Bret Bonnet, współzałożyciel firmy Quality Logo Products, Inc. z siedzibą w Illinois , nie był zbyt zadowolony, gdy dowiedział się, że jeden z jego pracowników przeniósł się do innego stanu, aby pracować zdalnie, nie informując o tym firmy.
„Stan, do którego się przeprowadził, ścigał nas za tygodniowy stanowy podatek dochodowy, którego w rezultacie nie zapłaciliśmy”, wspomina Bonnet w e-mailu, zauważając, że chociaż kwota wyniosła tylko 87 USD, z spóźnionymi opłatami, grzywnami i karami, końcowa suma wyniosła 1700 dolarów. „Po ponad 40 godzinach i niezliczonych telefonach/e-mailach w końcu to wyjaśniliśmy, ale to tylko pokazuje, jak bólem głowy mogą być pracownicy spoza stanu, chyba że jesteś dużą korporacją krajową”.
Praca w domu była rzadkim zjawiskiem dla większości ludzi, ale pandemia COVID-19 spowodowała, że wiele firm naprawdę zwiększyło zdalną opcję, aby utrzymać działanie w bezprecedensowych czasach. Rzeczywiście, był to w dużej mierze sukces, ponieważ pracodawcy cieszą się zwiększoną produktywnością i szczęśliwszymi pracownikami, którzy nie muszą dojeżdżać tak często. Duże firmy, takie jak Twitter, Amazon, Zillow i Spotify , ogłosiły różne poziomy pracy od oczekiwań w domu, od okazjonalnych spotkań w biurze do braku.
Niektóre stany (a nawet niektóre inne kraje ) zachęcają pracowników zdalnych do wypróbowania ich różnymi rodzajami zachęt. Inni pracownicy mogą po prostu chcieć przenieść się w miejsce bardziej zachęcające do „pracy z domu”. W końcu praca w pobliżu plaży lub z górskiej chaty brzmi lepiej niż w maleńkim mieszkaniu w mieście czy na przedmieściach, gdzie są ciasteczka.
Ale zanim zrobisz ruch, wiedz, że: tylko dlatego, że zadanie można wykonać zdalnie w 100 procentach czasu, nie oznacza, że możesz to zrobić z dowolnego miejsca. Dlaczego więc nie?
Kwestia podatku
„Wymogi dotyczące dochodu i podatku u źródła w każdym stanie różnią się w przypadku osób spoza stanu, podobnie jak przepisy dotyczące rejestracji działalności gospodarczej, które zależą od kilku czynników, w tym charakteru działalności”, wysyła e-mail do adwokata Davida Aylora , który ma siedzibę w Charleston, Karolina Południowa. „Stany mają różne progi, w których pracownicy pracujący zdalnie powodują zmiany podatkowe, więc każdą indywidualną sytuację należy ocenić, patrząc na przepisy federalne, stanowe i lokalne zarówno w lokalizacji potencjalnego pracownika zdalnego, jak i lokalizacji firmy”.
To nie tylko podatki. Pracodawcy mogą również ponosić odpowiedzialność za ubezpieczenie odszkodowań pracowniczych i ubezpieczenie na wypadek bezrobocia w stanie, w którym pracownik pracuje. Tak więc, jeśli w firmie jest tylko jedna osoba pracująca z tego stanu, prawdopodobnie nie warto zajmować się wszystkimi konsekwencjami prawnymi i księgowymi.
„Aby umożliwić prawidłowe wykonanie czynności administracyjnych, działy kadr i płac musiałyby znać wszystkie zasady obowiązujące w obszarach, w których mieszkali pracownicy” – pisze James Crawford, współzałożyciel, dyrektor generalny i kierownik ds. rekrutacji platformy e-commerce DealDrop. . „Koszt i czas poświęcony na stosowanie wszystkich tych różnych zasad mogą okazać się zbyt skomplikowane, aby umożliwić pracodawcy zezwolenie na pracę w różnych regionach”.
Strefy czasowe i spotkania
Nawet jeśli pracujesz dla dużej firmy z lokalizacjami we wszystkich 50 stanach i kilku innych krajach, pracodawca może nadal nie spełnić Twojej prośby o pracę zdalną z innego stanu, z którego zostałeś zatrudniony. Podczas gdy wielu pracodawców jest fajnych i nie zwraca uwagi na pracowników każdego dnia, nadal mogą chcieć organizować regularne spotkania osobiste. Jeśli Twoje biuro znajduje się w Gruzji, ale zdecydujesz się przenieść do Kalifornii lub Kanady, może to stanowić problem.
„Chociaż spotkania mogą odbywać się za pośrednictwem konferencji internetowych, niektórzy pracodawcy nadal oczekują, że pracownicy, przynajmniej od czasu do czasu, będą dzwonić do biura na spotkania twarzą w twarz lub imprezy integracyjne” — mówi Crawford. „Jeśli zespół jest rozproszony w różnych stanach, a nawet w różnych krajach, może to być bardzo problematyczne”.
Większość firm ustaliła „core hours”, podczas których oczekuje, że pracownicy będą aktywni. To staje się trudne, jeśli przekroczysz zbyt wiele stref czasowych. „Na przykład pracownikom zdalnym w Los Angeles może być trudno pracować dla firmy w Nowym Jorku z powodu trzygodzinnej różnicy czasu” – mówi Bowen Khong, założyciel i szef badań w ForexToStocks , internetowej firmie zajmującej się przeglądami brokerskimi. który zatrudnia wielu zdalnych pracowników dla swojej firmy. „Przychodzenie o 5 rano czasu PST na zmianę o 8 rano czasu EST nie jest pożądane i zmniejsza produktywność pracowników”.
Co się stanie, jeśli przeniesiesz się pod radar?
Możesz ulec pokusie, aby wykonać ten ruch, nawet jeśli Twoja firma tego zabrania. W końcu skąd mieliby wiedzieć, że opuściłeś miasto? Zdziwiłbyś się.
„Pracodawcy dowiadują się tego rodzaju rzeczy za pośrednictwem mediów społecznościowych, gdzie ludzie zapominają, że ich koledzy i pracodawcy często mają dostęp do ich stanowisk. agenta podatkowego, gdy zgłoszenie oznaczy ich system alarmowy – mówi adwokat Aylor, zauważając, że to oszustwo może być podstawą do rozwiązania umowy.
„Kłamstwo na temat Twojej lokalizacji może również spowodować, że firma niewłaściwie rozliczy podatki, co może doprowadzić do oszustwa podatkowego, co jest bardzo poważnym dylematem prawnym, który może szybko zbankrutować firmę” – dodaje. „Ogólnie rzecz biorąc, agenci podatkowi nie będą podejmować kroków prawnych, jeśli zostaną podjęte kroki w celu naprawienia zła po tym, jak je odkryją. Jeśli chodzi o sprawy prawne, nie chcesz kłamać i mieć nadzieję, że ujdzie ci to na sucho – bądź uczciwy i otwarty – z pracodawcą."
Aby uniknąć takich wpadek, pracodawcy muszą jasno przekazać podstawowe zasady, oferując pracę na odległość, a pracownicy muszą zapytać, jak „oddaleni” mogą być, jeśli myślą o przeprowadzce.
„Zanim zdecydujesz się na przeprowadzkę, ponieważ pracujesz zdalnie, upewnij się, że pozwalają na to warunki zatrudnienia, a jeśli nie, pozostań w miejscu lub znajdź nową pracę” – mówi Khong.
Teraz to ważne
Nie bądź zbyt wygodny w tym domowym biurze. Przed pandemią niektóre firmy, takie jak IBM, wdrożyły zasady pracy z domu tylko po to, by stwierdzić, że pracownicy nie byli wystarczająco godni zaufania, aby nadal wykonywać swoją pracę. Cue anulowane opcje zdalne dla tysięcy ludzi.
