To jedna z części wieloczęściowej serii o tym, jak załatwiam sprawy .

Zawsze lubiłem pióro i papier. Byłem dzieckiem, które ekscytowało się zakupami przed pójściem do szkoły, przelewając długopisy i zeszyty na cały rok. I nadal jestem facetem, który chowa się do sklepu stacjonarnego, gdy go mijam. Nic więc dziwnego, że rdzeń mojego systemu produktywności jest analogowy.

Uwielbiam nieodłączne tarcie między piórem a papierem. To wymaga czasu. Nie możesz bazgrać i oczekiwać, że przeczytasz swoje szkice później. Nie możesz skopiować i wkleić, musisz napisać to jeszcze raz. Jest trwały. Nie możesz usunąć, istnieje niezatarty zapis, do którego można się odnieść. I to jest osobiste. Znajduje się w twojej dłoni, na twoim biurku, nie jest udostępniany współpracownikom ani znajomym, jest tylko dla ciebie.

Kluczem jest wykorzystanie tych tarć na swoją korzyść. Dla mnie oznacza to używanie pióra i papieru do uzewnętrzniania osobistych zadań i projektów, które w przeciwnym razie ciążyłyby mi na głowie. Oto jak to robię.

Duży obraz

To w skrócie mój system produktywności. Niektórzy mogą uznać to za cotygodniowy rozkład , który uważam za właściwą równowagę szczegółów i ogólny obraz systemu pióra i papieru. Uważam, że kalendarz cyfrowy jest najlepszy do widoku miesięcznego i nie znalazłem potrzeby zagłębiania się w szczegółowy widok dzienny. (Chociaż jest to coś, z czym eksperymentuję.)

Zdobyć

Pierwszym elementem konstrukcyjnym każdego systemu produktywności jest miejsce do przechwytywania. Niektórzy nazywają to skrzynką odbiorczą, a niektórzy nazywają to zrzutem. Jakkolwiek to nazwiesz, potrzebujesz miejsca, aby wszystko wyrzucić z głowy i przelać na papier.

Mój obszar przechwytywania znajduje się po lewej stronie rozkładówki. Tam wszystko się zaczyna. Kiedy zaczynam nowy tydzień, kopiuję tam poprzednie pozycje. Nowe przedmioty do pracy zaczynają się od góry i spływają w dół. Nowe pozycje dotyczące innych dziedzin mojego życia zaczynają się od dołu i płyną w górę.

Jednym z niuansów jest tutaj ujęcie przedmiotów w ramy następnej fizycznej i widocznej akcji . Zamiast czegoś ogólnego, takiego jak „przygotowanie do podatków”, zacznij od „pobierz formularze podatkowe od brokera i banku”. Takie podejście skupia się na ważnym procesie podziału pracy. W rezultacie prawdopodobieństwo utknięcia w miejscu lub zwlekania z przyszłości jest znacznie mniejsze, ponieważ następna czynność jest bardzo jasna i łatwa do podjęcia.

Projektowanie

Jednym z elementów Getting Things Done, który utkwił mi w pamięci, jest lista projektów. W moim systemie znajduje się na dole prawej strony rozkładówki z oddzielnymi obszarami dla moich projektów roboczych i innych projektów.

Odwołuję się do tej listy częściej niż do jakiegokolwiek innego obszaru mojego systemu. Kiedy zaczynam nowy tydzień, przeglądam je, aby upewnić się, że nadal są dokładne i że mają jasny następny krok w moim obszarze przechwytywania. Odwołuję się do nich również przez cały tydzień, informując współpracowników o tym, na czym się skupiam i gdzie mogę skorzystać z ich pomocy.

Codzienne MIT

Ostatnim elementem mojego systemu jest reszta po prawej stronie poświęcona moim najważniejszym codziennym zadaniom . Skoncentrowanie się na 1–5 najważniejszych zadaniach na dany dzień nie jest przełomowe ani nawet nowe, ale nie bez powodu jest stałą rekomendacją.

Nasza kultura stawia na przepracowanie, a skutkiem tego jest wypalenie pracowników na najwyższym poziomie w historii. Zamiast tego powinniśmy pracować tylko tyle. Zidentyfikuj kluczowe zadania na dany dzień, wykonaj je, ciesz się osiągnięciem i wróć następnego dnia, aby zrobić to ponownie. Ten pozytywny cykl ustalania priorytetów, realizacji i czerpania przyjemności jest sposobem na stworzenie trwałego, złożonego wpływu na dłuższą metę.

Etap przyjemności jest krytyczny i tam też papier i długopis mają przewagę. W narzędziu cyfrowym po wykonaniu zadania znika ono w nicości. Nie ma żadnych osiągnięć, nad którymi można by się zastanowić. Z papierem i długopisem wszystkie ukończone elementy pozostają tam, reprezentując uczciwy dzień pracy. W ten sposób ta sekcja działa zarówno jako lista rzeczy do zrobienia, jak i lista rzeczy do zrobienia . Ta umiejętność śledzenia osiągnięć była dla mnie tak cenna, że ​​była głównym powodem odejścia od cyfrowego zarządzania zadaniami.

Notacja

Ostatnim elementem mojego systemu jest bardzo prosty system notacji. Istnieje wiele opcji, z których można czerpać inspirację, w tym dziennik punktowany i myślnik/plus . Mój system bierze trochę z obu i składa się z następujących elementów:

• item
— item completed
X item canceled
> waiting for response (rare)

To, co cenię w tym systemie, to jego prostota. Nie potrzebuję pułapek bardziej skomplikowanych systemów, takich jak listy kontekstowe, specyficzne dla projektu lub listy „oczekiwania na”. Ponadto ograniczona przestrzeń nakłada naturalne ograniczenia na wszystkie trzy sekcje. Uniemożliwia mi to podejmowanie większej liczby projektów lub MIT, niż jestem w stanie obsłużyć, i ogranicza wielkość moich zaległości. To z kolei sprawia, że ​​skupiam się tylko na tym, co ważne lub pilne, i zmniejsza ryzyko przytłoczenia i wypalenia.

Nie ma jednego najlepszego systemu produktywności, który mógłby rządzić nimi wszystkimi, ale zachęcam do wypróbowania tego. Jeśli wydaje się to zbyt ograniczone i zbyt uproszczone, być może jest to znak, że za dużo żonglujesz i pomocne byłyby pewne ograniczenia. Jeśli wydaje się to zbyt skomplikowane, chciałbym usłyszeć, jak jeszcze bardziej uprościć system bez utraty podstawowych korzyści.