To jedna z części wieloczęściowej serii o tym, jak załatwiam sprawy .

Chociaż zawsze kochałem pióro i papier , istnieje kilka obszarów, w których narzędzia cyfrowe mają wyjątkową wartość; harmonogramy i dokumenty.

Jako dyrektor ds. technicznych moje dni zależą od kalendarza. Chociaż urok papierowego kalendarza jest silny, ostatecznie jest niepraktyczny dla moich potrzeb. A kiedy już mam cyfrowy kalendarz w pasku z narzędziami, staje się wygodny w użyciu do wszystkiego, co ma dołączoną datę.

Chociaż istnieją papierowe alternatywy dla planowania, pliki są teraz cyfrowe. Spędziłem lato w szkole średniej, drukując cyfrowe dane pacjentów, aby przywrócić gabinet lekarski do papierowych wykresów. Mała część mnie umarła tego lata; nikt nie powinien powtarzać tego doświadczenia.

I oczywiście istnieje przecięcie tych dwóch obszarów; spotkania. Mój przepływ pracy jest wystarczająco szczegółowy, aby zasługiwać na osobną sekcję, którą omówimy poniżej. Zanurzmy się.

Planowanie

Odkładając spotkania na bok, istnieje wiele potrzeb związanych z planowaniem zadań, które warto rozważyć.

Po pierwsze, istnieją zadania zależne od czasu, czyli wszystko, co musi się wydarzyć w określonym dniu i o określonej godzinie. Na przykład włożenie indyka na Święto Dziękczynienia do solanki. Są one prawie takie same jak rzeczywiste spotkanie, ale bez czasu trwania. Cyfrowe kalendarze wyróżniają się tutaj przede wszystkim ze względu na powiadomienia, dzięki którym nie zapomnisz o tych ważnych elementach.

Po drugie, istnieją powtarzające się zadania, wszystko, co dzieje się w regularnym rytmie. Od cotygodniowych przeglądów po obowiązki domowe, mam kilka przypomnień w różnych rytmach, aby napędzać moje procedury produktywności. Nie są one tak wrażliwe na czas, ale stanowią kluczową część zadań zewnętrznych, aby oczyścić umysł.

Po trzecie, są przyszłe zadania, wszystko, co nie musi się wydarzyć w tym tygodniu. Jeśli mam zadanie do wykonania w przyszłym miesiącu, dodam przypomnienie tydzień wcześniej do mojego kalendarza. To pomaga mi usunąć bałagan z mojego systemu analogowego, a kiedy zadanie pojawia się ponownie, zapisuję je z powrotem w tym systemie.

Wreszcie są zadania „ blokujące czas ”. Dzięki blokowaniu czasu możesz planować swoje zadania bezpośrednio w kalendarzu, na przykład spotkanie, w przeciwieństwie do pracy z listy rzeczy do zrobienia i dopasowywania zadań do innych zobowiązań. W tej sytuacji planowanie nie opiera się na terminie, ale na celowym wykorzystaniu czasu. Nie używam tego często, ale kiedy zbliża się trudny termin lub żongluję zbyt wieloma rzeczami, skorzystam z tego narzędzia, aby pomóc.

Narzędziem, które wybieram w pierwszych trzech przypadkach użycia, są przypomnienia Google. W ekosystemie Google istnieje irytująco zbyt wiele różnych sposobów umieszczania zadań w kalendarzu; od przypomnień , do zadań , do zaplanowanych notatek . Wylądowałem na przypomnieniach, ponieważ są one najprostszą opcją z grupy, chociaż oszukuję z zaplanowanymi notatkami, kiedy potrzebuję listy kontrolnej do powtarzających się zadań, takich jak moje cotygodniowe recenzje. Do blokowania czasu używam po prostu Kalendarza Google, tak jak robię to w przypadku spotkań poniżej.

Dokumenty

Moje najwcześniejsze próby zarządzania dokumentami cyfrowymi były pięknymi, szytymi na miarę, ręcznie tworzonymi strukturami folderów. Organizacyjne kompulsje czerpały wielką radość ze znalezienia odpowiedniej taksonomii, aby zaprowadzić porządek w chaosie. Wraz ze wzrostem liczby dokumentów stało się jasne, że zajmowanie się moimi dokumentami negatywnie wpływa na moją produktywność. Wtedy natknąłem się na podejście PARA Tiago Forte do zarządzania dokumentami cyfrowymi. Na początku byłem sceptyczny, tak bardzo podobała mi się konstrukcja, którą zbudowałem, ale po próbnym uruchomieniu wiedziałem, że nigdy nie wrócę.

System PARA organizuje dokumenty w oparciu o ich przydatność do działania, a nie ich treść, jak robi to większość innych systemów. Ta zmiana zamienia Twoje dokumenty w narzędzia zwiększające produktywność. Zasadniczo system zawiera cztery foldery najwyższego poziomu (po jednym na każdą literę PARA) i zaleca nie więcej niż cztery foldery głębokie. Dzięki temu struktura jest łatwa do zarządzania; łatwy w nawigacji i łatwy do dopasowania do głowy.

Projekty : Foldery tutaj odwzorowują prawie jeden do jednego projekty w moim systemie analogowym. Dublowanie systemów zarządzania dokumentami i zadaniami to potężna praktyka. Mogę szybko znaleźć wszystko, czego potrzebuję do projektów, nad którymi pracuję. Mogę nawet użyć tej struktury do parkowania projektów, które są wstrzymane, usuwając je z mojego systemu analogowego, a następnie w razie potrzeby wycofując je z tego miejsca.

Obszary : foldery w tym miejscu są mapowane na szersze zakresy, które nie mają określonego elementu dostarczanego, ale nadal wymagają regularnego skupienia. Mam tu foldery dla każdego z zespołów, które wspieram, dla komitetów i zarządów, w których zasiadam, oraz dla kluczowych relacji, które utrzymuję.

Zasoby : foldery tutaj przechwytują dokumenty, do których odwołuję się w razie potrzeby, a nie regularnie. Dobrymi przykładami są przepisy, zdjęcia profili online, informacje o DnD, w które uczę się grać z moim synem, powiększanie tła i tak dalej.

Archiwum : foldery w tym miejscu przestały być używane w innych folderach. Większość z nich to ukończone projekty, ale są też foldery dotyczące obszarów takich jak poprzednie prace i zasoby, do których już się nie odnoszę (mój folder Covid!).

W każdym używanym przeze mnie produkcie do obsługi dokumentów (Dropbox, GDrive, Quip itp.) mam te pięć folderów najwyższego poziomu, które zachowują spójny i znajomy wygląd niezależnie od tego, gdzie się znajduję.

0 Inbox 
1 Projects 
2 Areas 
3 Resources 
4 Archive

Spotkania

Na spotkaniach krzyżują się harmonogramy i dokumenty. Powodem tego jest to, że prawie każde spotkanie, w którym uczestniczę, ma powiązany udostępniony dokument.

Większość moich spotkań to powtarzające się spotkania z różnymi grupami ludzi. Może to być spotkanie 1: 1 z kimś, kto mi podlega, spotkanie grupy rówieśniczej lub zespołu albo spotkanie zewnętrzne z wykonawcą. Udostępniony dokument tworzy bieżący dziennik tego, o czym rozmawialiśmy w przeszłości i tworzy obszar przechowywania tematów, które musimy omówić w przyszłości.

Posiadanie tych dokumentów ze spotkań to kolejny sposób na ograniczenie bałaganu w moim systemie analogowym. Opcja czysto analogowa ucierpiałaby z powodu osobistego charakteru pióra i papieru. Wspólny dokument pozwala wszystkim uczestnikom spotkania na wspólne posiadanie porządku obrad.

Kalendarz Google jest tutaj moim ulubionym narzędziem. Inni przeklinają błyskotliwe aplikacje kalendarza, ale Kalendarz Google robi wszystko, czego potrzebuję. Co ważniejsze, jako jedna z najpopularniejszych aplikacji kalendarza, integruje się z nią większość narzędzi innych firm, takich jak Zoom. W szczególności działa z Clockwise , automatycznym menedżerem kalendarzy, którego potrzebujesz, ale nie wiedziałeś, że istnieje. Zoptymalizuje Twój wolny czas, przesunie kolidujące ze sobą spotkania, zablokuje czas na wydarzenia w Twoim osobistym kalendarzu, zaplanuje dla Ciebie przerwy na lunch i nie tylko. Nie wyobrażam sobie już pracy bez niego.

Wszechobecne przechwytywanie

Na koniec jest jeszcze jeden pomniejszy, ale cenny element mojego cyfrowego systemu produktywności; możliwość uchwycenia pomysłu lub zadania w dowolnym momencie, gdziekolwiek jestem. Przed smartfonami byłem raczej dumny, że mogłem chodzić z małym notatnikiem i długopisem, gdziekolwiek się udałem, ale te czasy są niestety za mną. Rzeczywistość jest taka, że ​​zawsze mam telefon w kieszeni i wolę ograniczyć codzienne noszenie go do absolutnego minimum.

W tej przestrzeni jest kilka opcji, ale wybrałem TickTick , najprostszą opcję, jaką mogłem znaleźć, która miała doskonałe opcje szybkiego przechwytywania. Ma bardzo ładne globalne skróty na Macu i szybkie dodawanie skrótów na Androida. Jest mocno konfigurowalny, co mi się podoba tylko dlatego, że pozwala mi wyłączyć i ukryć prawie wszystko, zamieniając go w proste narzędzie do przechwytywania. Zadania i przedmioty, które tam lądują, są szybko przenoszone do innego systemu, gdy następnym razem usiądę przy biurku.

Nie komplikuj

W tym systemie skupiam się na prostocie. Nie obejmuje zaawansowanych narzędzi użytkownika do tworzenia osobistych baz wiedzy ani tworzenia notatek w sieci. Korzystając z kilku podstawowych narzędzi, mogę dostosować się do każdego środowiska. Każde nowe zadanie jest dostarczane z nowym zestawem zatwierdzonych przez firmę narzędzi i jestem w stanie dopasować swój przepływ pracy do aplikacji, mając pod ręką miejsce do przechowywania dokumentów oraz kalendarz zadań i wydarzeń.

Nie ma jednego najlepszego systemu produktywności, który mógłby rządzić nimi wszystkimi, ale zachęcam do wypróbowania tego. Jeśli wydaje się to zbyt ograniczone i zbyt uproszczone, być może jest to znak, że za dużo żonglujesz i pomocne byłyby pewne ograniczenia. Jeśli wydaje się to zbyt skomplikowane, chciałbym dowiedzieć się, jak uprościć system bez utraty podstawowych korzyści.