Przełączanie kontekstu, zdolność intelektualnego poruszania się między różnymi typami zadań, staje się coraz bardziej potrzebne, gdy bierzesz na siebie coraz większą odpowiedzialność.

W mojej osobistej podróży przeszedłem od inżyniera do kierowania zespołami do bycia dyrektorem generalnym.

Przeszedłem od możliwości spędzenia całego tygodnia skupionego na jednym zadaniu do konieczności zajmowania się ogromną różnorodnością kontekstów związanych z rozwojem biznesu o wartości ponad 10 milionów dolarów, wieloma ważnymi relacjami z klientami i projektami, wieloma przedsięwzięciami i różnymi domenami technologicznymi.

Podczas tej podróży musiałem nauczyć się przełączać kontekst. Jest to powtarzający się temat, nad którym pracuję w moich 1-1 z moim bezpośrednim zespołem iz ludźmi w szerszym zespole.

Co to jest przełączanie kontekstu?

Przełączanie kontekstu to sytuacja, w której musisz przerwać pracę nad czymś w jednym kontekście, aby wykonać pracę nad czymś w innym kontekście. Może to być wykonywanie pracy między dwoma różnymi typami projektów lub wykonywanie różnych rodzajów pracy w ramach jednego projektu (np. przejście od pracy analitycznej lub kodowania do prowadzenia spotkania).

Badanie przeprowadzone przez Cornell University i Qatalog wykazało, że prawie połowa ankietowanych stwierdziła, że ​​zmiana kontekstu zmniejsza ich produktywność i powoduje zmęczenie.

Jak zarządzasz przełączaniem kontekstu?

Zamiast zaakceptować zmianę kontekstu jako drenaż produktywności lub drenaż emocjonalny, celowo zacząłem pracować nad zaakceptowaniem tego jako rzeczywistości i zmniejszeniem jego wpływu na moją produktywność i samopoczucie emocjonalne.

Oto mój zestaw narzędzi do zarządzania przełączaniem kontekstu, który sprawdził się w takich rolach, jak inżynieria, zarządzanie produktem, sprzedaż, kierowanie zespołem, bycie dyrektorem generalnym i, co równie ważne, bycie rodzicem.

1. Zaplanuj swój czas: świadomie zaplanuj swój czas. Robię to co tydzień bardziej niż codziennie, ponieważ uważam, że jednostka tygodnia jest łatwiejsza do pracy niż dzień. Niemożliwe jest uwzględnienie wszystkich potrzebnych kontekstów w ciągu jednego dnia. Zaplanuj co 15 lub 30 minut.
2. Przejrzyj swój czas : przeanalizuj, gdzie poszedł twój czas. Twój czas i miejsce, w którym go spędzasz, jest Twoim najcenniejszym zasobem. Musisz wiedzieć, dokąd zmierza, ponieważ musisz wiedzieć, czy plany, które tworzysz, są dokładne lub czy musisz poprawić swoje planowanie. To jeden z największych, których brakuje ludziom. Jestem zdumiony, gdy ludzie sprzeciwiają się śledzeniu czasu.
3. Bucket time: grupuj podobne zadania razem. Umieść powiązane zadania dla projektu lub stylu wspólnej pracy.
4. Broń czasu i swojego stanu : broń swoich blokad czasowych, ale także, jeśli jesteś w kontekście czegoś i musisz tam zostać, nie odbieraj tego telefonu ani e-maila. Broń swojego czasu i stanu, w jakim się znajdujesz. Nic nie jest tak pilne, żeby nie mogło poczekać 2 godzin. W razie wątpliwości zapytaj „hej, czy to może poczekać 2 godziny” lub „czy możemy zrobić X raz” i najczęściej nie stanowi to żadnego problemu.
5. Dokąd dotarłem Notatki: kiedy pracuję nad dłuższymi projektami, które muszą być rozłożone na kilka tygodni ze względu na praktyczną konieczność, prowadzę notatkę na temat każdego z nich, która mówi mi dokładnie, o czym ostatnio myślałem, kiedy skończyłem pracę zadanie i co myślę, że powinienem zrobić dalej. Wystarczy, że będzie to kilka akapitów. Czytanie tego pozwala mi znacznie szybciej wrócić do kontekstu.
6. Poznaj swoje cykle energetyczne: Każdy ma cykle energetyczne, które pasują do określonego stylu pracy. Na przykład jestem w stanie wykonywać głęboką pracę rano i późnym popołudniem/wieczorem. Od 11:00 do 16:00 rzadko wykonuję kreatywną, wnikliwą, głęboką pracę, więc staram się brać udział w spotkaniach, edytować dokumenty (edycja jest łatwiejsza niż tworzenie) i wykonywać małe, proste zadania.
7. Znajdź sposoby, aby oszukać samego siebie: musisz także zastosować różne pomysły, aby oszukać się w produktywność. Są one różne w zależności od osoby i dla mnie osobiście różnią się w godzinach nadliczbowych. Jeśli zastosuję jedną taktykę za często, traci ona swoją skuteczność. Niektóre sztuczki, których używam, to zmiana fizycznej lokalizacji niektórych zadań (np. kawiarnia do pisania, sala konferencyjna do ważnych rozmów), proszenie siebie o „przełączenie trybów pracy” (tak, super geek), celowe zwlekanie, otwieranie plików, rozpoczynanie zadania ale celowo w niewłaściwy sposób (np. wstawianie bełkotu do slajdu), używanie różnych pulpitów do różnych zadań, zamykanie każdego okna, kiedy muszę się przełączyć (by wypłukać mózg).
8. Znajdź sposoby na połączenie kontekstów : Zamiast postrzegać projekty X i Y jako różne, w jaki sposób możesz je połączyć intelektualnie, aby zmniejszyć intelektualny koszt zmiany. To nie zawsze działa, ale czasami może.

Nawet przy tych taktykach ludzie, z którymi pracuję nad tym (w tym ja), nadal doświadczają produktywności i wyczerpania emocjonalnego.

Niektóre z typowych wyzwań, przed którymi stają, to:

1. Brak obrony czasu: pozwalają zarezerwować telefon lub spotkanie w wyznaczonym czasie. Składa się to z dwóch części:
   (a) Często mówią „mój zespół tego potrzebował”, „mój szef mi powiedział” lub „mój klient tego zażądał”, ale kiedy sondowałem, nie było grzecznej próby znalezienia nowego terminu. Potem, kiedy zachęcam ich, aby zapytali, czy następnym razem mogą zrobić to w innym terminie, zwykle wszystko jest w porządku i zostaje znaleziony nowy termin.
   (b) Może się również zdarzyć, że nie zaplanowali i nie dokonali dobrze przeglądu. Ciągle próbują wykonać określony rodzaj zadania w określonym kontekście, w którym jest to po prostu niepraktyczne.
2. Brak przeglądu czasu: ludzie wciąż robią plany, ale po prostu w ogóle nie zastanawiają się nad tym, dokąd minął czas i wyciągają wnioski z tego doświadczenia, aby ulepszyć swoje plany.
3. Nie angażuj kolegów z drużyny: Powiedz swoim kolegom z drużyny, co robisz. Poinformuj ich, jakie godziny chcesz zablokować lub wstawić do różnych rodzajów pracy. Myślę, że przekonasz się, że są tym podekscytowani, ponieważ prawdopodobnie przechodzą przez podobne wyzwania.
4. Responsywność: ludzie słusznie odczuwają potrzebę reagowania. Jednak posuwają się trochę za daleko, ponieważ możesz odpowiedzieć bez konieczności przełączania kontekstu. Możesz powiedzieć „hej, widziałem to, odezwę się później dzisiaj” bez konieczności szczegółowego rozumienia kontekstu ich prośby. Czują się wysłuchani i reagują, zachowujesz swój kontekst.
5. Myślenie, że są maszynami o nadludzkiej produktywności: ludzie myślą, że mogą działać, ponieważ inni tak robią. Rzeczywistość to zmiana kontekstu, a produktywność to wyzwanie, z którym każdy sobie radzi. Czasami po prostu nie klika. Pogódź się z tym i zrób sobie przerwę. Możesz wrócić bardziej produktywny, ale możesz nie, po prostu nie bij się tym.