Jak zintegrować zdalne biuro

Kiedy wchodzisz do typowej firmy, prawdopodobnie nie stawiasz stopy w głównym biurze firmy. Zamiast tego jesteś w oddziale. Dzięki wszystkim, od globalizacji po fuzje, więcej firm otwiera więcej biur – a więcej pracowników pracuje poza siedzibą firmy. W rzeczywistości ponad 75 procent pracowników zgłasza się do pracy w oddziale [źródło: Yankee Group ]. Ponadto około 90 procent nowych pracowników będzie zatrudnionych w oddziale [źródło: Cisco ].

Chociaż oddziały są często nazywane „odległymi” biurami, nie powinny czuć się odległe. Zamiast tego każdy oddział powinien działać tak, jakby znajdował się w centrali firmy. Komunikacja z pracownikami powinna przebiegać bezproblemowo. Klienci i opinia publiczna powinni rzetelnie i dokładnie otrzymywać informacje o firmie, bez względu na to, z jakiego urzędu pochodzą. We wszystkich biurach tożsamość marki i kultura powinna być spójna. Wpływają na to, jak pracownicy współpracują ze sobą, a także na doświadczenie, jakie dostarczają klientom firmy – mówi Paul Parkin, partner założyciel SALT Branding.

Tak więc firma z wieloma biurami musi zapewnić jak najefektywniejsze połączenie wszystkich oddziałów. Oprócz trudności z komunikacją i kulturą, firmy z nieefektywną lub źle utrzymaną integracją technologii informatycznych (IT) mogą napotkać wiele problemów technicznych. Jeśli różne biura używają innego oprogramowania i sprzętu lub jeśli aktualizują te narzędzia nieregularnie, mogą wystąpić różne problemy, w tym:

Jeśli nie zintegruje dobrze swojej technologii, firma może mieć również problemy z odzyskiwaniem sprawności po awariach systemu i problemach z komputerami w swoich oddziałach. Wiele oddziałów nie ma własnego personelu pomocy technicznej, co może komplikować wszystkie te problemy.

Na szczęście istnieje wiele narzędzi, które pomagają firmom zintegrować swoje zdalne biura ze sobą i z centralą, bez względu na to, jak duże są te firmy i ile mają biur. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak Twoja firma może skutecznie zintegrować swoje zdalne biura.

Każda firma ma swoje unikalne potrzeby techniczne. Te potrzeby mają duży wpływ na to, co jest potrzebne do integracji zdalnych biur. Istnieje jednak kilka uniwersalnych kroków, które każda firma może wykonać podczas tego procesu:

Kiedy oceniasz potrzeby swojej firmy, najpierw poproś pracowników o opinie na temat napotkanych problemów. Pomoże Ci to zidentyfikować problematyczne miejsca. Gdy masz już ogólne pojęcie o tym, gdzie potrzebujesz poprawy, poproś o pomoc techniczną firmę konsultingową IT lub zespół IT swojej firmy. Eksperci ci pomogą określić mocne i słabe strony Twojej firmy oraz opracować plan integracji.

Mając na uwadze wszystkie te opinie, możesz zacząć aktualizować i ulepszać swoje systemy, dzięki czemu Twoja firma będzie działać sprawniej. Ważną częścią tego kroku będzie aktualizacja i optymalizacja sieci. Możesz również rozważyć dodanie nowszych technologii, takich jak VoIP ( protokół głosowy przez Internet ) i wideokonferencje na komputerach stacjonarnych, aby zbliżyć swoje biura.

Technologia VoIP umożliwia dostarczanie i odbieranie połączeń w dowolnym miejscu w firmie. Na przykład recepcjonista w jednym oddziale może odebrać połączenie i przekazać je do innego — lub do pracownika, który pracuje zdalnie z domowego biura. Dzwoniący nigdy nie dowie się, że jest przenoszony z miejsca na miejsce.

Wideokonferencje na komputerach stacjonarnych zyskują na popularności jako sposób na efektywne komunikowanie się pracowników w różnych strefach czasowych — a nawet w całym holu. Pracownicy mogą się widzieć i słyszeć podczas wideokonferencji, co może sprawić, że będzie to skuteczniejszy sposób komunikacji niż e-mail czy czat tekstowy. Wideokonferencje budują również poczucie wspólnoty wśród pracowników, którzy chociaż pracują dla tej samej firmy, mogą nigdy nie spotkać się twarzą w twarz. „Ludzie skłaniają się ku wideo” — mówi Steve Westmoreland, CIO firmy Avistar, dostawcy wideokonferencji na komputerach stacjonarnych. „Bardzo łatwo grawitują w kierunku obrazu wizualnego, ponieważ najbardziej przypomina on normalne interakcje międzyludzkie”.

Ostatnim krokiem do integracji zdalnego biura jest zabezpieczenie wszystkich danych, co omówimy na następnej stronie.

Być może największym błędem, jaki firma może popełnić podczas tworzenia oddziałów, jest umożliwienie rozproszenia danych między oddziałami, a nie scentralizowanie ich w jednym miejscu, w którym można je udostępniać, zabezpieczać i niezawodnie tworzyć kopie zapasowe, mówi Joe Rejeski, założyciel Avenue X. Group, firma wspierająca i konsultingowa IT. W najgorszym przypadku rozproszone dane mogą utrudnić firmie odbudowę sieci po poważnej awarii technicznej. Jednak brak centralnego serwera danych może również prowadzić do codziennych problemów w firmie. Na przykład pracownicy mogą komunikować się z klientami za pomocą starych lub niepoprawnych dokumentów, których prawidłowe wersje są przechowywane na czyimś komputerze.

Zamiast przechowywać poufne dane na komputerach pracowników lub na serwerach w każdym biurze, bardziej zintegrowanym rozwiązaniem jest zbieranie ich wszystkich i przechowywanie na jednym serwerze lub zbiorze serwerów w centralnej lokalizacji. Serwery nie muszą znajdować się w tym samym budynku co główne biuro — mogą znajdować się w innym obiekcie. Ważne jest to, że personel IT musi tylko zabezpieczać, utrzymywać i tworzyć kopie zapasowe danych w jednym miejscu.

Pracownicy pracujący w tym samym budynku co serwery mogą uzyskać dostęp do swoich danych za pomocą sieci lokalnej (LAN) lub za pomocą WiFi . W innych miejscach pracownicy mogą uzyskać dostęp do swoich danych za pośrednictwem serwera terminali , co pozwala użytkownikom na zdalne logowanie. Innym ważnym narzędziem jest wirtualna sieć prywatna (VPN) , która umożliwia pracownikom dostęp i pobieranie danych spoza biura, przy jednoczesnym zachowaniu bezpieczeństwa komunikacji między ich komputerami a serwerem centralnym.

Narzędzia te oferują więcej niż tylko elastyczność i zdalny dostęp do ważnych danych. Mogą również zapobiegać przypadkowemu duplikowaniu lub utracie ważnych plików przez pracowników. Jeśli wszystko jest przechowywane na jednym centralnym serwerze, personel IT może regularnie wykonywać kopie zapasowe w przypadku problemów. A ponieważ wszyscy korzystają z tego samego systemu, wszystko, od szkoleń po aktualizacje systemu, może być łatwiejsze i bardziej wydajne.

Przeczytaj następną stronę, aby dowiedzieć się więcej o integracji zdalnych biur.

Powiązane artykuły HowStuffworks

Źródła