnym wsparciem, jakiego możesz udzielić swojemu zespołowi, jest usunięcie jednego z tych źródeł niepewności (i niepokoju) poprzez jasne i przejrzyste określenie ról i struktury.