Wraz z niedawnymi wiadomościami o przejęciu firmy Figma przez Adobe pojawiło się wiele niepewności co do tego, co to oznacza dla społeczności projektantów i nie tylko. Mimo tego nastroju chcę poświęcić chwilę na świętowanie Figmy i wpływu, jaki do tej pory wywarła na jej użytkowników. To studium przypadku jest już dawno oczekiwane i wydaje się, że jest to odpowiedni moment, aby zastanowić się, w jaki sposób Figma zmieniła sposób, w jaki my, projektanci, pracujemy i współpracujemy. W tym konkretnym przypadku chcę podzielić się tym, jak Figma umożliwiła mi i moim współpracownikom z BCG Digital Ventures – część BCG X ponowne wyobrażenie sobie wewnętrznej konferencji projektowej w Berlinie w środku pandemii, 2 lata temu.

Przegląd projektu

Streszczenie

• XD (Experience Design) Hive , doroczna konferencja organizowana wśród Projektantów Doświadczeń z BCGDV Berlin, została przygotowana, zaprojektowana i zorganizowana w Figma po raz pierwszy.
• Pandemia i zdalna konfiguracja przyniosły nowe rodzaje wyzwań, którym musieliśmy sprostać. Wykorzystanie Figmy jako naszego głównego narzędzia i przestrzeni wydarzenia sprawiło, że dzień był niezapomniany i płynny, zwłaszcza dzięki funkcji trybu obserwacji.
• W duchu hasła roku: Pokaż, nie mów, pokazaliśmy, jak wszechstronna może być Figma. Naszym nieoficjalnym celem bonusowym było zachęcenie prelegentów do szybszego przyjęcia narzędzia poprzez nakłonienie prelegentów do zaprojektowania swoich prezentacji na Figma i wykorzystanie podczas konferencji funkcji, które są unikalne dla Figmy.
• 41 projektantów, 2 biura BCGDV, 14 prelegentów, 5 panelistów, 10 prezentacji, 9 godzin

Organizacja: maj 2020 - czerwiec 2020 (2 miesiące)
Dzień konferencji: 5 lipca 2020

Moja rola

UXUI, zarządzanie wydarzeniami, przewodnik po tożsamości marki i stylu

Współpracowałem z 5 innymi projektantami z biur w Berlinie i Londynie przy planowaniu i organizacji konferencji oraz przygotowaniu materiałów na wydarzenia poprzedzające konferencję i dzień.

Najważniejsze wnioski

• Włączenie aktywnych i pasywnych aktywności, do których uczestnicy mogą dołączyć podczas przerw, pomogło utrzymać dobry poziom energii przez cały dzień.
• Korzystanie z funkcji śledzenia Figma pozwoliło skrócić wiele niepotrzebnego czasu, który zostałby poświęcony na przełączanie udostępniania ekranu.
• Muzyka przechodzi długą drogę. Przed wydarzeniem zachęcaliśmy wszystkich do dodania ulubionych utworów do dedykowanej playlisty Spotify. Użyliśmy muzyki do przejścia do/z przerw, co wydawało się mniej gwałtowne i niezręczne. Było to sygnałem, że przerwa się skończyła i nadszedł czas na powrót uczestników.
• Angażowanie uczestników i dzielenie się odpowiednimi treściami przed dniem i po nim sprawiło, że wydarzenie stało się bardziej niezapomniane. Rozsypywanie samorodków ekscytacji i refleksji w naszych wspólnych kanałach zwiększyło ogólne emocje, które odczuwaliśmy w związku z konferencją.

XD Hive był dla nas czasem poświęconym na wyjście z naszej pracy nad przedsięwzięciem, aby nawiązać kontakt, uczyć się i omawiać ważne tematy, które są istotne dla projektowania. Spotkania kohortowe były dla nas zbyt krótkie, aby zagłębić się w tematy, a oferta szkoleniowa firmy nie zawsze była dostosowana do naszych potrzeb.

Wraz z wybuchem koronawirusa w 2020 roku wszyscy musieliśmy dostosować nasze sposoby pracy i procesy — nasze codzienne standupy, spotkania, warsztaty, sesje robocze, imprezy zespołowe, a nawet konferencje. Jednak ta sytuacja dała nam również kilka ekscytujących możliwości, w przypadku których byłoby to możliwe tylko przy zdalnej konfiguracji. Połączyliśmy siły z londyńską kohortą projektową, ponieważ i tak wszyscy mieliśmy być zdalni, a godzinna różnica czasu nie miała stanowić problemu. Jako zespół 6 wolontariuszy zaplanowaliśmy pierwszą zdalną i wspólną konferencję projektową między biurami w Berlinie i Londynie.

Co roku nowy temat

Co roku pojawiał się temat, który sprawiał, że dyskusje i rozmowy w ciągu dnia były bardziej spójne i bogate. Wierzyliśmy, że używając kontrastującego tematu z zeszłorocznym: Words Matter, stworzy on punkt zainteresowania dla uczestników z poprzedniego roku, a jednocześnie będzie odpowiedni i interesujący dla uczestników po raz pierwszy.

Pokaż, nie mów (2020)

My, jako Projektanci Doświadczeń, dostarczamy „rzeczywistości” za pomocą mediów innych niż słowa. Mamy duży zestaw narzędzi do wywierania namacalnego wpływu, a słowa to tylko jedno narzędzie. Celowe dyskontowanie tego narzędzia wymusi dyskusję na temat kanałów wizualnych, interaktywnych, haptycznych, wirtualnych i markowych.

Słowa mają znaczenie (2019)

Postrzeganie krytyki jako umiejętności projektowej — jakie są podstawy sensownej krytyki w celu osiągnięcia skutecznej komunikacji? Jakie są emocjonalne realia dawania i otrzymywania informacji zwrotnych i jak wpływa to na różne osobowości? Tematem przewodnim było odkrywanie sztuki opowiadania historii i rozwijanie strategii komunikacyjnych.

Wyzwania

1. Zmęczenie zoomem jest prawdziwe

Cały dzień spędzony na Zoom/Teams wyczerpuje fizycznie i psychicznie. Mimo, że część spotkań zespołu odbywała się zdalnie, nie byliśmy przyzwyczajeni do drastycznego wydłużenia czasu spędzanego na wideorozmowach.

Jak możemy utrzymać dobry poziom energii przez cały dzień?

2. Słabe połączenie internetowe zakłócające przepływ

Nieprzewidywalność połączenia internetowego może przerwać przebieg prezentacji. (Prędkość łącza internetowego w Niemczech jest ogólnie okropna)

Jak możemy zmniejszyć zależność od niestabilnych połączeń internetowych?

3. „Czy wszyscy widzą mój ekran?”

Oczekiwanie, aż ludzie udostępnią swoje ekrany, nie tylko przerywa przepływ i nagromadzoną energię, ale także marnuje dużo czasu. Przy 10 prezentacjach wymiana informacji nie wydawała się idealna.

Jak możemy zmniejszyć przerwy i utrzymać tempo harmonogramu?

4. Poczucie odłączenia

Ponieważ nie widzieliśmy się od jakiegoś czasu w biurze, wielu z nas czuło się rozłączonych i tęskniło za duchem kohorty.

Jak możemy wnieść emocje i energię za pomocą wirtualnej konfiguracji?

Nasze podejście

Nie chcieliśmy, żeby to wyglądało jak sztafeta spotkań, jedno po drugim, ponieważ wielu z nas nie mogło się doczekać konferencji, żeby się od tego wszystkiego oderwać. Postanowiliśmy wykorzystać fakt, że wszyscy będą przed komputerami i spędzać czas tam, gdzie wszyscy czujemy się jak w domu: w naszym miejscu pracy. Była to również świetna okazja do zaprezentowania możliwości Figmy wykraczających poza to, do czego jej używamy. Byliśmy bardzo podekscytowani faktem, że naprawdę przyjęliśmy tegoroczny temat „ Pokaż, nie mów”.

Takie podejście wiązało się jednak z własnym zestawem wyzwań. Poziom komfortu i płynność posługiwania się Figmą różniły się w zależności od osoby w tamtym czasie, a wciąż było garstka projektantów, którzy nie korzystali wcześniej z Figmy. Naszą największą obawą było to, czy prelegenci będą chętni do tworzenia swoich prezentacji w Figmie w trakcie przyzwyczajania się do narzędzia. Wiedzieliśmy, że oprócz pracy związanej z przedsięwzięciem mają dużo do zrobienia. Podejrzewaliśmy również, że niektórzy prelegenci będą chcieli wykorzystać swoje prezentacje z innej okazji, która może już być zbudowana na GSlides.

Aby zmniejszyć obciążenie i potencjalny niepokój związany z tym wszystkim, zapewniliśmy i zaoferowaliśmy różne rodzaje wsparcia:

1. Przewodniki po stylach z gotowymi do użycia szablonami slajdów, ikonami, kolorami oraz stylami typu i czcionki. Nie tylko przyspieszyłoby to proces dla prelegentów, pozwalając im skupić się na treści, ale wszystkie prezentacje miały spójną jakość i wygląd oraz charakter tematu.
2. Spotkania 1:1 i sesje pytań i odpowiedzi, aby dowiedzieć się, jakie są ich postępy i udzielić wyjaśnień na temat korzystania z Figma, przewodnika po stylach itp.
3. Praktyczne wsparcie projektowe do „konwertowania” slajdów z GSlide na Figma

Konferencja była dużym sukcesem i niezapomnianym przeżyciem dla wielu z nas: uczestników, prelegentów i organizatorów. Mieliśmy niesamowite tematy, które zostały udostępnione, ożywione dyskusje, zabawne zajęcia i markowe materiały, które pomogły nadać ton konferencji.

Korzystanie z funkcji trybu obserwacji

Ta cecha była jednym z głównych powodów, dla których zdecydowaliśmy się na wykorzystanie Figmy do organizacji naszej zdalnej konferencji. To całkowicie wyeliminowało potrzebę przełączania ekranów udostępniania między poszczególnymi prezenterami, ponieważ przez cały czas udostępniałem swój ekran i podążałem za mówcą. Pogrupowaliśmy mówców na podstawie przerw i umieściliśmy slajdy prezentacji każdej grupy na jednej stronie. Pozwoliło nam to otworzyć jedno prototypowe łącze i przechodzić od jednej rozmowy do drugiej, eliminując konieczność otwierania wielu dokumentów.

Wskazówka: otwarcie i załadowanie wszystkich prototypów (slajdów) skróciło czas oczekiwania

Mikrostrona + markowe materiały

Stworzyliśmy mikrostronę (prototyp Figma), aby promować wydarzenie i wzbudzić zainteresowanie wszystkich. Użyliśmy go jako jednego z głównych kanałów do ogłaszania tematu, programu, prelegentów i ważnych aktualizacji. (Mieliśmy również dedykowany kanał Slack ze wszystkimi uczestnikami). Po konferencji połączyliśmy wszystkie prezentacje i nagrania na dedykowanej stronie, aby każdy mógł wrócić do niektórych prezentacji, jeśli ma na to ochotę.

Mnóstwo przerw z zabawnymi zajęciami do wzięcia udziału

Zadbaliśmy o to, aby maksymalny czas siedzenia wyniósł około godziny, aby każdy mógł zresetować swoje ciało i umysł rozciąganiem lub filiżanką kawy. Zaprojektowaliśmy również przerwy tak, aby były mieszanką zajęć pasywnych i aktywnych, w których mogą uczestniczyć lub nie.

Kilka tygodni przed konferencją poprosiliśmy uczestników o wypełnienie kart kolekcjonerskich Figma Design . Wielu z nas nie znało się nawzajem z innego biura, więc był to fajny sposób na poznanie naszej rozszerzonej rodziny projektowej. Podczas jednej z przerw daliśmy wszystkim szansę dokończenia swojej, podczas gdy ja udostępniałem swój ekran w tym widoku. Oglądanie kursorów w akcji było zabawne — poniżej można było zobaczyć kilku moich kolegów współpracujących przy projektowaniu mojej karty.

Podczas innych przerw wyświetlaliśmy pokaz zdjęć, którymi dzielili się z nami przed wydarzeniem. Poprosiliśmy ich, aby pokazali, jak wyglądało ich życie w czasie pandemii i jak wyglądało ich domowe biuro.

Zrobiliśmy też coś bardziej aktywnego: „pokaż i opowiedz” o najbardziej designerskim obiekcie, jaki posiadają. To był świetny sposób na pośmianie się i zachęcenie wszystkich do wstania z krzeseł i poruszania się.

Wracając do podstawowych zasad projektowania

Stworzenie wizerunku marki było jednym z zadań, które podjęłam samodzielnie. Aby uchwycić główną istotę tematu: Pokaż, nie mów , zainspirowałem się niektórymi zasadami projektowania, które uwzględniamy w naszej wizualnej realizacji pomysłów. Zasady projektowania są na poziomie komórkowym wyjścia wizualnego. Kiedy używamy tych zasad we właściwy sposób, możemy pomóc użytkownikom lepiej zrozumieć informacje, które widzą, i zalecić odpowiednie działania, które należy podjąć, aby osiągnąć cel. Jeśli chodzi o kolory marki, wybrałem kolory podstawowe, aby upamiętnić jeden z podstawowych zestawów narzędzi wizualnych, których używamy do przekazywania wiadomości lub opowiadania historii: kolory.

Za kulisami

Wspólne przemyślenia i opinie

Wciąż pamiętam rozmowy, które prowadziliśmy, gdy próbowaliśmy zdecydować, czy powinniśmy wejść all-in z Figmą na tę konferencję. Naprawdę cieszę się, że podjęliśmy tę decyzję, ponieważ dzięki temu wszyscy mogli dowiedzieć się więcej o narzędziu. Poza tym całe to doświadczenie wciąż przypomina mi o próbowaniu nowych sposobów robienia rzeczy.

Dziękuje za przeczytanie!

Zobacz moją pracę na ellayunaj.com

Zespół
BCGDV Berlin i Londyn: Eric Walsh, May Yu, Ian Housham, Jordan Dalladay Simpson, Ludvig Sandstorm