E-mail: jak zarządzać skrzynką odbiorczą

Nov 27 2022

każdy.lider.

Każdy.lider.jest.czytelnikiem.

Zastanawiam się, czy osoba, która wymyśliła to zdanie, wiedziała, że pewnego dnia będzie to odnosić się do szalonej liczby e-maili, które trzeba przeczytać w dzisiejszych czasach. Kiedy zaczynałem swoją przygodę z e-mailem, zrobiłem to, co myślę, że zrobiło wielu ludzi; utworzyli kilka folderów i każdy e-mail trafiał do jednego, e-mail był czytany lub oflagowany jako wciąż wymagający działania. Ale przyszedł moment, kiedy otrzymałem zbyt wiele e-maili, aby nadążyć. Bez względu na to, ile razy sprawdzałem pocztę i przeglądałem skrzynkę odbiorczą, e-maile gromadziły się w setkach. Świadomość, że wciąż mam tak wiele e-maili, które trzeba przeczytać i odpowiedzieć, zakłóciła moją zdolność koncentracji i poczucie przepływu podczas robienia innych rzeczy poza e-mailem.

Moja skrzynka odbiorcza przed zmianą nawyków związanych z pocztą elektroniczną

Zmieniło się to, gdy natknąłem się na metodologię Zero Inbox autorstwa Merlina Manna . Jego sposób patrzenia na e-maile i radzenia sobie z nimi po prostu rezonował ze mną. I nadal używam jego zasad, aby (prawie zawsze) mieć 0 e-maili w mojej skrzynce odbiorczej.

Więc jak to zrobić?

Krok 1: Ustaw wyznaczone godziny na e-mail

To brzmi prosto i naprawdę jest proste. Kiedy zacząłem praktykować przestrzeganie tej zasady, blokowałem czas w moim planie na e-maile. Aby przepracować moje zaległości, ale także przekazać sobie: „nie martw się w tej chwili o swój e-mail, masz czas przeznaczony na tę uroczą czynność w swoim harmonogramie”. Gdy uzyskałem kontrolę nad swoją skrzynką odbiorczą, przestałem blokować czas w moim planie dnia i po prostu zacząłem przeglądać pocztę wcześnie rano i pod koniec dnia pracy.

Robię to od 5 lat i tak długo, jak trzymam się tego kroku pierwszego, przez 80% czasu trzymam swoją skrzynkę odbiorczą na dystans.

Są wyjątki, stąd 80%. Mogę mieć spotkanie pod koniec dnia, poranny lub popołudniowy kryzys, a czasem jestem po prostu zbyt zmęczony pod koniec dnia, aby skutecznie przejrzeć swoją skrzynkę odbiorczą, a w te dni pomijam ten wyznaczony czas na e-maile. Wiedząc, że nadrobię zaległości następnego dnia.

Ponadto, jeśli oczekuję bardzo ważnego e-maila, który będzie wymagał działania w tym dniu, wielokrotnie sprawdzam pocztę e-mail pod kątem tego e-maila. Próbując zignorować wszystko inne wchodzące do mojej skrzynki odbiorczej. Są to wyjątki od reguły, reguły z kroku 1.

Krok 2: Podejmij decyzję dla każdego e-maila w skrzynce odbiorczej

Kiedyś używałem skrzynki odbiorczej poczty e-mail, w tym jej folderów, jako niechlujnej listy rzeczy do zrobienia. Postrzeganie mojej skrzynki odbiorczej jako sposobu komunikacji zamiast kolejnej listy rzeczy do zrobienia naprawdę poprawiło mój przepływ pracy. Miałbym teraz wszystkie moje rzeczy do zrobienia na liście (kiedyś były to Dokumenty Google, teraz używam Todoist) i nie czułbym presji, aby przepracować wszystkie działania, które można znaleźć w e-mailach.

Zarchiwizowałem również wszystkie moje foldery i postanowiłem zarchiwizować wszystkie moje e-maile. Koniec z marnowaniem czasu na podejmowanie decyzji, gdzie każdy e-mail powinien zostać zarchiwizowany. W tamtym czasie firma, z którą współpracowałem, korzystała z Gmaila, a znajdowanie zarchiwizowanych wiadomości e-mail za pomocą paska wyszukiwania było po prostu bardzo łatwe. Obecnie ponownie używam programu Outlook, działa, ale nie tak dobrze.

Więc w każdym e-mailu decyduję:

Przeczytaj w ciągu 2 minut + zarchiwizuj LUB odpowiedz LUB prześlij dalej
Zrób todo, aby przeczytać to później (jeśli przeczytanie zajęłoby więcej niż 2 minuty, zwykle e-mail z załącznikami)

Zrób todo dla każdej potrzebnej akcji

Krok 3: zapoznaj się ze skrótami e-mail

Zamiast używać myszki (podkładki) do poruszania się po e-mailach i wysyłania ich, spędziłem trochę czasu na ćwiczeniu skrótów e-mailowych. Te, których używam najczęściej: