Struktura podziału pracy (WBS) pomaga rozbić każdy etap projektu i uwzględnia wszystkie zadania, aby osiągnąć końcowe wyniki.

Dlaczego kierownicy projektów stosują to narzędzie w swoich projektach? Jakie są zalety i wady struktury podziału pracy? Jak wybrać odpowiednie narzędzie do zbudowania skutecznego WBS?

Ten post pomoże znaleźć odpowiedzi.

Definicja WBS

Co to jest struktura podziału pracy?

Struktura podziału pracy to schemat projektu, w którym zadania odzwierciedlają ich wzajemne relacje i ogólny projekt w sposób hierarchiczny. Ma charakter graficzny i pomaga przewidywać wyniki na podstawie różnych scenariuszy.

Często jest wizualizowany jako drzewo zorientowane na wyniki, które obejmuje wszystkie procedury projektowe. Zespoły projektowe starają się podzielić swoje projekty na łatwe w zarządzaniu komponenty. Komponenty te są dalej rozkładane do momentu przypisania wymaganego członka zespołu.

elementy WBS

Istnieją określone poziomy, które muszą być stosowane w WBS. Ułatwiają zarządzanie projektami.

Typowa struktura podziału pracy składa się z następujących elementów:

• Deklaracja wizji projektu.
• Fazy ​​projektu.
• Zadania z elementami dostarczanymi.

Historia WBS

Koncepcja WBS została opracowana wraz z koncepcją techniki oceny i przeglądu programów ( wykresy PERT ) przez Departament Obrony Stanów Zjednoczonych w 1957 roku.

WBS został stworzony do użytku w organizacjach obronnych, jednak termin ten został wprowadzony do sektorów niezwiązanych z obronnością w 1987 roku.

Znaczenie stosowania WBS w zarządzaniu projektami

Struktura podziału pracy przynosi korzyści zespołom projektowym na kilka sposobów:

• Dzieląc projekt na małe elementy, czynisz go mniej przytłaczającym i łatwiejszym do zarządzania.
• Struktura zapewnia mapę drogową dla wszystkich członków zespołu. Wiele projektów obejmuje kilka zespołów działających w tandemie. Muszą koordynować i integrować, aby zakończyć pracę. WBS pomaga im skoncentrować się na zadaniach i rezultatach oraz pokazuje, jak ich wysiłki wpisują się w cały projekt.
• Struktura pomaga również w pomiarze ukończenia projektu, definiowaniu kamieni milowych i przydzielaniu zasobów budżetowych.

Kierownicy projektów wykorzystują WBS w projektach komercyjnych, mieszkaniowych i budowlanych. Struktura zapewnia inwestorom i klientom lepsze zrozumienie wszystkiego, co wiąże się z rozwojem projektu.

Oto lista zespołów, które mogą korzystać z WBS:

Najlepsze praktyki WBS: o czym należy pamiętać

Podczas pracy nad strukturą podziału pracy należy wziąć pod uwagę specjalne zasady.

• Zasada 100% polega na uwzględnieniu 100% pracy określonej zakresem projektu, który jest podzielony na poziomy WBS. Poziomy te zawierają rezultaty projektu, konta kontrolne, pakiety pracy i zadania. Jest stosowany do wszystkich poziomów WBS. Dlatego suma pracy na niższym poziomie WBS musi być równa 100% pracy reprezentowanej przez wyższy poziom WBS bez wyjątku.
• Użyj rzeczowników. Używanie rzeczowników zamiast czasowników zwiększa przejrzystość.
• Bądź dokładny. Pracując nad WBS, powinieneś zrozumieć, że wszystko jest ważne, jeśli jest częścią kursu, który prowadzi do ostatecznego rezultatu. Upewnij się, że masz pełną listę wszystkich zadań do zarządzania tym kursem.
• Niech zadania wzajemnie się wykluczają. Nie ma potrzeby rozdzielania poszczególnych zadań na pracę, która jest już częścią innego zadania.
• Idź wystarczająco głęboko. WBS powinien być szczegółowy. Staraj się jednak, aby nie był tak głęboki, aby stał się mylący.

Struktura podziału pracy zapewnia oczywiste korzyści, w tym:

• Zaawansowana komunikacja. Współpraca na każdym etapie jest jedną z kluczowych zalet WBS. Nie ma znaczenia, czy projekt ma kierunek wewnętrzny, czy zewnętrzny.
• Kreatywność . Osoby ubiegające się o WBS mają szerokie możliwości rozwijania swoich zdolności twórczych.
• Orientacja na cele końcowe. Struktura podziału pracy WBS pomaga w skupieniu wszystkich członków zespołu na celu końcowym. Zmniejsza to szansę na wykonanie niepotrzebnej pracy, ponieważ zakres został jasno określony.
• Organizacja szczegółów . W projekcie nic nie ginie, ponieważ każdy szczegół jest dokładnie przemyślany.
• Kwestie planowania. WBS pomaga zidentyfikować, które z rezultatów są opóźnione w stosunku do harmonogramu.
• Przydział zadań . Kiedy podzielisz projekt na łatwe do zarządzania części, łatwiej będzie przydzielić te zadania członkom zespołu.
• Zapobieganie problemom. Problemy mogą wystąpić nawet wtedy, gdy projekt jest gotowy. WBS pomaga je wyciąć, biorąc pod uwagę wszystkie szczegóły zadań przed wykonaniem.
• Burza mózgów . Struktura pomaga znaleźć przydatne pomysły i rozwiązania. Łatwo jest wymienić wszystkie pomysły, a następnie wykreślić niepotrzebne.
• Zarządzanie ryzykiem. Jeśli pracujesz z WBS, możesz zarządzać ryzykiem od samego początku. Przewiduje wszystkie wymagania i przydziela zasoby: czas, pieniądze i pracę.
• Elastyczność dla różnych zespołów. WBS jest używany w różnych dziedzinach i sferach. Nie ma znaczenia, jak duży jest zespół. Konstrukcja zawsze będzie wspierać realizację projektu.

Jak stworzyć strukturę podziału pracy? Wykonaj pięć kroków opisanych poniżej.

1. Opisz deklarację projektową

Zdanie lub akapit będzie opisywał Twoją wizję projektu i funkcje na końcowym etapie. Ten etap WBS jest podstawą każdego projektu. Opracowuje go zwykle cały zespół.

2. Nakreśl wszystkie niezbędne etapy

Teraz musisz spełnić wszystkie niezbędne etapy. Być może będziesz musiał podzielić zakres projektu na wiele etapów. Często zależy to od wymagań projektu, ram czasowych i budżetu.

3. Utwórz rezultaty

Zaznacz wszystkie elementy dostarczane, które muszą zostać zrealizowane na każdym etapie. Etapy muszą mieć wyniki końcowe. Musisz je osiągnąć, zanim przejdziesz do kolejnego etapu.

4. Podziel rezultaty na mniejsze zadania

Zadania te powinny być zaprojektowane jako sekcje. Każdy członek zespołu powinien być w stanie łatwo nimi zarządzać.

5. Przypisz każdą sekcję

Ostatnim etapem tej hierarchii jest przypisanie każdej możliwej do zarządzania części. Wymagana osoba (lub zespół) będzie odpowiedzialna za określone zadanie. Będą zaangażowani w każdą sekcję pracy, która doprowadzi do odpowiednich wyników.

Przejdźmy teraz do rzeczywistych przykładów WBS.

Przykłady struktury podziału pracy

Aby lepiej zrozumieć koncepcję struktury podziału pracy, musimy zagłębić się w kilka praktycznych przykładów. Tutaj rozważymy przykłady wykorzystania WBS w sferach rozwoju oprogramowania i konstrukcji.

Przykład tworzenia oprogramowania WBS

Tworzenie oprogramowania jest jednym z powszechnie stosowanych przykładów wykorzystania struktury podziału pracy.

Jeśli masz regularny projekt IT związany z tworzeniem oprogramowania, musisz śledzić typowe etapy procesu dev.

Struktura podziału pracy WBS podzieli Twój projekt na funkcjonalności, a następnie podzieli je na mniejsze zadania, które można przypisać do określonych osób.

Wyobraź sobie, że pracujesz nad stworzeniem nowej aplikacji. Aby go zbudować, będziesz musiał wykonać kilka spójnych kroków z określonymi zadaniami. Oto jak może wyglądać WBS:

Przykład WBS dla konstrukcji

Możesz używać WBS do wielu celów, w tym do zarządzania złożonymi projektami budowlanymi.

Jest to obszar, w którym konstrukcja sprawdza się doskonale. Nie musisz postępować zgodnie z formalnymi wytycznymi struktury podziału pracy PM. Twoim celem powinno być skomponowanie naturalnych kategorii dla twojego projektu budowlanego.

Powiedzmy, że musisz zbudować letni dom na podwórku. Twoja przykładowa struktura podziału pracy dla budownictwa może wyglądać tak:

Darmowe i płatne szablony WBS

Generowanie struktury podziału pracy jest technicznie proste, ale czasochłonne. Dlatego możesz z łatwością zastosować różne szablony WBS.

Są ich różne rodzaje: płatne lub darmowe. Możesz wybrać odpowiedni, który zapewni ci elastyczność i pomoże zachować równowagę.

Szablon WBS w Excelu

Aby użyć struktury podziału pracy w programie Excel, musisz pracować z funkcją grafiki SmartArt.

Po prostu kliknij kartę Wstawianie , przejdź do sekcji Ilustracje i wybierz Grafika SmartArt . Sekcja Hierarchia pomoże Ci zbudować WBS w Excelu .

Szablon MindMaster WBS i szablon EdrawMind WBS to również dobre opcje uzyskania przyjaznej struktury.

WBS na wykresie Gantta

GanttPRO to potężne narzędzie wykresów Gantta , które oferuje bezpłatne szablony wykresów Gantta , które można łatwo zastosować do podziału pracy.

Oto kolorowy szablon GanttPRO reprezentujący projekt budowlany:

Użyj GanttPRO do zbudowania poręcznego WBS

GanttPRO jest intuicyjny, przyjazny dla użytkownika i łatwy w użyciu. Główną ideą generowania WBS jest to, że masz szansę nie tylko zwizualizować to, co robisz, ale także kontrolować, kiedy to robisz.

Dzięki temu kreatorowi wykresów Gantta online możesz bez dodatkowego wysiłku przekonwertować WBS na diagram Gantta. Korzystając z narzędzia, możesz stworzyć tyle projektów, ile potrzebujesz, z nieograniczoną liczbą zadań.

Dodając niestandardowe pole WBS z listy, możesz uporządkować listę zadań w celu wizualizacji żądanej hierarchii.

Importowanie WBS z Excela do GanttPRO

Możesz przenieść swój projekt utworzony w Excelu do GanttPRO i kontynuować pracę nad swoimi planami. Naciśnij Importuj (podczas tworzenia nowego projektu) i użyj funkcji przeciągnij i upuść lub prześlij go ze swojego komputera.

Ustaw numer zadania w WBS, aby GanttPRO mógł poprawnie zdefiniować pozycję zadań w projekcie.

Wniosek

Teraz już wiesz, że struktura podziału pracy WBS jest pierwszym krokiem w tworzeniu harmonogramu projektu. Ten typ popularnych wykresów zarządzania projektami jest jak szkielet przyszłego planu pracy.

Struktura podziału pracy informuje zespoły o poczynionych postępach, zwiększając ich efektywność i prowadząc jednostki do podejmowania trafnych decyzji. Wygodne szablony WBS sprawią, że proces zarządzania projektami przebiegnie płynnie.

Co sądzisz o strukturze podziału pracy? Podziel się swoim doświadczeniem.

A jeśli chcesz uzyskać więcej informacji na temat tego narzędzia PM, zapoznaj się z pełnym artykułem Czym jest struktura podziału pracy i jak usprawnić zarządzanie projektami za pomocą WBS? https://blog.ganttpro.com/en/how-to-create-a-work-breakdown-structure-wbs-with-project-planning-templates/.