Jak zaplanować firmę poza siedzibą firmy

Nov 25 2022

Ucz się na podstawie najlepszych artykułów na Medium.

Jest to eksperyment mający na celu wybranie jednego tematu, wyjazdy firmowe i rekolekcje, a następnie wybranie i uporządkowanie najlepszych artykułów Medium na ten temat. Pomóż mi być na bieżąco, zostawiając opinię. Czego się nauczyłeś? Czy są jakieś artykuły Medium, które poleciłbyś na ten temat? Jakie podtematy chciałbyś, żeby zostały poruszone?

Firmowe wyjazdy mogą być spotkaniami całej firmy, oddziałów lub tylko poszczególnych zespołów. Są szansą na budowanie połączeń, rozwiązywanie problemów i planowanie strategii. Ponieważ tak wiele firm przechodzi na pracę w pełni zdalną, poza siedzibą firmy są obecnie jednymi z niewielu miejsc, w których współpracownicy spotykają się twarzą w twarz.

Tematy poniżej

TLDR; Najlepsze artykuły.
Wstępne planowanie
Logistyka mieszkaniowa
Rekolekcje on-line
Podstawowe zasady i kodeksy postępowania
Harmonogram i struktura

Best for a full company offsite: 
Team offsite events that even an introvert can love 
(Chris Beasley, Automattic)
Runner up (and good for all variants of offsites):
How to design an effective strategy offsite 
(Dave Bailey, CEO Coach)
Best for online offsites: 
How Coinbase ran its first 100 person online offsite
(Coinbase)
Runner up for online offsites:
Our annual company retreat turned virtual this year
(Nick Holzherr, CEO of Whisk.com)
Best for early stage startups:
How to crush a startup offsite
(Drew Austin, Wade and Wendy)
Best for VC offsites: 
Our approach at Foundry Group
(Brad Feld)

Rozpocznij swoją decyzję od ustalenia pewnych celów i docelowych korzyści. Jak ujął to jeden z organizatorów:

Zastanawiamy się nad tym, czego się nauczyliśmy, zyskujemy jasność co do tego, dokąd zmierzamy, mamy nieprzerwany czas na rozwój produktu i budujemy silne więzi, które trudno osiągnąć, siedząc w biurze ze słuchawkami na uszach.
[ artykuł źródłowy : Drew Austin , Wade i Wendy]

Kiedy prowadziliśmy naszą działalność poza siedzibą zespołu Medium, pierwszym celem było nawiązanie kontaktu. Większość z nas nigdy nie spotkała się osobiście. Następnie naszym drugim celem było podjęcie kilku ważnych decyzji, tak abyśmy wszyscy zmierzali w tym samym kierunku.

#2. Każdy czas jest właściwy

Zmieniają się drużyny. Ludzie odchodzą, a dołączają nowi członkowie. Regeneracja zespołu doskonale nadaje się do zakłócania wzorców myślenia i zachowania. Ale nawet przy odrobinie szczęścia, Twój „strategiczny rozwój / dynamika zespołu poza siedzibą firmy raz w roku” nie może być zaplanowany tak, aby uwzględnić wszystkie zmiany.
[ źródło: Melissa Rosenthal, trener wykonawczy ]

#3. Nie przeciążaj porządku obrad

Programy poza siedzibą firmy są często pełne „rzeczy, na które nie mamy czasu ani miejsca w naszej codziennej pracy”. Dlatego jako rozwiązanie umieszczamy je w ciasno upakowanym programie, w którym każdemu krytycznie ważnemu tematowi przydziela się godzinę lub dwie na „rozwiązanie”.
[ źródło: Melissa Rosenthal, trener wykonawczy ]

Logistyka mieszkaniowa

Rozważ te trzy wskazówki, jakie miejsce zarezerwować.

# 1. Zoptymalizuj pod kątem połączenia

Niezależnie od tego, czy masz grupę 3, 30 czy 300 osób, twoja grupa powinna zajmować całą przestrzeń. Dostosuj wielkość lokalu tak, abyś mógł wynająć całość. Trzyosobowy zespół zajmuje zwykły dom. Rekolekcje zajmuje trzydziestoosobowa ekipa. 300-osobowy zespół wykupuje cały hotel lub przestrzeń coworkingową. Kluczowe jest to, że każdy może podejść do dowolnej osoby w tym miejscu i rozpocząć rozmowę, wiedząc, że należy do tej samej grupy. Nie mogę przecenić wagi tego punktu. Całkowicie zmienia dynamikę, gdy w grupie są nieznajomi. Wszyscy w przestrzeni muszą być częścią wydarzenia.
[ źródło: Chris Beasley, Automattic ]

#2. Małe zespoły

Wszyscy mieszkamy pod jednym dachem. Wszyscy budzimy się mniej więcej w tym samym czasie, razem gotujemy, jemy razem, razem pracujemy, a kiedy nadejdzie czas na relaks pod koniec nocy, możemy to zrobić razem. Nie wspominając o tym, że jest to również niedrogi i wygodny sposób podróżowania z 5–10 osobami.
[ źródło: Drew Austin, Wade i Wendy ]

#3. Duże zespoły

Zadzwoń bezpośrednio do hoteli, aby zapytać, czy wynajmują całą nieruchomość. Hotele butikowe, takie jak Ace Hotel , Jupiter Hotel i The Freehand , są idealne dla zespołów liczących od 150 do 300 osób i mają swoje lokalizacje w Portland, Seattle, Palm Spring, Chicago i Nowym Jorku. Na przykład hotel Ace w Palm Springs oferuje małe i średnie sale konferencyjne, dwa baseny i zadaszony salon. Niektóre pokoje oferują prywatne patio, na którym ludzie gościli mniejsze grupy.
[ źródło: Chris Beasley, Automattic ]

Rekolekcje on-line.

Ze względu na koszty, a na pewno podczas pandemii COVID, firmy eksperymentują z wirtualnymi rekolekcjami online. Zarówno Coinbase , jak i Whisk korzystały z Gather, aby poza witryną nie było ochoty na więcej czatów wideo. Ale twórczo wykorzystali również swoje zwykłe narzędzia, na przykład:

Dla przełamania lodów, w każdej małej grupie stworzyliśmy prezentację Google Slides, poprosiliśmy wszystkich o anonimowe dołączenie (karta incognito), a następnie (1) narysowaliśmy swoje zdjęcie; (2) podziel się zabawnym faktem; (3) stworzyć pseudonim. Gdy wszystkie slajdy były już w środku, chodziliśmy po sali i zgadywaliśmy, kto jest kim. Doprowadziło to do wielu śmiechu i wiecznego zapisu naszych kiepskich zdolności artystycznych.
[ źródło: Coinbase ]

Podstawowe zasady i kodeksy postępowania

Poza siedzibą firmy to nowy kontekst, który może wymagać pewnych podstawowych zasad, które nie są konieczne w codziennej pracy. Rozważ odświeżenie lub podkreślenie podstawowych zasad, które są specyficzne dla Twojej lokalizacji poza siedzibą firmy.

Jedną z powszechnych sugestii jest stworzenie bezpiecznej przestrzeni.

Dobrym pomysłem — i może to być pocieszające dla twojego zespołu — jest ustalenie podstawowych zasad. Upewnij się, że wszyscy wiedzą, że poza siedzibą firmy powinna być bezpieczna przestrzeń, w której ludzie mogą zabierać głos i konstruktywnie stawiać sobie nawzajem (i tobie) wyzwania bez obawy przed represjami. Pomocne jest również zobowiązanie do zachowania poufności w miejscu spotkania. To, co mówi się poza siedzibą firmy, dotyczy wyłącznie Ciebie i Twojego zespołu i nie będzie udostępniane innym osobom w biurze — chyba że zespół osiągnie konsensus w sprawie zezwolenia na przekazanie określonych wiadomości lub informacji na zewnątrz.
[ źródło: Dan Schoenbaum Partner Zarządzający, Hightide Advisors ]

Ale te podstawowe zasady nie muszą być nudne.

Pomocne może być wstrzyknięcie kreatywności w ustalanie i wzmacnianie podstawowych zasad. Na przykład jeden z moich klientów używa terminu „diabelskie awokado”, aby wprowadzić trochę humoru i sprawić, by ludzie byli bardziej zrelaksowani w kwestionowaniu konsensusu.
[ źródło: Dave Bailey, trener CEO ]

Trzecim jest podkreślenie oczekiwań w czasie, na przykład:

Pudełko czasowe Wszystko. Kiedy w zasadzie prowadzisz pracę Iron Man, gdzie czas nie jest dyskusją i nikt nawet nie wie, jaki jest dzień, ważne jest, aby nie utknąć na jednym zadaniu zbyt długo. Timebox wszystko. Wpisz w ramy czasowe rzeczy, które lubisz robić, wpisz w ramy czasowe rzeczy, których nie lubisz. Pozwoli ci to zachować poczucie pilności ograniczeń czasowych, chociaż może się wydawać, że masz cały czas na świecie.
[ źródło: Drew Austin, Wade i Wendy ]

Czwarty dotyczy przestojów:

Początkowo introwertycy w zespole byli zdenerwowani, że dom oznacza, że nigdy nie będą mogli uciec, aby się naładować, ale okazało się, że jest odwrotnie. Mogą wrócić do swoich pokoi, a kiedy ponownie poczują się na siłach, by być towarzyscy, wystarczy, że wyjdą za drzwi, aby znaleźć drużynę.
[ źródło: Chris Beasley, Automattic ]

Piąty to zachęcanie wszystkich do udziału, być może poprzez zastosowanie techniki spotkań Round Robin :

Upewnienie się, że wszyscy są słuchani — zwłaszcza głosy cichych ludzi — zwiększy uczestnictwo. Kierownicy wyższego szczebla, hałaśliwi ludzie, a zwłaszcza mężczyźni, są bardziej szczerzy i hamują lub wpływają na myśli innych uczestników.
[ źródło: Gustavo Razzetti, autor książki „Remote, Not Distant” ]

Wracając do przestojów, aby podkreślić, jak ważny jest przestój:

Kiedy jesteś poza biurem, nie powielaj sztywnej kultury swojego biura. Zadbaj o obfite przerwy, a jeśli jesteś gdzieś, gdzie najlepszą porą dnia na spędzanie czasu na świeżym powietrzu jest popołudnie, nie czekaj do zachodu słońca, aby włączyć to do harmonogramu. Odkryłem, że te nieustrukturyzowane momenty są miejscem, w którym budowane są relacje i czasami zdarzają się prawdziwe przełomy, zarówno w związkach, jak i osobistej kreatywności.
[ źródło: Nathan Waterhouse, konsultant ]

Harmonogram i struktura

Dave Bailey, CEO Coach, zaleca myślenie etapami.

Konfiguracja to organizacja, ustawienie oczekiwań i praca domowa, które mają miejsce przed wydarzeniem.
Połączenie to początek wydarzenia, podczas którego ludzie łączą się, poznają i łączą.
Jeśli jest praca do wykonania, postępuj zgodnie z modelem burzy mózgów z jasno wyznaczonym czasem na myślenie rozbieżne, a następnie na myślenie zbieżne.
Następnie podejmuj zobowiązania.
Następnie świętuj.

Wprowadzenia i połączenia.

Istnieje wiele dobrych ćwiczeń, które pomagają ludziom się łączyć i poznawać. Oto parę sugestii:

„Przełamywanie lodów w jednym pytaniu”: Skuteczne pytania to takie, które pozwalają ludziom podzielić się czymś o sobie, na przykład „Z jakiego wydarzenia z przeszłości jesteś najbardziej dumny?”, „Co jest zabawnego, czego możemy o tobie nie wiedzieć?” lub „Jakie ważne wydarzenie pomogło ci rozwinąć się jako osoba?”. Każdy mógł odpowiedzieć na to samo pytanie lub wybrać jedno z kapelusza.
[ źródło: Dave Bailey, trener CEO ]

Zaczęliśmy od tego, że wszyscy chodzili po sali i rozmawiali o swoich osiągnięciach w tym roku, rzeczach, z których są dumni ze swojego działu lub firmy jako całości, oraz o tym, co mają nadzieję wynieść z następnych dwóch dni.
[ źródło: Kyle Racki, dyrektor generalny ]

Historia osobista Ćwiczenie Obejdź
stół i poproś, aby każdy odpowiedział na trzy pytania dotyczące siebie:

Gdzie dorastałeś?

Ile masz rodzeństwa i gdzie plasujesz się w tej kolejności?

Opisz wyjątkowe lub interesujące wyzwanie lub doświadczenie z dzieciństwa
[ źródło: Sarah Hodges, VC ]

Naucz się osobowości: Jeśli masz dysfunkcję zespołu lub słabą współpracę w całym zespole, gorąco polecam ćwiczenia, aby poznać osobowości zespołu i style pracy. Zapoznaj się z przeprowadzaniem oceny Myers-Briggs, analizy DiSC lub innej psychometrycznej analizy osobowości. Może to pomóc Twojemu zespołowi zrozumieć wzajemnie swoją osobowość i styl pracy. Może pomóc wyróżnić pracowników, którzy będą ze sobą najlepiej współpracować, ujawnić i zwiększyć szanse na potencjalny konflikt i nie tylko — wszystkie bardzo cenne spostrzeżenia na temat wzmocnienia zespołu i więzi w nim.
[ źródło: Dan Schoenbaum, CEO ]

Są oczywiście bardziej zaangażowane opcje. Zespół Carted zorganizował polowanie na padlinożerców . Możesz też spróbować ugotować razem posiłek .

Budowanie Twojego programu

Jednym z powszechnych sposobów jest oddanie porządku obrad w ręce uczestników. Zobacz książkę Elizabeth Hunt Prosty proces współtworzenia programu rekolekcji zespołowych .

Twoja praca poza siedzibą firmy może być szansą na rozwijanie umiejętności. Na przykład Carted zawierał ćwiczenie myślenia projektowego .

Twoja praca poza siedzibą firmy jest często dobrą okazją do wycofania się i sformułowania wartości zespołu. Eric Friedman, trener kadry kierowniczej, oferuje to ćwiczenie wartości poza siedzibą firmy .