Jak uporządkować ważne dokumenty

Prawdopodobnie masz stos dokumentów, o których wiesz, że powinieneś je zachować, ale możesz nie mieć pojęcia, gdzie je umieścić. Czy ten stos na twoim biurku oznaczony jako „ważny” jest odpowiednią opcją? A może ten stos powinien trafić do starego pudełka po butach pod łóżkiem? Przechowywanie ważnych dokumentów może być wyzwaniem, ale zorganizowanie się może zaoszczędzić czas, wyeliminować bałagan i zapewnić spokój ducha [źródło: National Association of Professional Organizers ].

Zorganizowanie się jest niezbędne. Gdyby coś się pojawiło i musiałbyś przejrzeć wyciąg z karty kredytowej sprzed dwóch miesięcy, czy wiedziałbyś, gdzie to znaleźć? Czy możesz szybko uzyskać dostęp do metryki urodzenia i karty ubezpieczenia społecznego ? Jeśli odpowiedź brzmi „nie”, być może nadszedł czas, aby coś zorganizować. Porządkowanie ważnych dokumentów to nie tylko kwestia estetyki. W przypadku pożaru lub powodzibyło strajku, wiedza o tym, jak dokładnie uzyskać dostęp do ważnych dokumentów rodziny, może zaoszczędzić wiele kłopotów – wystarczy pomyśleć o czasie i wysiłku, jaki zajęłoby ich zastąpienie. Inną zachętą do organizowania się jest unikanie narastającego problemu kradzieży tożsamości. Ukradzenie numeru ubezpieczenia społecznego może zrujnować kredyt i doprowadzić do utraty możliwości zatrudnienia [źródło: Federalna Komisja Handlu ].

Posiadanie systemu, który pozwala szybko uzyskać dostęp do ważnych dokumentów, wyeliminuje wiele stresu. Są ludzie, którzy zarabiają na życie pomagając innym w zorganizowaniu się i chociaż nie musisz być profesjonalistą lub zatrudniać kogoś, możesz podążać za ich przykładem i wprowadzać zmiany, które sprawią, że poczujesz się trochę mniej zestresowany i trochę bardziej produktywny.

Sprawdź następną stronę, aby uzyskać wskazówki, jak zacząć się organizować.

1. Metody organizowania ważnych dokumentów
2. Jak długo należy przechowywać ważne dokumenty?
3. Przechowywanie ważnych dokumentów

Więc od czego zaczynasz? Najpierw musisz zebrać wszystko, co masz i posortować na kilka różnych stosów. Zadaj sobie pytanie: „Czy ten dokument jest ważny, umiarkowanie ważny, czy też jest śmieciem? Robiąc to, poświęć chwilę, aby naprawdę przyjrzeć się temu, co masz. Oczywiście będą rzeczy o wysokim priorytecie, takie jak akty urodzenia i karty ubezpieczenia społecznego , ale będą też rzeczy, których naprawdę nie musisz zachowywać. Bądź ze sobą szczery i rzucaj lub niszcz, co możesz.

Rzeczy, które można sklasyfikować jako bardzo ważne, należy umieścić w jednym stosie. Akty urodzenia lub zgonu, karty ubezpieczenia społecznego, rejestry szczepień i paszporty to wszystko rzeczy, które mają wysoki priorytet, a te przedmioty powinny być zabezpieczone kluczem w bezpiecznym miejscu [źródło: NOLO ].

Umiarkowanie ważne rzeczy powinny trafić na drugi stos. Dokumentacja podatkowa , dokumenty W-2, zdjęcia rodzinne, transkrypcje, dyplomy szkolne i oświadczenia inwestycyjne są ważne, ale mogą nie być potrzebne do regularnego dostępu. Przedmioty te można umieścić w segregatorze lub teczce na akta, a nawet na cyfrowym urządzeniu pamięci masowej [źródło: IRS ].

A co ze stosem śmieci? Chociaż ta kategoria wydaje się oczywista, może być trudno określić, co stanowi śmieci. W niektórych przypadkach strach przed wyrzuceniem czegoś, czego możesz potrzebować, sprawi, że będziesz gromadził niepotrzebną papierkową robotę, ale nie bój się tego wyrzucić. To jedyny sposób na zminimalizowanie bałaganu i ustalenie, co jest naprawdę ważne.

Reklamy, które zawsze towarzyszą wyciągom bankowym, są śmieciami, ale co z samymi wyciągami bankowymi – czy należy je wyrzucić, czy złożyć? Zapoznaj się z następną sekcją, która pomoże Ci zdecydować, co musisz zachować, a co możesz wyrzucić.

Szybka wskazówka

Czy wydaje Ci się, że zawsze masz stos nieotwartych wiadomości- śmieci ? Aby ograniczyć bałagan, który może uniemożliwiać znalezienie ważniejszych dokumentów, postępuj zgodnie z tą prostą wskazówką: Otwieraj pocztę codziennie. Za każdym razem, gdy sprawdzasz pocztę, zamiast umieszczać nieotwartą pocztę na stosie śmieci, otwórz ją, upewnij się, że to nic, czego nie potrzebujesz, a następnie wyrzuć.

Nie musisz zachowywać wszystkiego na zawsze. W rzeczywistości wiele dokumentów, które uważasz, że musisz zachować, może trafić do sterty śmieci.

Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci zdecydować, co zachować i na jak długo:

Inne dokumenty, takie jak W-2 i plany oszczędności emerytalnych, należy przechowywać do momentu przejścia na emeryturę [źródło: IRS ].

Wiedza o tym, co zachować i na jak długo, to dobry początek drogi do organizacji. Teraz, gdy wiesz, co zatrzymać, musisz wiedzieć, gdzie to trzymać. Na następnej stronie znajdziesz innowacyjne sposoby przechowywania ważnych dokumentów.

To mogło zdarzyć się Tobie

Według badania przeprowadzonego przez National Crime Victimization Survey 1,6 miliona gospodarstw domowych doświadczyło kradzieży z konta innego niż karta kredytowa, a 1,1 miliona gospodarstw domowych skradziono dane osobowe, takie jak numer ubezpieczenia społecznego [źródło: Baum ]. Kradzież tożsamości może spowodować wiele problemów, których nie da się łatwo naprawić. Naprawienie problemu z raportem kredytowym może zająć lata, więc poświęć trochę czasu na zorganizowanie się teraz i oszczędź sobie przyszłych kłopotów.

Istnieje wiele metod porządkowania ważnych dokumentów. Istnieje podejście low-tech, które wykorzystuje szafki na dokumenty i foldery plików, a następnie podejście high-tech, które wykorzystuje pamięć masową online lub cyfrową. Możesz użyć dowolnej metody, która najbardziej Ci odpowiada, w tym kombinacji zarówno niskiej, jak i zaawansowanej technologii.

Dokumenty takie jak akty urodzenia, zgonu i małżeństwa oraz karty ubezpieczenia społecznego, rejestry szczepień i paszporty są bardzo ważne i powinny być przechowywane w bezpiecznym miejscu. Sejf lub sejf domowy załatwi sprawę. Jeśli wybierzesz opcję sejfu domowego, upewnij się, że jest on wodoodporny i ognioodporny [źródło: NOLO ]. Powinien być również dość łatwy do przenoszenia, więc skrzynki z zamkiem mogą być dobrą alternatywą.

Opcje przechowywania cyfrowego i internetowego są wygodne, łatwe w użyciu i zapewniają łatwy dostęp do Twoich dokumentów. Cyfrowe przechowywanie zdjęć to doskonały sposób na zapewnienie bezpieczeństwa cennych zdjęć rodzinnych, a jednocześnie umożliwia łatwe udostępnianie ich znajomym i rodzinie. Witryny internetowe, takie jak flickr.com i photobucket.com, są bezpłatne i umożliwiają przechowywanie zdjęć oraz decydowanie, kto może je oglądać.

Teraz, gdy już wiesz, gdzie możesz przechowywać ważne dokumenty, kolejną rzeczą do rozważenia jest to, gdzie ich nie przechowywać. Dużym błędem popełnianym przez niektórych jest noszenie ważnych dokumentów w portfelu lub torebce. To jest wielkie nie. Noszenie przy sobie karty ubezpieczenia społecznego lub aktu urodzenia znacznie zwiększa ryzyko ich zgubienia lub kradzieży [źródło: Privacy Rights Clearinghouse ].

Zmniejsz ryzyko kradzieży tożsamości i zaoszczędź przy tym dużo czasu i stresu – zorganizuj się! Aby uzyskać więcej informacji na temat organizowania ważnych dokumentów, sprawdź łącza na następnej stronie.

Zmiażdżyć i spalić

Używanie komputera do przechowywania ważnych dokumentów i zdjęć to prosty sposób na zorganizowanie się. Jednak, choć technologia jest wspaniała, nie zawsze jest idealna. Awaria systemów, zasilanie gaśnie, ktoś postanawia wylać szklankę wody na twój dysk twardy – masz obraz. Możesz wykonać kopię zapasową na płycie CD, zewnętrznym dysku twardym lub, jeśli Twój komputer jest nowszy, może być wyposażony we wbudowaną kopię zapasową, która zapisuje informacje online [źródło: Microsoft Online Safety ].

Powiązane artykuły